Od lewej: Mirosław Romanowicz - Członek Zarządu ds. Operacyjnych, Grażyna Kołodziej - Główny Specjalista Controller, Paweł Krawczyk - Członek Zarządu ds. Ekonomicznych.
Wszystko dzięki Controllingowi nastawionemu na analizę i wsparcie procesów zarządczych, odciążonemu od ręcznego zbierania i przetwarzania danych, kreującemu przyszłość przy wykorzystaniu wiarygodnego źródła danych.
W Konkursie Super Smart Controller projekt zdobył 2 miejsce i tytuł Super Smart Controller 2020 w kategorii Projekty Optymalizacyjne.
Spis treści
Raportowanie w procesie zarządczym
Energetyka Cieplna Opolszczyzny – duża organizacja
Controlling podstawowym narzędziem procesów zarządczych
Brak wiarygodnego źródła danych – duży kłopot dla wielu osób
Duży kłopot – sprytne rozwiązanie
Zwiększenie efektywności procesów zarządczych – czyli wiele korzyści dla wielu
Raportowanie odgrywa istotną rolę w niemal każdym procesie zarządczym. Dziesiątki plików Excel z ważnymi danymi, tworzonych w różnych wersjach przez różne osoby w różnych działach. Każdy autor takiego pliku czuje się z nim bezpiecznie, ma nad nim kontrolę. Jednak w przypadku potrzeby generowania raportów obejmujących dane z różnych plików, nagle powstaje wielki problem. Dane nie są spójne, występują w różnych wersjach. Nie zgadzają się. Dużo czasu wielu osobom zajmuje wyszukiwanie właściwych wersji, poprawianie danych i uzgadnianie jednej wersji. Następuje znowu błogi spokój, aż… do następnego raportu, porównywania danych lub ich weryfikacji. To codzienna rzeczywistość wielu organizacji i to nie tylko tych małych.
Taką zdecydowanie dużą organizacją, której mocno przeszkadzała praca na rozproszonych po organizacji plikach Excel, jest Grupa Kapitałowa Energetyka Cieplna Opolszczyzny S.A. (GK ECO) składająca się dzisiaj z 9 spółek, z czego 7 spółek świadczy kompleksowe usługi energetyczne, zarządzając 27 systemami ciepłowniczymi na terenie 10 województw w kraju. Roczny obrót to około 0,4 mld zł, a suma bilansowa sięga wartości ponad 0,5 mld zł. Średnie zatrudnienie w Grupie za rok 2020 wyniosło 878 etatów. Grupa prowadzi działalność w 148 kotłowniach – tych małych, lokalnych ogrzewających budynki klientów bez udziału sieci ciepłowniczej, jak również w kotłowniach systemowych, gdzie ciepło dostarczane jest klientom do budynków za pomocą sieci ciepłowniczych i węzłów.
Controlling w Grupie jest podstawowym systemem procesu zarządzania, który nie tylko uczestniczy w procesach wewnętrznych przedsiębiorstwa, lecz również bardzo aktywnie stara się kreować przyjazne otoczenie regulacyjne m.in. poprzez współpracę z instytucjami takimi jak IGCP i URE, uczestnicząc również w procesach tworzenia prawa branżowego. Na podstawie informacji płynących z Controllingu podejmowane są wszystkie kluczowe decyzje Zarządu Grupy i spółek zależnych. Controlling umiejscowiony w spółce matce składa się z dwóch działów – Dział Analiz i Dział Controllingu. Dział Controllingu jest partnerem dla Zarządów w zakresie podejmowania decyzji zarządczych w perspektywie krótko i długoterminowej. Dział Analiz odpowiada za taryfowanie i związane z tym branżowe zagadnienia oraz wspiera nowe projekty inwestycyjne w zakresie analiz opłacalności i odpowiada za kształtowanie relacji z otoczeniem branżowym. Już wcześniej zwrócono uwagę na wzrost zapotrzebowania na informacje zarządcze wspierające kluczowe procesy zarządcze zarówno decyzyjne Zarządów Grupy jak i spółek zależnych.
Dynamiczny rozwój firmy, pozyskiwanie nowych spółek i zmiany organizacyjne spowodowały wzrost zapotrzebowania na informację zarządczą wspierającą procesy podejmowania decyzji przez Zarządy zarówno ECO S.A. jak i spółek zależnych. Aby jednak informacja była przydatna w zarządzaniu firmą to musi być pewna i dostarczona na czas. Dotychczasowy moduł controllingowy przy dynamicznym rozwoju firmy był bardzo mało elastyczny i nie spełniał swojej roli oraz nie było powiązania pomiędzy wszystkimi modułami stosując jednakowy ich opis i strukturę. Przykładowo baza produkcyjna funkcjonowała niezależnie od bazy sprzedażowej i w ramach jednego systemu nie można było pobierać danych sprzedażowych do bazy produkcyjnej dla potrzeb wyliczania wskaźników sprawnościowych, co wymagało ręcznego przepisywania. Praca równoległa wielu osób z plikami excelowymi powodowała, że krążyły różne wersje plików, a poprawne wnioskowanie na ich podstawie i tak wymagało osobistego uzgadniania ich ostatecznych wartości. Podobnych uzgodnień co do ostatecznych wartości danych wymagały także dane dotyczące lat ubiegłych.
Przy takiej liczbie kotłowni i ilości danych, obsługa pełnego procesu gromadzenia danych wraz z ich uwspólnieniem w “bazie” prowadzonej w pliku Excel zajmowała kilka dni roboczych. Rozproszone, niespójne co do danych pliki Excel utrudniały pracę zarówno pracownikom Działu Monitoringu i Planowania Operacyjnego odpowiedzialnym za prowadzenie bazy w Zintegrowanym Systemie Informatycznym w Grupie, pracownikom Działu Ochrony Środowiska naliczającym opłaty środowiskowe jak i osobom odpowiedzialnym za sporządzanie analiz i raportów controllingowych, sprawozdawczości do Głównego Urzędu Statystycznego i Urzędu Regulacji Energetyki (URE) oraz taryf dla ciepła, których nieodzownym elementem kalkulacji są właśnie dane produkcyjne i sprzedażowe. Najistotniejszym jednak problemem był fakt, że niespójność danych dotykała przede wszystkim osób, które na podstawie tych danych i analiz podejmowały decyzje – Dyrektorów Oddziałów, Prezesów Spółek oraz Zarząd ECO S.A.
Po dokładnej analizie problemów związanych z dotychczasowym sposobem zbierania danych produkcyjnych, Dział Controllingu wspólnie z zespołem Controlling Systems zaproponował rozwiązanie właśnie w systemie EURECA. Postanowiono właśnie w tym rozwiązaniu zgromadzić także dane produkcyjne (produkcja ciepła i energii elektrycznej, zużycie opału, wartość opałowa, potrzeby własne, straty przesyłowe) i sprzedażowe ze wszystkich spółek Grupy. Wykorzystano moduł Budżetowania systemu EURECA, za pomocą którego utworzono strukturę budżetową – BAZA_PRODUKCYJNA. Dane produkcyjne ze Spółek zależnych pobierane są za pomocą skoroszytów Excelowych, dane Grupy z kostki OLAP DANE_ILOŚCIOWE, natomiast dane sprzedażowe dla wszystkich spółek pobierane są z kostki OLAP SPRZEDAŻ_ANALIZY. Tak powstał produkcyjny Data Mart (wydzielone tematyczne repozytorium danych) złożony z 40 miar i dzięki temu wyeliminowano potrzebę przechowywania plików Excelowych z tymi danymi gdzieś w zasobach sieciowych. Baza produkcyjna stała się jednym z elementów rozbudowanej hurtowni danych.
W efekcie wdrożono system EURECA jako system informatyczny umożliwiający zintegrowane planowanie oraz monitorowanie wykonania planów. W ramach tego wdrożenia powstała korporacyjna Hurtowania Danych, składająca się z 16 tabel faktów (ponad 70 wymiarów, ponad 100 miar z 9 spółek), integrując dane finansowo-księgowe, sprzedażowe, produkcyjne, środki trwałe, inwestycje i remonty. To Repozytorium Danych jest wciąż rozbudowywane zgodnie z rosnącymi potrzebami.
”Dziś, patrząc z perspektywy czasu, uważamy że wybór systemu EURECA był bardzo dobrym posunięciem. Dzięki niemu odnotowaliśmy szereg istotnych dla nas korzyści, m.in.: nowy system usprawnił proces planowania w Grupie i w Spółkach zależnych. Ponadto mamy dzisiaj pewne źródło danych do analiz i raportów pozwalające nam zebrać w jednym miejscu informacje pochodzące z różnych baz danych systemów transakcyjnych. Dzięki temu uzyskaliśmy możliwość szybkiej kontroli bieżącej sytuacji Spółek wchodzących w skład Grupy – bez konieczności sięgania do systemów źródłowych. Dla wsparcia decyzji zarządczych najważniejsze jest żeby informacja była wiarygodna – oparta na pewnym źródle danych i dostępna na czas. Ponadto dane ex post powinny być analizowane nie dla oceny historii, tylko dla wyciągania wniosków i kreowaniu przyszłości. I na tym powinien się skupić Controlling, żeby skutecznie wspierać Zarząd w podejmowaniu decyzji” – podkreśla dziś Grażyna Kołodziej, Główny Specjalista Controller.
Nowe rozwiązanie zwiększyło efektywność procesów zarządczych, przynosząc niewymierne korzyści całej Grupie. Głównym efektem jest fakt, iż decyzje podejmowane na podstawie tych danych są pewne oraz obarczone małym ryzykiem błędu. Dotyczy to zwłaszcza wspomnianej kadry zarządzającej najwyższego szczebla, osób sporządzających statystyki do GUS i URE oraz przygotowujących wnioski taryfowe na podstawie tych danych. Nie ma konieczności sięgania do archiwalnych plików excelowych. Wszystkie dane są na wyciągnięcie ręki, możliwe do przeanalizowania razem z danymi z pozostałych kostek OLAP po spójnych wymiarach.
Wzrost udziału produkcji z gazu w strukturze produkcji energii cieplnej i elektrycznej Grupy ECO.
Pozwala to również na bardziej efektywne wykorzystanie pracowników przenosząc nakład pracy z gromadzenia danych na ich wykorzystywanie do rozwoju. W efekcie większy nacisk kładzie się na przyszłość i na opracowywanie nowych koncepcji konfiguracji źródeł ciepła, co doprowadziło do zmiany kierunków inwestowania Grupy ze źródeł węglowych na bardziej ekologiczne kogeneracje gazowe. Przewidujemy, że w roku 2025 udział produkcji w gazie, dzięki nowym projektowanym kogeneracjom na podstawie opracowanych koncepcji, wyniesie około 60% – gdy dziesięć lat temu była to wartość jednocyfrowa. Przejście na paliwo gazowe jest nieodzownym elementem transformacji energetycznej, w której paliwo gazowe jest paliwem przejściowym dążąc docelowo do coraz większego wykorzystania energii ze źródeł odnawialnych. Budowa kogeneracji gazowych prowadzi do poprawy efektywności energetycznej procesów produkcyjnych.
Przenosi się to również na wzrost wartości Grupy poprzez osiąganie coraz lepszych wyników finansowych. Realizacja nowych koncepcji pozwoli spółce ECO Kogeneracja (w skład której aktualnie funkcjonują trzy kogeneracje) na rozwój i budowę kolejnych w najbliższych latach. Ponieważ w chwili obecnej dane pochodzą z jednego źródła tj. z Hurtowni Danych EURECA i nie ma potrzeby odszukiwania starych danych na dysku lub w zasobach sieciowych, poprawiło to komfort pracy i jakość pracy. Przyspieszeniu uległ zarówno:
Wyeliminowano wiele pracy przy mozolnym zestawianiu danych dla innych użytkowników – dziś wystarczy zrzut z EUREKI i wiarygodne dane są przygotowane. Stan zatrudnienia w Pionie Controllera obejmującym Dział Analiz i Dział Controllingu na przestrzeni ostatnich lat zasadniczo nie zmienił się. Natomiast wcześniej Pion ten zajmował się wyłącznie analizami dla Spółki matki, a dzisiaj ten sam skład osobowy realizuje tę usługę również dla ośmiu spółek zależnych, obejmując tym również proces planowania, co świadczy o gigantycznym wzroście efektywności pracy.
„System EURECA jest rozwiązaniem na tyle elastycznym, że wykorzystywany jest dzisiaj w firmie do rozwiązywania „wszystkich bolączek” i trudności pozostałych systemów informatycznych. Przykładowo w chwili obecnej wdrażamy projekt mający umożliwić rozksięgowanie kosztów w układzie rodzajowym na poszczególne MPK, do czego obligują nas wytyczne Prezesa URE, a z którym to problemem nie można było się uporać jedynie przy wykorzystaniu systemu F-K. Dostosowując się również do wytycznych, stworzyliśmy w systemie nową agregację danych.” – wyjaśnia Grażyna Kołodziej, Główny Specjalista Controller.
Przed wdrożeniem systemu Eureca
Po wdrożeniu systemu Eureca
Cookie | Duration | Description |
---|---|---|
__cf_bm | 30 minutes | This cookie, set by Cloudflare, is used to support Cloudflare Bot Management. |
_smps | never | SALESmanago sets this cookie to store information about displayed popups on website. |
bcookie | 1 year | LinkedIn sets this cookie from LinkedIn share buttons and ad tags to recognize browser ID. |
bscookie | 1 year | LinkedIn sets this cookie to store performed actions on the website. |
lang | session | LinkedIn sets this cookie to remember a user's language setting. |
li_gc | 5 months 27 days | Linkedin set this cookie for storing visitor's consent regarding using cookies for non-essential purposes. |
lidc | 1 day | LinkedIn sets the lidc cookie to facilitate data center selection. |
smcfds | 1 day | SALESmanago sets this cookie to store information about displayed forms on website. |
ugid | 1 year | This cookie is set by the provider Unsplash. This cookie is used for enabling the video content on the website. |
UserMatchHistory | 1 month | LinkedIn sets this cookie for LinkedIn Ads ID syncing. |
Cookie | Duration | Description |
---|---|---|
__utma | 2 years | This cookie is set by Google Analytics and is used to distinguish users and sessions. The cookie is created when the JavaScript library executes and there are no existing __utma cookies. The cookie is updated every time data is sent to Google Analytics. |
__utmb | 30 minutes | Google Analytics sets this cookie, to determine new sessions/visits. __utmb cookie is created when the JavaScript library executes and there are no existing __utma cookies. It is updated every time data is sent to Google Analytics. |
__utmc | session | The cookie is set by Google Analytics and is deleted when the user closes the browser. It is used to enable interoperability with urchin.js, which is an older version of Google Analytics and is used in conjunction with the __utmb cookie to determine new sessions/visits. |
__utmz | 6 months | Google Analytics sets this cookie to store the traffic source or campaign by which the visitor reached the site. |
_gat | 1 minute | This cookie is installed by Google Universal Analytics to restrain request rate and thus limit the collection of data on high traffic sites. |
SERVERID | session | This cookie is set by Slideshare's HAProxy load balancer to assign the visitor to a specific server. |
Cookie | Duration | Description |
---|---|---|
_ga | 2 years | The _ga cookie, installed by Google Analytics, calculates visitor, session and campaign data and also keeps track of site usage for the site's analytics report. The cookie stores information anonymously and assigns a randomly generated number to recognize unique visitors. |
_gid | 1 day | Installed by Google Analytics, _gid cookie stores information on how visitors use a website, while also creating an analytics report of the website's performance. Some of the data that are collected include the number of visitors, their source, and the pages they visit anonymously. |
_smvs | 1 day | SALESmanago sets this cookie to store information about first visit source on website. |
AnalyticsSyncHistory | 1 month | Linkedin set this cookie to store information about the time a sync took place with the lms_analytics cookie. |
browser_id | 5 years | This cookie is used for identifying the visitor browser on re-visit to the website. |
CONSENT | 2 years | YouTube sets this cookie via embedded youtube-videos and registers anonymous statistical data. |
nQ_cookieId | 1 year | Albacross sets this cookie to help identify companies for better lead generation and more effective ad targeting. |
smg | 10 years | SALESmanago sets this cookie to identify a user. |
smuuid | 10 years | SALESmanago sets this cookie to keep track of individual sessions on the site, to collect statistical data from multiple visits. |
smvr | 10 years | SALESmanago sets this cookie to store information about visits. |
vuid | 2 years | Vimeo installs this cookie to collect tracking information by setting a unique ID to embed videos to the website. |
Cookie | Duration | Description |
---|---|---|
_fbp | 3 months | This cookie is set by Facebook to display advertisements when either on Facebook or on a digital platform powered by Facebook advertising, after visiting the website. |
VISITOR_INFO1_LIVE | 5 months 27 days | A cookie set by YouTube to measure bandwidth that determines whether the user gets the new or old player interface. |
YSC | session | YSC cookie is set by Youtube and is used to track the views of embedded videos on Youtube pages. |
yt-remote-connected-devices | never | YouTube sets this cookie to store the video preferences of the user using embedded YouTube video. |
yt-remote-device-id | never | YouTube sets this cookie to store the video preferences of the user using embedded YouTube video. |
yt.innertube::nextId | never | This cookie, set by YouTube, registers a unique ID to store data on what videos from YouTube the user has seen. |
yt.innertube::requests | never | This cookie, set by YouTube, registers a unique ID to store data on what videos from YouTube the user has seen. |
Cookie | Duration | Description |
---|---|---|
__Secure-app_session | session | No description |
__utmt_UA-21084911-1 | 10 minutes | No description |
DEVICE_INFO | 5 months 27 days | No description |
ln_or | 1 day | No description |
nQ_userVisitId | 30 minutes | No description available. |
smforms | never | No description available. |