Jakie są różnice pomiędzy systemami Business Intelligence a hurtownią danych i aplikacjami Performance Management?

W tej pozycji naszego bloga tekst Grzegorza Rawicza, który zestawia narzędzia klasy Business Intelligence z Performance Management

Czym różni się Business Intelligence (BI) od hurtowni danych (Data Warehouse – DW)

Zazwyczaj aplikacje BI korzystają z danych przechowywanych w hurtowni danych lub data martach, a koncepcja nawet jest nazywana  „BI/DW” lub „BIDW”. Hurtownia danych zawiera wybrane dane pobrane z różnych systemów ewidencyjnych (np. systemy ERP, CRM, fianansowo-ksiegowe, logistyczne, produkcyjne, kadrowo-płacowe itd.)  Dane te są uporządkowane i przygotowane do dalszej analizy. Jednak nie wszystkie hurtownie danych są dedykowane aplikacjom BI, a nie wszystkie aplikacje BI wymagają hurtowni danych.

W zależności od tego czy rozmawiamy z informatykami czy użytkownikami biznesowymi różnie postrzegamy koncepcje BI:  jako aplikację do analiz opartą o hurtownie danych, albo jako wielki system, którego częścią jest hurtownia danych.

Takie rozróżnienie proponuje Forrester:

1. Szeroka definicja BI: Business Intelligence jako zestaw procesów, metodyk i technologii które przekształcają surowe dane w użyteczną i istotną informację wykorzystywaną do podejmowania lepszych strategicznych, taktycznych i operacyjnych decyzji. W tej szerokiej definicji mieszczą się takie technologie jak integracja danych, jakość danych, hurtownie danych, master-data management (MDM), analiza tekstu, analiza zawartości i wiele innych. Niektórzy określają to łącznie jako Information Management. Forrester wyróżnia dwa segmenty architektury BI: przygotowanie danych oraz wykorzystywanie danych.
2. Zawężona definicja BI: górna warstwa architektury BI, czyli system do raportowania, analiz i tworzenia pulpitów menedżerskich

Czym różni się Business Intelligence (BI) od Performance Management (PM)?

Tutaj rozróżnienie wydaje się jeszcze trudniejsze, bo dostawcy obu mówią o pulpitach (dashboardach, kokpitach) menedżerskich, analizach, raportowaniu i KPI. Pierwsza zauważalna różnica wynika z podejścia. O ile PM wychodzi od strategii (podejście top-down), rozpisując ją na KPI bez zamartwiania się o zbieranie danych, BI to podejście bottom up (od dołu), czyli rozpoczyna od pytania jakie mamy dane dostępne w systemach ewidencyjnych, w ERP, w bazach danych, w CRM itd., a następnie pojawia się pytanie jaką istotną informację można wydobyć z tych danych. Tych różnic można jednak zauważyć więcej po bliższym przyjrzeniu się tym systemom.

Różnice pomiędzy Business Intelligence i Performance Management pokazuje tabela poniżej.

BI i PM nie są tym samym, a nawet mogą się wzajemnie uzupełniać. Niektórzy określają to w ten sposób, że BI pokazuje nam co stało się nie tak i pozwala odpowiednio zareagować (gaszenie pożarów), PM jednak pozwala zauważyć zagrożenie takim pożarem i działać bardziej proaktywnie.

Inni starają się to zobrazować przez różne źródła informacji jakie ma kierowca samochodu: lusterko, w którym widzi to co już było oraz szybę przednią, przez która widzi to co przed nim. Dodatkowo ma jeszcze GPS, który informuje go o tym czego jeszcze nie widzi, ale może się spodziewać? A jak komuś nie podoba się to porównanie to różnicę można zobrazować poprzez przegraną Legii Warszawa z Borussią Dortmund. BI to raport z wynikiem i statystykami ile podań, ile posiadania piłki, ile rzutów różnych, a ile fauli. Te dane dostarczają wartościowych informacji dlaczego Legia przegrała, ale nie pokazują jak wygrać lub jak rozpocząć proces zmian, by poprawić jakość gry. PM to coś innego, to praca zespołu trenerów, analizowanie nagrań, zrozumienie błędów i wprowadzanie zmian i to nie tylko, aby przygotować się lepiej do kolejnego meczu. To spojrzenie na wyznaczone cele oraz określenie czego brakuje by je osiągnąć, może trzeba ściągnąć jakiegoś piłkarza o określonych zdolnościach?

Czy BI i PM to zawsze inne rozwiązania? Nie, wielu dostawców stara się uzupełnić funkcjonalności swych rozwiązań (np. poprzez zwinną integrację różnych narzędzi), tak aby spełnić oczekiwania użytkowników w obu obszarach. W praktyce często mówimy o BI jako analizach i raportowaniu oraz PM jako planowaniu/budżetowaniu.

Jak odróżnić BI od BI?

Na koniec najtrudniejszy element. Jak odróżnić BI od BI, a właściwe jak porównać ze sobą różne systemy. To tak trochę jak odpowiedź na pytanie: oferta którego ubezpieczyciela jest najlepsza. Każda jest tak skonstruowana, aby nie dało się łatwo porównać kilku elementów od różnych ubezpieczycieli. Ponad 10 lat temu eksperci paryskiej uczelni HEC w oparciu o opracowanie przeprowadzone na Oxford SAID Business School zdefiniowali listę najważniejszych funkcjonalności systemów BI, dzieląc je na 5 obszarów. Następnie ocenili te 5 obszarów w kilku badanych wiodących rozwiązaniach, a jeśli w którymś brakowało jakiejś funkcjonalności odpowiednio to wyrównywali, aby nie porównywać „jabłek do gruszek”. Dziś gdy technologia tak się zmieniła, takie ćwiczenie byłoby pewnie znacznie trudniejsze.

Aby wybrać właściwe rozwiązanie dla swojej organizacji nie trzeba wcale porównać wszystkich istniejących rozwiązań. Warto wyjść nie od tych rozwiązań, ale od tego co chcę osiągnąć, co usprawnić w mojej organizacji. Następnie jakiego rodzaju informacji czy danych do tego potrzebuję?

Jakie funkcjonalności są kluczowe? I jeszcze kluczowe pytanie: jaki jest poziom dojrzałości mojej organizacji? Często światowe rozwiązania posiadają funkcjonalność daleko wybiegającą poza to co jest nam potrzebne, a ta dodatkowa funkcjonalność może powodować, że całe rozważanie jest „cięższe” czy to pod względem trudności użytkowania czy wymagań technologicznych. Czasem po roku ktoś pochyla się nad jego wykorzystaniem i zadaje pytanie: Dlaczego wydaliśmy tyle pieniędzy, a wykorzystujemy to tylko w tak wąskim zakresie? I często w odpowiedzi pada wyjaśnienie, że wiele rzeczy wciąż jest realizowane w arkuszu kalkulacyjnym, bo łatwiej, prościej, szybciej…  Zatem pewnie mniej ważne jest czy to się będzie nazywało BI, CPM, EPM, Business Analytics, BIG DATA czy jeszcze inaczej ważne czy i w jakim zakresie spełni to moje biznesowe potrzeby i pomoże w osiąganiu biznesowych celów.

Poniższe przykłady dwóch firm produkcyjnych, Klientów firmy Controlling Systems i Użytkowników systemu Eureca pokazują dwa różne podejścia do wdrożenia: top-down lub bottom-up w celu osiągnięcia konkretnych celów biznesowych.

PRZYKŁAD – GRUPA INCO

W Grupie INCO pierwszoplanowym celem przy wdrożeniu rozwiązania było zapanowanie nad wielowariantowym budżetem sprzedaży w firmie o wielu rodzajach działalności oraz rozbudowanej strukturze terytorialnej. Szczególną uwagę należało poświęcić kosztom produkcji, a kolejną potrzebą było budżetowanie kosztów wydziałowych i obsługa budżetu kosztów bezpośrednich (przede wszystkim materiałów stosowanych do produkcji). Jest to więc przykład podejścia bottom—up (Business Intelligence), rozwiązanie controllingowe zostało zakupione jako część ERP. Hurtowania danych nie była stworzona pod potrzeby controllingowe / biznesowe, ale pod tabele systemu ERP.

PRZYKŁAD – DROBEX

Wyzwaniem dla Przedsiębiorstwa Drobiarskiego DROBEX było natomiast bardzo skomplikowane kalkulowanie cen. Sieci handlowe i gastronomiczne są nie tylko bardzo wymagające pod względem jakości, ale także bardzo wrażliwe na ceny. Kalkulacja ceny końcowego wyrobu jest trudna, bo koszt podstawowego surowca jest uzależniony od wydajności mięsnej zakupionego od hodowcy kurczaka. Wspomniana wydajność mięsna zależy natomiast od rasy kurczaka, jego wielkości, wieku i innych czynników. Dodatkowym utrudnieniem jest różny popyt na poszczególne elementy kurczaka. System EURECA został wykorzystany tutaj do dostarczenia informacji dotyczącej rentowności sprzedawanych wyrobów z podziałem na konkretnych klientów przy uwzględnieniu typu asortymentu, stanu przetworzenia oraz sposobu pakowania. System controllingowy spełnia więc tu dwa podstawowe cele: (1) stworzenie modelu wyliczania rentowności kontrahentów oraz (2) realizacja różnorodnych analiz, w szczególności analiz przychodowo-kosztowych. Wyzwaniem DROBEXU było wdrożenie controllingu, a przy tym kalkulowania rentowności. Przy wdrożeniu trzeba było zaprojektować całe rozwiązanie koncepcyjne (w tym zaproponować zmiany w planie kont), zaprojektować rozwiązanie techniczne (w tym wytyczne pod nowe ewidencje / uzupełnianie danych). Tutaj więc zgodnie z podejściem top-down, najpierw powstała koncepcja biznesowa, a następnie pod jej potrzeby odpowiednie rozwiązanie informatyczne.

Co ciekawe  mimo różnych potrzeb i podejścia do tematu, obie firmy skorzystały z tego samego rozwiązania controllingowego (EURECA).

Zastanawiając się nad najlepszym rozwiązaniem dla swojej organizacji, należy pamiętać o rozróżnieniu Business Intelligence, Hurtowni Danych oraz Performance Management. Jeżeli wszystkie dane mam w jednym systemie ewidencyjnym, jestem z niego zadowolony i nie planuję jego zmiany, może wystarczy rozwiązanie klasy Business Intelligence do wizualizacji danych bez hurtowni danych. Jednak jeśli w wyniku przejęć czy rozwoju organizacji mamy kilka różnych systemów, w różnych spółkach lub działach i chciałbym uzyskać wartość poprzez wspólne analizowanie tych danych, trzeba pochylić się nad rozwiązaniem Business Intelligence opartym na hurtowni danych. Natomiast gdy właśnie określiłem cele strategiczne dla organizacji i chciałbym monitorować ich realizację powinienem przyjrzeć się rozwiązaniom Performance Management. W wielu przypadkach właściwym rozwiązaniem będzie połączenie tych funkcjonalności w jednym narzędziu otwierając szeroko możliwości zarówno do analizowania danych historycznych, monitorowania bieżących jak i planowania przyszłych.

Grzegorz Rawicz-Mańkowski
Business Development Manager w Controlling Systems

Artykuł został wykorzystany w 2017 roku, w 3-cim numerze dwumiesięcznika Controlling i Zarządzanie. Wydawnictwo MARINA Sp. z o.o.