Jak ZAUTOMATYZOWAĆ cykliczne raportowanie budżetowe?

Zatwierdzenie budżetu firmy to dopiero początek.

Przeszyliśmy trudny i czasochłonny proces budżetowania. Wiele osób chciałoby zapomnieć o budżetowaniu i wszystkim co z tym związane aż do kolejnego roku. Wiadomo jednak, że wartość z tego procesu uzyskamy tylko wtedy, gdy odpowiednim menadżerom właśnie nie damy zapomnieć o tym jaki budżet dla ich działań został określony. Inaczej mówiąc dla osób pilnujących tego procesu teraz zaczyna się następny trudny i czasochłonny proces przygotowywania i wysyłania raportów budżetowych. Co więcej te potrzeby raportowe są różne. Jedni potrzebują prosty cyklicznie wysyłany raport w pdf czy Excel informujący o odchyleniach od założeń budżetowych, inni jednak dostęp do danych poprzez np. przeglądarkę internetową, aby mogli sprawdzić te odchylenia w różnych ujęciach w momencie gdy jest im to potrzebne, a nie tylko na koniec miesiąca czy kwartału. Z punktu widzenia odbiorcy to musi być jasne, proste, czytelne i obejmujące tylko to co mnie dotyczy i co bardzo ważne musi być wiarygodne, bezbłędne. Z punktu widzenie osoby generującej takie raporty to 10, 20, 30 a może i więcej raportów, często bardzo podobnych do siebie, czasem przerabianych jeden z drugiego, które trzeba przed wysłaniem dokładnie sprawdzić czy są poprawne i odpowiednio wysłać. I to często wysłać cyklicznie, co kwartał, a może co miesiąc lub co tydzień..

Automatyzacja powtarzalnych czynności.

No i właśnie jeśli coś jest powtarzalne, cykliczne, podobne to aż się prosi aby to zautomatyzować. Aż się prosi aby przygotować jeden raport generyczny a następnie, aby on sam w odpowiednich wersjach wysyłał się do odpowiednich odbiorców wg. ustawionych terminów miesięcznie czy kwartalnie i oczywiście aby wysyłał się w Excelu, bo w takiej formie jest oczekiwany przez odbiorców.

Jeśli jednak dany menedżer ma inne potrzeby taki raport powinien być dostosowany do jego potrzeb, bo każdy ma inne potrzeby raportowe, a celem nie jest dostarczenie raportu jakiegokolwiek, ale dostarczenie poprzez raport informacji, która pomoże w podjęciu szybciej lepszej decyzji. Filmik pokazuje tylko jedną z wielu możliwości raportowania, ale to controlling musi dopasować formę prezentacji raportu do odbiorcy, a nie odbiorca ma się zaprzyjaźnić z przesłanym mu raportem. Dla większości pewnie proste zestawienia odchylenia wykonania od planu będą wystarczające, ale jak ktoś potrzebuje tabele przestawną czy mniej lub bardziej złożony dashboard to taka formę raportu powinien zapewnić controlling.

Zobacz jak łatwo można zautomatyzować dzięki aplikacji Eureca 4 Excel tworzenie i wysyłanie raportów budżetowych o całości lub części budżetu do wybranych odbiorców. Obejrzyj krótkie nagranie.

Aby zobaczyć to nagranie – kliknij tutaj

Grzegorz Rawicz
Menedżer w Controlling Systems

Zobacz też najświeższe materiały na temat budżetowania:
Nowoczesne budżetowanie wsparte specjalistycznym systemem.
Koncepcja modern budgeting, żywy system, twarde dowody i różne metody implementacji.
Zobacz nagranie webinarium z maja 2021