Przedsiębiorstwo Drobiarskie DROBEX Sp. z o.o.

Kurczak kontrolowany

System controllingowy wdrożony w dużej firmie z branży drobiarskiej pozwolił na precyzyjne wyliczenie rentowności klientów oraz optymalizację kosztów produkcji.


Przedsiębiorstwo Drobiarskie DROBEX Sp. z o.o. działa na rynku nieprzerwanie od 26 lat, czyli od momentu powstania w 1987 roku i jest jednym z czołowych producentów najwyższej jakości mięsa drobiowego oraz jego przetworów w kraju.

Głównym przedmiotem działalności spółki jest ubój i przetwarzanie mięsa drobiowego oraz jego konfekcjonowanie. W mniejszym stopniu Spółka zajmuje się również handlem, głównie paszą i pisklętami, oraz prowadzeniem działalności usługowej. W 2010 roku Przedsiębiorstwo Drobiarskie Drobex Sp. z o.o. połączyło się z Bydgoskimi Zakładami Mięsnymi Sp z o.o. i od tej pory wyroby produkowane są w dwóch lokalizacjach, w Solcu Kujawskim i w Bydgoszczy. Drobex prowadzi własną dystrybucję wyrobów poprzez Magazyn Centralny zlokalizowany w siedzibie firmy, Magazyn Wyrobów Gotowych przy oddziale w Bydgoszczy oraz trzy sklepy firmowe i lokal gastronomiczny.

Znaczną część swojej produkcji spółka sprzedaje sieciom handlowym i gastronomicznym, gdzie oprócz wysokich wymagań jakościowych jest bardzo duża presja na cenę. Błędne jej skalkulowanie może spowodować utratę klienta lub przyjęcie do realizacji nierentownego zamówienia. Decyzje odnośnie ustalania poziomu cen mają znaczący wpływ na uzyskiwane przez firmę przychody oraz zyski. Ustalenie ceny na konkretnym poziomie wymaga wzięcia pod uwagę między innymi dwóch, ściśle z sobą powiązanych czynników, a mianowicie zysku w takiej wysokości, która pozwoli na niezakłócone funkcjonowanie firmy oraz poziomu akceptowalności ceny przez potencjalnych klientów. Mimo ogromnego znaczenia tych czynników, decyzje dotyczące ustalenia ceny sprzedaży w wielu firmach uwarunkowane są zastaną na rynku strukturą cen w danym segmencie produktów, która jest ograniczona relacją podaży i popytu na dane towary, elastycznością cenową i dochodową popytu.

W przypadku zakładów drobiarskich kalkulowanie cen jest procesem bardzo skomplikowanym. Drobex Sp. z o.o. skupuje żywe kurczęta, które ubija i dzieli na różnego rodzaju elementy w zależności od zapotrzebowania na rynku. Kalkulacja ceny końcowego wyrobu jest o tyle utrudniona, że koszt podstawowego surowca uzależniony jest od wydajności mięsnej zakupionego od hodowcy kurczaka. Wydajność mięsa z kolei to wypadkowa wielu czynników takich jak: rasa kurczaka, jego wielkość, wiek etc. Dodatkowym utrudnieniem jest zróżnicowany na rynku popyt na poszczególne elementy kurczaka i tak największy jest na filet z piersi a najmniejszy na podroby (serce, wątroba, żołądek). Firma nie może sprzedawać tylko rentownych i poszukiwanych elementów z kurczaka gdyż musi sprzedać całą masę mięsną uzyskaną w procesie uboju kurcząt. W związku z powyższym ceny na poszczególne elementy muszą być tak ustalane aby były akceptowalne przez rynek ale jednocześnie pokrywały koszty elementów na które jest bardzo ograniczony popyt i które są sprzedawane poniżej swej wartości.

Podejmowanie bieżących decyzji oraz tworzenie strategii biznesowej i prognoz rozwojowych w PD DROBEX wymusiło stworzenie controllingu w przedsiębiorstwie. Głównym jego celem jest dostarczanie informacji dotyczącej rentowności sprzedawanych wyrobów z podziałem na konkretnych klientów, przy uwzględnieniu typu asortymentu (tuszka, udo, podudzie, skrzydło, ćwiartka, filet etc.), stanu przetworzenia (świeże, mrożone, grill), sposobu pakowania (luz, tacka, Map, Vacuum etc.)


Eureca zamiast Excela

Do tej pory rozliczenia rentowności na klienta oraz kalkulacje dotyczące planowanej rentowności produkowanych wyrobów wykonywane były w Excelu. Analiza kosztów odbywała się poprzez zbieranie raportów od wielu pracowników. Jednak zarówno geograficzny rozwój firmy (dwie lokalizacje) jak i ogromne zróżnicowanie produktów sprawiły, że zbieranie rozproszonych danych i scalanie arkuszy kalkulacyjnych wykonywanych przez różne osoby stało się nieefektywne i obarczone dużym prawdopodobieństwem błędu. Sytuacja ta skłoniła firmę do podjęcia decyzji o wdrożeniu systemu controllingowego. Po przeanalizowaniu oferty rynkowej Drobex wybrał system Eureca produkcji Controlling Systems. Platforma Controllingowa Eureca to pakiet specjalistycznych narzędzi i usług, który wspomaga zarządzanie efektywnością finansową firmy. Eureca działa w oparciu o technologię hurtowni danych, co pozwala na szybka i łatwą integrację z istniejącymi już w przedsiębiorstwie typowymi systemami, jak i ze specjalistycznymi aplikacjami.

Nowe narzędzie controllingowe w firmie miało realizować przede wszystkim dwa podstawowe cele: pierwszym było stworzenie modelu wyliczania rentowności kontrahentów, drugim realizacja różnorodnych analiz, w szczególności danych przychodowo – kosztowych.
Z uwagi na złożoność produkcji i sposób kalkulowania wyrobu wdrożenie trwało dosyć długo, gdyż od maja 2010 roku do lutego 2012 roku.
W Drobex-e integracja objęła wiele obszarów obsługiwanych przez różne systemy informatyczne. Eurecę zintegrowano z systemem ERP Xpertis produkcji Macrologic (z takimi modułami jak: Magfakt – Logistyka, Fiks – Finanse i księgowość); systemem produkcyjnym SYS_OW – Waldemar Olesiński; z systemem Optima – CDN – System Kadrowo – Płacowy’ z RCP – Telsat - Ewidencja czasu pracy oraz SRPP – MK – Rejestracja danych dotyczących odstawianego żywca.

Z systemem pracują obecnie dwie osoby. Jest to na razie wystarczające, gdyż decyzją zarządu nie wprowadzono budżetowania, co spowodowałoby zwiększenie liczby pracowników obsługujących platformę controllingową.
Z przygotowanych w Eurece raportów korzysta zarząd przedsiębiorstwa, handlowcy oraz kierownicy poszczególnych działów.

Nowy system pod nadzorem

Wdrożenie systemu controllingowego Eureca przekłada się bezpośrednio na efekty w biznesie. Dzięki precyzyjnemu wyliczeniu rentowności poszczególnych wyrobów z uwzględnieniem klienta wiadomo z jakimi kontrahentami należy rozwijać współpracę. Poprzez analizę różnorodnych danych uzyskano wiedzę o firmie i wszystkich jej produktach, a dokładna analiza zdarzeń z przeszłości chroni przed powielaniem błędów.
Drobex nie musi się też martwić utrzymaniem systemu, serwisem oraz jego dalszym rozwojem, korzysta bowiem (oprócz standardowego maintenance systemu) z tzw. Nadzoru Eksploatacyjnego, czyli usługi, w ramach której otrzymują od Controlling System, czyli firmy wdrążającej, dedykowanego konsultanta z którym mogą konsultować wszelkie plany ich rozbudowy/ przebudowy. W ramach tej usługi firma wdrożeniowa szkoli także nowych pracowników, a w okresie największego spiętrzenia prac można skorzystać z „leasingu pracowników”. Oddelegowani do pracy specjaliści znają doskonale specyfikę wykorzystywanych w Drobex-e narządzi BI i ich konfiguracji.

Powrót