System do budżetowania i analiz – na co zwrócić uwagę przy wyborze?

Coraz więcej firm decyduje się na zakup specjalistycznych systemów do budżetowania i systemów informatycznych obejmujących te obszary, które z różnych przyczyn nie mogą być efektywnie obsługiwane przez klasyczne już rozwiązania w postaci systemów ERP. Takim wysublimowanym i mającym ogromne znaczenie dla wyników firmy systemem jest oczywiście controlling. Na rynku jest sporo narzędzi wspierających np. budżetowanie czy analizy wielowymiarowe. Czy jednak wybór odpowiedniego dla nas narzędzia jest rzeczą prostą? Na prezentacjach handlowych zazwyczaj wszystko wygląda ładnie, wydaje się proste, zapewnienia potencjalnych dostawców brzmią bardzo obiecująco. Jednak w praktyce, na etapie wdrożenia bardzo często okazuje się, iż pojawiają się istotne problemy. Wynikają one często z wielu nieporozumień czy niedomówień związanych z etapem wyboru systemu. Czy wystarczy zapytać o stronę techniczną nowego rozwiązania? A może warto zwrócić uwagę na coś jeszcze? Odpowiedzi na to pytanie udziela Paweł Musiał– członek zarządu Controlling Systems.

Spis treści:
Funkcjonalność
Koszt
Rola szkoleń
Wsparcie serwisowe
Doświadczenie i referencje dostawcy

Funkcjonalność systemu do budżetowania

Wprawdzie 99% wszystkich wdrożeń systemów do budżetowania charakteryzuje się tym, iż klient mówi, że wie, czego oczekuje od systemu i dostawcy, to jednak pamiętajmy o kilku uniwersalnych zasadach: podstawowym celem tego typu wdrożenia jest osiągnięcie stanu, w którym system wspomaga nie tylko controllera finansowego czy pracowników działu controllingu, ale przede wszystkim menedżerów odpowiedzialnych za swoje budżety. Warto zatem zwrócić uwagę na to, czy system jest ergonomiczny we wprowadzaniu danych budżetowych lub też w obszarze analiz. Często zdarza się, iż zwraca się uwagę jedynie na kolorowość i ładność interfejsu, a mniej na funkcjonalność czy ergonomię. Po wdrożeniu może się okazać, iż system jest ładny, ale nie daje zbyt wielkich możliwości menedżerom i dział controllingu znów musi zająć się generowaniem raportów czy zestawień dla innych.
Ponadto, zadbajmy, aby na etapie prezentacji systemów dostawca pokazał oczekiwaną przez nas funkcjonalność lub zagwarantował w umowie jej uzupełnienie w określonym czasie. Najczęściej jest tak, iż na pytanie, czy jest to możliwe w systemie, dostawcy odpowiadają „tak” albo „to da się zrobić”. Warto uzyskać informację, w jaki sposób, w jakim czasie i czy na pewno da się coś uzyskać.

Koszt systemu do budżetowania

Kolejna istotna sprawa to cena vs. TCO (Total Costs of Ownership) systemu do budżetowania. Koszty przedsięwzięcia to przede wszystkim licencje, usługi wdrożeniowe, szkolenia, maintenance i usługi powdrożeniowe, a także przygotowanie środowiska programowo-sprzętowego. Jeśli chodzi o licencje, to zwróćmy uwagę, czy przy licencjonowaniu na użytkownika kupuje się licencje w paczkach (np. po dziesięć szt.), czy można kupić pojedynczy dostęp. Jeżeli jest to opcja pierwsza, to istnieje niebezpieczeństwo, że będziemy w przyszłości potrzebować jedną czy dwie licencje więcej, a zapłacimy za dziesięć. W przypadku usług wdrożeniowych łatwo wpaść w pułapkę, jaką jest porównanie stawek za prace konsultantów bez kontekstu wykonania zadania. Zadajmy zatem naszym dostawcom pytanie o doświadczenie zespołu, który stawiają do naszej dyspozycji. Konsultanci z dużym doświadczeniem są drożsi od debiutantów, ale często mogą coś zrobić w krótszym czasie, co przełoży się na łączne koszty.

Rola szkoleń

Inny ważny element kosztów wdrożenia to szkolenia – jaką wiedzę posiądą nasi pracownicy po takim szkoleniu? Czy będą potrafili samodzielnie rozbudowywać hurtownię danych, zmieniać model budżetowy, tworzyć raporty czy analizy? Czy klient kupił zestaw analiz / raportów, czy może nabył umiejętność ich szybkiego tworzenia? Jeżeli to pierwsze, to z pewnością okaże się, iż za kilka miesięcy będzie musiał kupić usługę wykonania kolejnych raportów. W końcu firma się rozwija i rosną też potrzeby. Po wdrożeniu systemu controllingowego pojawiają się nowe możliwości i nowe potrzeby. Czy będzie trzeba za ich zaspokojenie płacić i to nie mało? To jednak nie koniec. Zakup systemu informatycznego wiąże się zwykle z jakimiś kosztami utrzymania go w ruchu, tzw. maintenance.

Wsparcie serwisowe

Kiedy będziemy rozmawiać na ten temat z dostawcami, poprośmy o wsparcie serwisowe na tzw. Hot Line czy też Help Desk: my po prostu musimy wiedzieć, kto po drugiej stronie słuchawki nas wspomaga – konkretni specjaliści, którzy od razu będą w temacie czy ktoś, kto akurat ma w grafiku pracę na infolinii? Na zakończenie tej fazy rozmów poprośmy dostawców o informacje nt. tzw. upgrade-u funkcjonalnego, czyli: jak wiele nowych funkcjonalności możemy się spodziewać? Czy system będzie się rozwijał tak jak nasze potrzeby? Ile dostawca ma produktów i które będzie chciał mocniej rozwijać? Dopiero te wszystkie czynniki razem wpływają na TCO systemu, a nie sama cena jego licencji.

Doświadczenie i referencje dostawcy systemu do budżetowania

Inne niezwykle ważne kwestie to doświadczenie i referencje dostawcy systemu do budżetowania. Warto zwrócić uwagę, czy dostawca ma odpowiednie doświadczenie, czy będzie potrafił zmierzyć się z różnymi problemami podczas wdrożenia i je szybko rozwiązać. System to jedynie produkt informatyczny, aby stał się rozwiązaniem informatycznym, musi być dobrze wdrożony. Doświadczenie jest również istotne przy projektowaniu. Ważne, aby w tym procesie uczestniczyły osoby z wiedzą zarówno biznesową (ekonomiczną, merytoryczną), jak i informatyczną. Kluczową kwestią jest również to, aby dobra koncepcja była wspomagana odpowiednim narzędziem. Jeśli chodzi o referencje, to powinny one dotyczyć zarówno samego systemu, jak i zespołu wdrażającego. Podczas każdego przedsięwzięcia informatycznego mogą się pojawić różnego rodzaju problemy. Tylko niedoświadczony dostawca ich nie ma. Ważne jest, czy i jak zespół wdrożeniowy potrafi te problemy rozwiązać, jak sobie radzi w takich sytuacjach. Jest jeden drobny szczegół przy omawianiu referencji i doświadczenia ekipy wdrożeniowej, a mianowicie lokalizacja. W przypadku systemów klasy ERP czy Business Intelligence szczególnie istotne są krajowe referencje, znajomość specyfiki otoczenia prawnego i finansowego mają kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu. O lokalnym wsparciu serwisowym chyba nie trzeba nawet wspominać.
Poprośmy zatem o zorganizowanie wizyty referencyjnej u poprzednich krajowych nabywców lub o listę osób, które telefonicznie mogą nam opowiedzieć o doświadczeniach związanych z wdrożeniem interesującego nas systemu w poprzednich firmach, a które widzimy na liście referencyjnej danego dostawcy. 15 minut rozmowy z takim człowiekiem często da nam więcej niż kilkudniowe warsztaty zorganizowane w oderwaniu od rzeczywistych użytkowników takiego czy innego systemu.

Powyższe zagadnienia to najbardziej typowe przykłady pytań kierowanych do potencjalnych oferentów. Są one doskonale znane wszystkim szefom IT, ale warto też, aby pamiętali o nich controllerzy finansowi czy osoby odpowiedzialne za ocenę funkcjonalną nabywanego rozwiązania. Tylko wówczas będzie możliwa rzetelna ocena proponowanych nam systemów.

Paweł Musiał
Członek Zarządu Controlling Systems
Artykuł opublikowany w miesięczniku Controlling i Rachunkowość Zarządcza