Budżetowanie w przedsiębiorstwie. Jak usprawnić ten proces w organizacji projektowej? Poznaj przykład Edipresse Polska S.A.

Jak usprawnić budżetowanie w dużym przedsiębiorstwie? W poniższym artykule przyjrzymy się przypadkowi Edipresse Polska, która jest istniejącą od 1995 roku firmą mediową należącą do szwajcarskiego koncernu. Znana jest szeroko dzięki należącym do niej obecnie magazynom głównie dla kobiet, takim jak dwutygodnik „Viva!” czy „Party. Życie Gwiazd” (w przeszłości również „Przyjaciółka”, „Pani Domu”, „Poradnik Domowy”, „Mamo To Ja” czy „Twoje Dziecko”) oraz serwisom internetowym dla kobiet polki.pl, dla rodziców mamotoja.pl czy serwisowi beauty wizaz.pl.
To właśnie bogactwo tytułów prasowych o różnych cyklach wydawniczych (dwutygodniki, miesięczniki, kwartalniki) oraz najróżniejszych serwisów internetowych, a także fakt, że nad każdym projektem wydawniczym pracuje wiele osób, powoduje, że tworzenie budżetu jest złożonym i czasochłonnym procesem.

Jakie wyzwania stały przed przedsiębiorstwem Edipresse Polska w procesie budżetowania?

Podobnie jak w wielu organizacjach, w przedsiębiorstwie Edipresse Polska do budżetowania wykorzystywany był arkusz kalkulacyjny Excel. Gdy wymagania dotyczące budżetu są coraz większe, w procesie bierze udział wiele osób, istnieje wiele różnych założeń, które czasem ulegają modyfikacjom, a dodatkowo istnieje presja czasowa, Excel staje się niewystarczający. Skoroszyty z czasem „puchną”, z trudem otwiera się plik budżetowy, nie mówiąc o komforcie pracy w nim. Budżety są coraz bardziej skomplikowane, co ma swoje odzwierciedlenie w arkuszu kalkulacyjnym. Często jedynie jego autor wie, co i w jaki sposób zostało tam odwzorowane. Excel jest wspaniałym rozwiązaniem, gdy pracuje na nim jedna osoba, w przypadku pracy grupowej pojawia się wiele ograniczeń. Jedną ze szczególnie cennych cech Excela jest jego elastyczność. Czasem, zwłaszcza przy braku kontroli uprawnień, ta elastyczność może także sprzyjać powstawaniu błędów, których wyszukanie może zajmować dużo czasu. W wielu organizacjach pojawia się więc coraz bardziej doskwierające odczucie, że wykorzystywanie Excela do budżetowania jest nieefektywne i rozpoczyna się poszukiwanie rozwiązania, które pomoże usprawnić i zautomatyzować ten proces.

Z jakimi trudnościami zmagało się Edipresse?

Tak było również w przypadku Edipresse, gdzie budżetowanie realizowano przy pomocy kilkudziesięciu podlinkowanych arkuszy Excel. Była zgoda co do tego, że rozwiązanie to jest zbyt „ciężkie”, zbyt duże, a planowanie w taki sposób zajmowało osobom odpowiedzialnym za poszczególne projekty zbyt dużo czasu oraz było podatne na błędy. Dodatkowo, aby zobaczyć efekt budżetowy, należało wypełnić określoną liczbę arkuszy, w przypadku dwutygodnika – 26 (tyle numerów ukazywało się w roku). Pełny efekt budżetowy nie był widoczny także dlatego, że na tym etapie nieuwzględnione były koszty osobowe. Koszty osobowe były powiązane z miejscami powstawania kosztów (MPK), a inne koszty z centrami zysków, całość była łączona na późniejszym etapie. Kolejnym ograniczeniem wykorzystywanego rozwiązania był brak możliwości porównania do innych okresów (zarówno wykonania, jak i prognoz). Rozwiązanie to nie zawierało żadnej automatyzacji w arkuszach i w efekcie cały proces budżetowania trwał nieakceptowalnie długo. Tworząc budżet lub prognozę, odpowiednie osoby w działach biznesowych musiały wypełnić ponad 30 różnych skoroszytów z formatkami projektów prasowych. W przypadku dwutygodnika taki skoroszyt składał się z 26 arkuszy, gdzie w każdym należało wypełnić kilkadziesiąt komórek. Niezbędne więc było narzędzie usprawniające cały proces budżetowania i tworzenia prognoz.

Jaka metoda budżetowania okazała się skutecznym rozwiązaniem w przedsiębiorstwie Edipresse Polska? Etapy wdrożenia systemu EURECA

System controllingowy EURECA firmy Controlling Systems wraz z Hurtownią Danych został wdrożony w dwóch etapach jako nowa metoda budżetowania dla całego przedsiębiorstwa na poziomie MPK oraz integracji danych. Był to więc naturalny punkt wyjścia także do usprawnienia budżetowania projektów prasowych. Wykorzystano bardzo dobrą współpracę EUREKI z Excelem. Do realizacji rozwiązania zostały wykorzystane formularze i makra VBA podpięte pod skoroszyt Excel, jak również odpowiednie spięcie wszystkiego formułami oraz formatowaniem warunkowym. Dzięki odpowiednim wzorom, które zostały pomyślane w uniwersalny sposób, do arkuszy powiązanych ze strukturami budżetowymi EUREKI zostały zmapowane dane z właściwego arkusza, który wypełniał użytkownik końcowy procesu. W systemie EURECA zostały wykorzystane wielowymiarowe struktury budżetowe oparte na różnych wymiarach i odpowiadających im skoroszytach. Dzięki zróżnicowaniu wymiarów struktur budżetowych skoroszyt dla każdego indywidualnego projektu prasowego w prosty sposób otrzymywał swój własny zestaw danych, których poprawność była gwarantowana. Wersjonowanie plików i możliwość odtworzenia wersji z poziomu pliku pozwalało na dostęp po wcześniej zapisanych wersji pliku bez obaw o utratę danych. Proces generowania plików dla wielu projektów został uproszczony dzięki wykorzystaniu narzędzi pozwalających na zmianę wersji/okresu (w przypadku nowych prognoz, budżetów w kolejnych latach) oraz automatycznemu tworzeniu kolejnych skoroszytów na podstawie wybranego skoroszytu, traktowanego jako wzorzec do skopiowania (stworzenie wzorcowego pliku i jego dystrybucja po wszystkich projektach).

Etap I

W pierwszym etapie cały proces budżetowania projektu prasowego został dokładnie przeanalizowany na podstawie wykorzystywanego dotychczas arkusza Excel. Na czynniki pierwsze zostało rozłożone rozmieszczenie poszczególnych elementów struktur budżetowych w systemie EURECA. Przeniesiono struktury 1:1 z całym bogactwem wcześniej przygotowanych miar, bez wnikania, czy było to optymalne. Już ten etap przyniósł korzyści w postaci automatyzacji oraz redukcji czasu potrzebnego na przygotowanie budżetu. To spowodowało także pierwsze zetknięcie się z nowymi formatkami planistycznymi, co początkowo mogło stanowić wyzwanie dla niektórych osób planujących z działów biznesowych.

Etap II

Dopiero w drugim etapie wykonano pogłębioną analizę i na jej podstawie zmodyfikowano struktury budżetowe, które były zbyt rozbudowane i szczegółowe. Zawierały zbyt wiele miar i wzorów, przez co przeliczanie struktur było czasochłonne i wymagało większego zaangażowania od odbiorcy końcowego, którego zadaniem miało być łatwiejsze stworzenie budżetu projektu prasowego. Powstały nowe struktury na wielu różnych wymiarach, których zadaniem było dostarczenie do nowego narzędzia danych z Hurtowni Danych. Jednocześnie zamysłem było to, aby wyniki obliczeń, które zostaną dokonane w narzędziu, mogły zostać w łatwy sposób zaimportowane do EUREKI. Stworzony został odpowiedni interfejs dwukierunkowy, który pozwalał na obie te czynności. Chodziło więc nie tylko o uproszenie budżetowania poprzez redukcję poziomów szczegółowości, które nie przynosiły wartości, ale także o stworzenie swego rodzaju kombinacji dla menadżerów z wbudowanym kalkulatorem. Takie rozwiązanie spowodowało, że menadżerowie nie muszą już przeklikiwać się do analiz, aby zobaczyć wynik w danym roku i poprzednich latach. W efekcie tego procesu uproszczenia samo narzędzie w skoroszycie Excel zostało skondensowane do dwóch arkuszy, z których jeden jest arkuszem pomocniczym służącym za interfejs z danymi EUREKI, a drugi stricte narzędziem do pracy dla użytkownika końcowego. Dzięki przygotowaniu odpowiednich formularzy, stworzeniu makr oraz odpowiedniego spięcia arkusza formułami i formatowaniem warunkowym użytkownik końcowy tego narzędzia otrzymał w wysokim stopniu zautomatyzowane narzędzie do szybkiego procesu budżetowania projektu prasowego, które w usystematyzowany sposób prezentuje wszystkie najważniejsze informacje o projekcie i wymaga wypełnienia możliwie jak najmniejszej liczby komórek. W efekcie wprowadzonej automatyzacji zaplanowanie projektu przez menadżera zajmuje obecnie ok. 2 minut.

Efekty wdrożenia systemu EURECA do budżetowania na przykładzie przedsiębiorstwa Edipresse Polska

Przykład przedsiębiorstwa Edipresse Polska pokazuje, jak wykorzystanie sprawdzonego systemu do controllingu i budżetowania EURECA wraz z Hurtownią Danych w połączeniu ze znanymi funkcjonalnościami Excela spowodowało uzyskanie łatwej akceptacji nowego rozwiązania przez wszystkich użytkowników oraz wyraźnie zauważalne korzyści na różnych poziomach. Na efekt ten składają się możliwość pobrania z Hurtowni Danych wielu danych, w tym prognoz i wykonań dla danego projektu, oraz użycie formularzy i makr VBA dla Excel. Nowe rozwiązanie do budżetowania jest atrakcyjne wizualnie i pozwala na wiele udogodnień w porównaniu z poprzednią wersją (np. wprowadzanie wstępne czy łatwe kopiowanie arkusza z kalkulatorem projektu).

Korzyści

Na czym więc polegają wymierne korzyści wynikające z nowego rozwiązania do kalkulacji projektów prasowych:

● Oszczędność czasu dla użytkownika końcowego – uzupełnienie narzędzia budżetowego dla prostego projektu prasowego, zamiast zajmować godzinę, zajmuje teraz 5 minut (w przypadku niektórych projektów budżetowych są to nawet 2 minuty dzięki zastosowaniu wprowadzania wstępnego dostępnego w narzędziu). Przyspieszenie uzupełniania narzędzia budżetowego dla standardowego projektu prasowego z 3-4 godzin skrócone zostało do 30 minut.

● Korzyść dla użytkownika końcowego – użytkownik nie tylko oszczędza czas, ale dzięki temu, że od razu odbywają się przeliczenia, ma możliwość natychmiastowego otrzymania pełnego wyniku projektu, może także porównać poszczególne elementy projektu z założeniami, z celem, z wynikiem w innym okresie czy z prognozą.

● Korzyść dla controllera finansowego – controller uzyskał funkcjonalność wyłapywania błędów w poszczególnych plikach, co jest możliwe dzięki zastosowaniu w narzędziu formuł sprawdzających; przeliczanie tylko jednej struktury budżetowej celem wgrania i przetworzenia wyniku projektu w ogólnym budżecie. Wcześniej takie błędy wynikały np. z wpisania niewłaściwego znaku przy kosztach, a nie było automatycznego mechanizmu sprawdzania poprawności.

● Zysk czasowy podczas tworzenia nowej wersji prognozy – wygenerowanie odpowiednich formatek planistycznych dla wszystkich projektów prasowych zamiast kilku godzin lub nawet dni trwa obecnie godzinę, dzięki automatycznemu tworzeniu skoroszytów na podstawie innego już istniejącego.

● Zysk czasowy podczas tworzenia raportów – Wykorzystanie Hurtowni Danych usprawniło także znacznie generowanie raportów. Raporty te obecnie są tworzone w XL ENT, a stworzenie 70 raportów trwa ok. 20 minut, co jest błyskawicznym tempem w porównaniu z czasem potrzebnym wcześniej na wygenerowanie raportów z SAP.

Wysoka efektywność i szersza wiedza

Dotychczas w proces budżetowania projektów prasowych zaangażowanych było 10 osób po stronie biznesu, które odpowiadały za wprowadzanie danych do arkuszy w starszej wersji. Ponadto czterech managerów w randze dyrektorów dla poszczególnych segmentów było z procesem powiązanych, co wraz z planistami odpowiedzialnymi za wprowadzanie danych do arkuszy stanowiło praktycznie 75% osób aktywnie zaangażowanych w firmie w proces budżetowania spoza działu controllingu. Obecnie w projekcie tym bierze udział nieco mniej osób i zajmuje im to zdecydowanie mniej czasu. Istotnym efektem są łatwo zauważalne korzyści nie tylko po stronie controllingu, ale także działów biznesowych. Cały proces budżetowania przed jego usprawnieniem w EURECE trwał ok. 2 miesięcy, rozpoczynał się we wrześniu i kończył dopiero w grudniu. Dziś, przy wykorzystaniu nowego rozwiązania, budżetowanie realizowane jest w 2-3 tygodnie. Nowe narzędzie nie tylko pozwoliło na usprawnienie procesu i stanowiło ułatwienie pracy, lecz dzięki Hurtowni Danych, pozwalało na bieżąco dostarczać zarówno menadżerom , jak i osobom odpowiedzialnym za poszczególne projekty, wiedzy o konkretnych wartościach wykonania dla poszczególnych elementów i linii raportowych danego projekt na przestrzeni roku budżetowego.

Planowanie

Jak w przypadku każdego usprawnienia, pojawiają się nowe pomysły na to, co jeszcze można poprawić czy jak lepiej wykorzystać funkcjonalność posiadanego narzędzia. W najbliższym czasie planowane jest więc poszerzenie zakresu Hurtowni Danych o kolejne dane biznesowe. W związku z rozwojem funkcjonalności EURECA zaplanowano także wykorzystanie modułu Zarządzanie Projektami.

Autorzy:

Piotr Walczak
wieloletni controller finansowy i administrator systemu controllingowego EURECA w firmie Edipresse Polska S.A.. Pasjonat wykorzystywania możliwości i zastosowań Excela oraz VBA do automatyzacji codziennej pracy.

Dr Grzegorz Rawicz-Mańkowski
Business Development Manager w firmie Controlling Systems. Od ponad 20 lat związany z rynkiem Business Intelligence. Wykładowca m.in. na Akademii Leona Koźmińskiego i Estonian Business School.