Wielowymiarowe budżetowanie w Grupie INCO
Zapanowanie nad budżetem w firmie o bardzo zróżnicowanym profilu działalności bywa wielkim wyzwaniem. Wielobranżowa Grupa Inco dzięki zastosowaniu nowoczesnych rozwiązań analitycznych do kontroli kosztów i budżetowania świetnie poradziła sobie z tym problemem.
Historia Grupy Inco SA sięga 1947 roku, powstała wówczas Spółka Wydawnicza PAX, do której dołączyło Towarzystwo do Handlu Międzynarodowego INCO (1949 r.). Następnie firma przekształciła się w Zjednoczone Zespoły Gospodarcze INCO (1958 r.), później w Spółkę z o.o. INCO-VERITAS (1990 r.), a następnie (1998 r.) w Spółką Akcyjną INCO-VERITAS. W 2012 r. firma zmieniła nazwę na GRUPA INCO S.A.
Działalność spółki jest bardzo zróżnicowana. Firma zajmuje się produkcją chemii gospodarczej, nawozów ogrodniczych, produktów leczniczych, opakowań z tworzyw sztucznych, kosmetyków, oraz administrowaniem nieruchomościami jak również prowadzi działalność wydawniczą (Instytut Wydawniczy PAX). Cześć jej działalności stanowi także obrót nieruchomościami. Produkcja odbywa się w kilku lokalizacjach. Chemia gospodarcza i nawozy ogrodnicze produkowane są w zakładach w Górze Kalwarii, Suszu, Borowie. Produkty lecznicze i kosmetyki produkowane są z kolei w Izabelinie i Borowie. Coraz większa ilość produkcji Inco trafia na rynki zagraniczne. Najlepiej świadczy o tym wciąż wzrastający eksport do krajów Unii Europejskiej i krajów Europy Wschodniej.
Budżet opanowany
Przy takiej skali działalności, w tak dużej firmie jak Grupa Inco, trudno było bez specjalistycznego systemu informatycznego radzić sobie z rozliczaniem budżetu. Głównym narzędziami edycji danych był w przedsiębiorstwie Microsoft Office (Excel). Arkusze Excela na obecnym etapie rozwoju przedsiębiorstwa przestały jednak wystarczać i przedsiębiorstwo zdecydowało się na zakup i wdrożenie specjalistycznego narzędzia controllingowego.
Wybór padł na system Eureca – produkt firmy Controlling Systems. Platforma controllingowa Eureca pozwala na tworzenie wielowariantowego budżetu, działa w oparciu o technologię hurtowni danych, co pozwala na szybka i łatwą integrację z istniejącymi już w przedsiębiorstwie typowymi systemami jak np. ERP, jak i ze specjalistycznymi aplikacjami. Przed systemem postawiono konkretne zadania. Pierwszoplanowe było zapanowanie nad wielowariantowym budżetem sprzedaży w firmie o wielu rodzajach działalności oraz rozbudowanej strukturze terytorialnej. Szczególną uwagę należało także poświęcić kosztom produkcji. W następnej kolejności potrzebne było budżetowanie kosztów wydziałowych i obsługa budżetu kosztów bezpośrednich (przede wszystkim materiałów stosowanych do produkcji). System wdrożono w całej grupie i zintegrowano go z funkcjonującym w firmie systemem ERP Microsoft Dynamics AX. Zakres wdrożenia jest jednakowy dla wszystkich zakładów. Możliwa jest jedynie różnica w ilości wprowadzanych prognoz w poszczególnych zakładach. Eureca umożliwiła Grupie Inco wprowadzanie planów i comiesięcznych prognoz sprzedaży, planowanie kosztów stałych i zmiennych (na podstawie planów sprzedaży). Najnowsza rozbudowa dziedzinowa obejmowała zaimplementowanie mechanizmu rozliczania kosztów materiałowych produkcji. Dodatkowo, dzięki modułowi analiz usprawniono również proces analizy danych w obszarze FK, sprzedaży, produkcji, środków trwałych i stanów magazynowych.
Korzyści jakie Grupa Inco uzyskała dzięki wdrożeniu są bezsporne. Mówi o nich Jacek Kumor – Dyrektor Działu Kontrolingu i Finansów:
“System Eureca w dużym stopniu usprawnił i przyspieszył proces planowania budżetu, otrzymywania danych „wykonanych” oraz analizy odchyleń. Zagregowane zestawiania danych można szybko wydobyć z Eureki bez potrzeby obróbki danych np. w Excelu.”
System Eureca w dużym stopniu usprawnił i przyspieszył proces planowania budżetu. Jednolita baza danych zintegrowana z systemem dziedzinowym umożliwia natychmiastowy dostęp do wszystkich informacji, na różnych poziomach organizacji, w dowolnych przekrojach i konfiguracjach. Grupa Inco posiada 22 licencje aplikacji Eureka. Z wdrożonego systemu controllingowego korzystają pracownicy działu kontrolingu – narzędzie znacznie poprawia jakość i efektywność pracy, usprawnia system planowania budżetu. Kadra kierownicza i Zarząd uzyskały szybszy dostęp do informacji niezbędnej do sprawnego zarządzania firmą. Pracownicy innych działów, w zależności od uprawnień mają samodzielny dostęp do danych.
