Budżetowanie a systemy ERP

Obecnie wszystkie średnie oraz duże przedsiębiorstwa jako niezbędne minimum posiadają systemy ERP. Są to albo zintegrowane pakiety, albo różnorodne systemy od wielu producentów, wdrażane często w różnych okresach działalności firmy – a więc wtedy, kiedy były one potrzebne. Niezależnie od rozwiązania systemy te spełniają swój podstawowy cel, tj. umożliwiają prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości, generują dokumenty magazynowe, dokumenty sprzedażowe, naliczają listy płac, naliczają amortyzację od posiadanego majątku itp. Nadal jednak, mimo posiadania narzędzia ewidencyjnego, w przedsiębiorstwach odczuwane są braki informacyjne. Dotyczą one dwóch podstawowych obszarów: budżetowania i analiz. Czy jest szansa, że to się w kiedyś zmieni?

Spis treści:
Najczęstsze problemy systemów i ich konsekwencje
Potrzeba regularnej obserwacji realizacji planów
Zróżnicowane informacje
Nowoczesne narzędzia optymalnym rozwiązaniem
Szerokie zastosowanie

Najczęstsze problemy systemów ERP i ich konsekwencje

Systemy ERP nie zawierają informacji o zaplanowanej działalności firmy, wyjścia w przyszłość. Ograniczają się one do pokazania danych historycznych, a więc takich, których nie można już kształtować. Dlatego też sesja budżetowa dla wielu controllerów oznacza konieczność utworzenia setek arkuszy Excel do gromadzenia danych planowanych, wysłania ich do odpowiednich menedżerów (często rozproszonych terytorialnie), a następnie zebrania danych tak, aby wyprowadzić na tej podstawie wynik całościowy firmy. Wszelkie korekty odbywają się według analogicznego algorytmu działania.

Potrzeba regularnej obserwacji realizacji planów

Do tego dochodzi konieczność bieżącej, najlepiej codziennej obserwacji realizacji planów przez wszystkich odpowiedzialnych za nie menedżerów, tak aby mogli oni poczynić na czas ewentualne działania korygujące. W wielu polskich przedsiębiorstwach ten czas menedżerskiego sprzężenia zwrotnego jest jednak dość długi, ponieważ doklejanie do plików Excel informacji o realizacji planów (z uwagi na dużą pracochłonność) wykonywane jest najczęściej raz w miesiącu lub raz na kwartał. Trzeba tutaj pamiętać, iż często przed zestawieniem takich danych konieczne jest ich przetworzenie, gdyż ewidencja niejednokrotnie nie jest prowadzona dokładnie w taki sposób, w jaki się planuje.

Zróżnicowane informacje

Podobny problem dotyczy zestawienia i analiz różnego typu informacji. Odpowiedź na proste pytanie (np. jaka jest marża przed i po upuście osiągana na naszych dziesięciu najlepszych pod względem obrotu klientach z regionu północnego, których obsługuje handlowiec X) wymaga najczęściej ręcznego przygotowania danych.
Analogiczny problem sprawia obserwowanie kluczowych wskaźników efektywności działania (Key Performance Indicators), dystrybuowanie informacji o uzyskanych wynikach do kadry zarządzającej, analizowanie całościowego wyniku firmy w różnych układach itp. I znowu, aby zapełnić tę lukę, controllerzy wykorzystują arkusze Excel. Wielu znanych nam controllerów to osoby zasługujące na miano wirtuoza Excela, ponieważ ich wiedza o tym narzędziu jest ogromna.

Uwaga:

Problem polega na tym, że sklejanie setek ogromnych arkuszy budżetowych, manualna dystrybucja raportów czy też każdorazowo ręczna obróbka danych, aby wykonać pożądane zestawienie, nie jest już koniecznością. Ten czas może być wykorzystany do tego, aby te dane analizować.

Nowoczesne systemy controllingowe i narzędzia klasy Business Intelligence optymalnym rozwiązaniem problemów narzędzi ERP

Obecne możliwości technologiczne sprawiają, że większość powyżej opisanych potrzeb w zakresie budżetowania i analiz, których nie spełniają narzędzia ERP, może być realizowana w sposób automatyczny – służą do tego wyspecjalizowane systemy controllingowe i narzędzia klasy Business Intelligence. Są to systemy, które wspomagają procesy podejmowania decyzji poprzez analizę danych pochodzących z wykorzystywanych przez przedsiębiorstwa systemów informatycznych. Podstawą ich działania jest tzw. hurtownia danych. Hurtownia jest wydzieloną bazą danych, odizolowaną od systemów dziedzinowych (np.: finanse, gospodarka materiałowa, kadry i płace, produkcja), zasilaną okresowo (np.: raz dziennie, raz na tydzień, raz na miesiąc), zoptymalizowaną pod kątem przetwarzania analitycznego, zawierającą ujednolicone, zorientowane tematycznie i tylko do odczytu dane oraz wyliczone wcześniej ich agregacje. Dane zawarte w takiej hurtowni danych są podstawą do realizacji różnorodnych analiz (systemy transakcyjne są zwalniane od tworzenia raportów), budowy struktur planistycznych oraz automatycznego naliczania wartości wykonania dla poszczególnych budżetów.

Szerokie zastosowanie

Narzędzia klasy Business Intelligence są przeznaczone dla szerokiego grona użytkowników (controllerzy, top management, kierownicy liniowi itp.). Odpowiednio do ich potrzeb dobierane są techniki prezentacyjne, bardzo często jest to na przykład wizualizacja w postaci tzw. pulpitów menedżera, zawierających prezentację graficzną aktualnych wyników, wskaźników. Idea jest jednak zawsze taka sama – samodzielny i bieżący dostęp użytkowników do danych, za które odpowiadają.

Autorzy:
Małgorzata Lech
Członek Zarządu Controlling Systems

Andrzej Piech
Czołowy konsultant Controlling Systems i wieloletni praktyk w obszarach: controllingu, finansów i rachunkowości

Artykuł zamieszczono w 2008 roku, w 2-gim numerze miesięcznika Controlling i Rachunkowość Zarządcza. Wydawnictwo Infor SA