Eureca w firmie produkcyjnej – studium wdrożenia w Huf Polska Sp. z o.o.

Grupa Huf jest wiodącym dostawcą systemów bezpieczeństwa dla samochodów osobowych zaczynając od kluczyków samochodowych, systemów bezkluczykowych, systemów monitoringu ciśnienia w oponach, poprzez produkcję i lakierowanie klamek samochodowych. Firma ma centralę w Niemczech i kilkanaście zakładów produkcyjnych na całym świecie.

Właśnie produkcja klamek i ich lakierowanie dla różnych producentów samochodów stanowi podstawową działalność spółki Huf Polska. Spółka produkuje podzespoły dla takich koncernów jak BMW, Ford, GM, Audi, Porsche, KIA, Hyundai i wielu innych.

Z uwagi na wielkoseryjny charakter produkcji, bardzo istotnym aspektem wdrożenia systemu EURECA była możliwość szybkiej i szczegółowej analizy bardzo dużej ilości danych z uwzględnieniem informacji znajdujących się na poziomie transakcji magazynowych. Wykorzystanie m.in. aplikacji EURECA przez Huf Polska przyczyniło się w znaczny sposób do sukcesu jakim jest obecnie pozycja lidera wśród zakładów produkcyjnych grupy HUF.

To właśnie controlling produkcji czy nadzór i kontrola celów sprzedażowych są głównymi zadaniami systemu EURECA. Prócz zastosowań typowo finansowych, służy on także wsparciu działań, poprawiających jakość produkcji – głównie poprzez analizę braków, diagnozowanie ich przyczyn i miejsc powstawania oraz minimalizowanie strat na linii produkcyjnej.

Aplikacja służy także do planowania i kontroli realizacji zakupów środków trwałych i amortyzacji, analizy zatrudnienia i kosztów pracowniczych oraz innych obszarów controllingu operacyjnego i finansowego.

Jak zatem widać, system do budżetowania i kontrolingu to nie tylko aplikacja służąca interpretacji i kontroli zdarzeń „stricte” finansowych, ale także narzędzie wspomagające każdy z działów przedsiębiorstwa w poprawie efektywności – a tym samym, osiągnięciu jak najlepszego wyniku Firmy jako całości.

Początki…

Współpraca Controlling Systems z firmą Huf Polska sięga roku 2005, kiedy to firma bazując na systemie ERP – MFG PRO poszukiwała aplikacji zewnętrznej umożliwiającej budżetowanie.

Jak wspomina Pan Paweł Kowina – Kontroler finansowy Huf Polska, początkowe prace z systemem EURECA oparte były na przekonaniu, że funkcjonujący model budżetowania (oparty na „excelowym” prototypie) jest odpowiedni i przemyślany. Po pewnym czasie okazało się, że duże i skomplikowane struktury budżetowe założone w modelu wiązały się z długotrwałym naliczaniem – trwającym nawet całą noc. W pierwszej wersji, przeniesiono po prostu „jeden do jeden” logikę, zaszytą wcześniej w bardzo rozbudowanym modelu excelowym, w bardzo niewielkim stopniu wykorzystując możliwości technologii informatycznej. Istniejący model dawał prawidłowe wyniki, ale czas oczekiwania oraz zbyt duży poziom ogólności uniemożliwiały w praktyce dostarczanie menadżerom poszczególnych działów przedsiębiorstwa konkretnych odpowiedzi na temat ich obszarów działania.

Zmiany…

Zmiany nastąpiły wraz z wyborem i wdrożeniem nowego systemu ERP- IFS, oraz zmianą podejścia do modelu controllingowego. Pojawiła się chęć zmiany, uproszczenia i optymalizacji struktur budżetowych. Jak wspomina Pan Paweł Kowina – założeniem było przeliczanie modelu i uzyskiwanie danych przekrojowych w czasie liczonym w minutach, gdzie zapytanie miało być wykonane na serwerze a nie stanowisku roboczym użytkownika – wykorzystując możliwości jakie daje system EURECA.

Wykorzystując wiedzę konsultantów firmy Controlling Systems dział controllingu przejął zarządzanie aplikacją EURECA w całości, łącznie z zarządzaniem serwerem, bazą danych SQL oraz hurtownią danych. Zmiana ta spowodowała rozbicie struktur budżetowych na takie elementy składowe aby każdy budżet trafiał bezpośrednio do swojego odbiorcy.

Efekt…

Możliwości aplikacji EURECA, poparte wiedzą i doświadczeniem controllerów Huf Polska oraz konsultantów Controlling Systems pozwoliły na stworzenie wieloprzekrojowego narzędzia pozwalającego uzyskiwać takie informacje jak:

• badanie sprzedaży w różnych jej statusach (sprzedano, wysłano, zafakturowano, do wysłania) co pozwala na natychmiastową reakcję w przypadku gdy proces przejścia pojedynczej dostawy od produkcji do zafakturowania nie przebiega według przyjętego cyklu;
• możliwość badania trendów rynkowych pod względem kolorystyki samochodów pozwalająca na szybką reakcję działu zakupów w stosunku do zatowarowania magazynu odpowiednimi kolorami lakierów (trzeba pamiętać, że HUF posługuje się wyłącznie lakierami wodnymi, o krótkim czasie przechowywania – wobec tego harmonizacja zakupów i planowanych dostaw dla Klientów ma bardzo duże znaczenie dla wyników finansowych);
• badania przyczyn, ilości i kosztów braków w czasie w rozbiciu na poszczególne procesy produkcyjne, odbiorców oraz produkowane elementy;
• przejście od ogólnej informacji o braku aż do osoby która zakwalifikowała tenże element jako brak;
• ciągła informacja o osiągniętym celu sprzedażowym narastająco w różnych ujęciach czasowych;
• możliwość budżetowania środków trwałych z opcją wpisania opisu o nieistniejącym jeszcze środku trwałym przez odbiorcę budżetu cząstkowego;
• pulpity menadżerskie eliminujące konieczność drukowania raportów z systemu ERP;

Jako ciekawostkę można przytoczyć anegdotę przekazaną przez Pana Pawła Kowinę: „Podczas analizy danych na pewnym etapie procesu produkcyjnego zwrócono uwagę na dziwne koszty części zamiennych typu uszczelki. Kupowane były one zgodnie ze specyfikacją producenta w cenie 9 PLN za sztukę. Technologia wymagała 10-krotnej wymiany w ciągu zmiany produkcyjnej. Niemałe koszty części zamiennych na tym stanowisku produkcyjnym wzbudziły zatem zrozumiałe zainteresowanie. Po analizie dokonanej przez dział zakupów i utrzymania ruchu okazało się, że można ten sam element kupić za 0,20 PLN…”

Tego typu przykładów było więcej – jak zatem widać, zwrot z inwestycji w system EURECA nastąpił bardzo szybko.

Obecnie użytkownikami aplikacji są… wszyscy pracownicy Huf Polska. W kilku miejscach Firmy umieszczono bowiem duże, 60-calowe wyświetlacze, na których co godzinę aktualizują się kokpity managerskie, pokazujące aktualne informacje produkcyjne, poziom braków, odchylenia od planów, koszty obsługi poszczególnych Klientów, kluczowe wskaźniki, dotyczące poszczególnych wydziałów itp. Wdrożenie narzędzia ma zatem również istotny aspekt motywacyjny.