Znaczenie odpowiedniej wizualizacji danych w raportowaniu.

Z naszej wieloletniej praktyki wynika, że menedżerowie NIE-finansowi dużo lepiej postrzegają dane przedstawione w sposób graficzny a nie tabelaryczny. Dane w tabelkach preferują analitycy i pracownicy działów finansowych, którzy są często wirtuozami Excela. Na podstawie naszej współpracy z menedżerami z średnich i dużych firm, wiemy, że trafniejsze decyzje Ci menedżerowie podejmują na podstawie raportów graficznych. Jednak nawet raporty graficzne są mniej lub bardziej zrozumiałe dla ich odbiorów. Dlatego w kolejnym wpisie na naszym blogu nasz ekspert od narzędzi do wizualizacji danych – Mariusz Górski wyjaśnia zasady standaryzacji w raportowaniu.

Zadaniem raportowania jest wspomaganie podejmowania decyzji, z którymi musimy się mierzyć się w codziennej pracy. Dlatego jeżeli raportowanie ma faktycznie wspomagać podejmowanie decyzji to musi być przystosowane do odbiorców informacji.

Jeżeli mamy koncepcję raportowania w firmie to i tak musimy ustalić jak wizualizować informacje, aby były czytelne, zrozumiałe i wspomagały przekaz.

Jedynie  wartościowa informacja i jednocześnie przekazana w sposób zrozumiały dla menedżera będzie dla niego pomocna. Przedstawienie najważniejszych informacji musi być w taki sposób, aby były one czytelne oraz skupiały uwagę na istotnych kwestiach.

Coraz więcej danych gromadzonych w systemach ewidencyjnych zachęca do tworzenia raportów coraz bardziej szczegółowych. To może skutkować przeładowaniem informacyjnym i w efekcie raporty dostarczane menedżerom przestają być zrozumiałe. Istotne jest to, aby mieć pomysł na to, w jaki sposób przygotowane dane przedstawić  konkretnemu odbiorcy.

Warto skorzystać z dobrych praktyk w zakresie komunikacji, które opracowywane są  m.in. przez  stowarzyszenie IBCS-A (International Business Communication Standard Association).

Oto kilka faktów i zasad, które stosuje i rekomenduje IBCS-A.

Opracowując graficzną prezentację danych w postaci aktywnych dashboardów lub sztywnych raportów należy wziąć od uwagę kilka podstawowych kwestii:

• percepcję wizualną człowieka
• używanie odpowiednich kolorów i kształtów
• używanie odpowiednich wykresów.

Percepcja człowieka, czyli sposób reagowania i odbierania wrażeń, wykształciła się u człowieka ponad 20 000 lat temu, kiedy był on jeszcze myśliwym. Dzięki szybkiemu postrzeganiu mógł zdobywać pokarm. Wówczas takie cechy jak zdolność rozróżniania  koloru i jago nasycenia, kształtu czy ruch pozwalały na przeżycie. Cechy te przetrwały do dziś i są wykorzystywane przez człowieka.

Przygotowując raporty powinniśmy wziąć pod uwagę fakt, że wszystkie wrażenia jakie odbieramy docierają do nas za pomocą zmysłów. W  przypadku wizualizacji danych wykorzystywany jest jeden – wzrok.

Wzrok jest przekaźnikiem informacji, ale to nasz mózg „widzi” raport. To, w jaki sposób człowiek odbiera informację należy wziąć pod uwagę tworząc raport. Ważne jest aby na raportach nie przesadzać z ilością informacji, zarówno w postaci ilości występujących na nich obiektów (np. wykresów) jak i informacji zawartych na wybranych obiektach. Ocenia się, że efektywnie człowiek może przeanalizować od 4 do 9 informacji jednocześnie. Jeśli stosujemy dashboardy, lepiej jest użyć możliwości drążenia danych na wybranych obiektach niż próbować osadzić takie rozbudowane obiekty w głównym raporcie.

Najważniejszą informację powinniśmy umieścić w lewym górnym rogu. Od tego miejsca zwykle rozpoczyna się tekst i z tego miejsca rozpoczynamy czytanie. To jest naturalne (przynajmniej dla krajów w obszarze geograficznym, w którym żyjemy) miejsce od którego zaczynamy czytanie raportu.

Stosując kolory w raportach dobrze jest używać tak zwanych kolorów ziemi (brązy, szarości, zielenie, pomarańcze) i to raczej w odcieniach pastelowych niż żywych kolorach. W przypadku chęci zwrócenia uwagi na konkretny element obiektu można użyć „żywego” odcienia, który odróżni się od głównego przekazu i zwróci na siebie uwagę. Pamiętać należy jednak o tym, że nie wszyscy ludzie postrzegają kolory tak samo (daltonizm) . Podobna sytuacja dotyczy koloru tła jaki będziemy używać na raporcie. Połączenie niektórych kolorów może powodować, że nie jesteśmy w stanie zauważyć zastosowania innego koloru. Poprzez nieumiejętne użycie koloru tła możemy zniekształcić przekaz.

Jeżeli ustalimy w organizacji, że dany kolor odpowiada konkretnemu typowi wielkości np. wykonanie pokazujemy zawsze w kolorze czarnym a plan kolorem białym otoczonym ramką (jeden ze standardów IBCS) to konsekwentnie musimy taką kolorystykę utrzymywać we wszystkich przygotowywanych raportach. Niezwykle istotna jest w tym przypadku konsekwencja. Nietrudno wyobrazić sobie jakie skutki mogłaby wywołać zamiana ustalonej kolorystyki w przytoczonym przykładzie.

Poniżej propozycja kolorystyki wg stowarzyszenia IBCS:

Podobnie jak ma to miejsce w przypadku kolorów, używanie konkretnych kształtów również ma znaczenie. Najbardziej ewidentnym przykładem jest użycie koła. Kształt ten nie pozwala dokładnie przedstawić wielkości wyznaczanych przez wycinek zawarty w kole. Często trzeba stosować oznaczenia liczbowe a przecież nie o to chodzi. Dużo bardziej czytelną informację dostarczą nam wykresy kolumnowe czy słupkowe, dzięki którym nawet niewielka różnica jest bardzo dobrze widoczna. Mówiąc o wykresach warto też wspomnieć, że określone ich typy nadają się lepiej do pokazania jednych wielkości a inne drugich. IBCS wskazuje, że wykresy kolumnowe oraz linowe bardzo dobrze nadają się do tego aby pokazać dane w szeregu czasowym (trendy), z kolei wykresy słupkowe możemy wykorzystać do przedstawienia struktury (sprzedaży, kosztów…). Przykłady zastosowania wykresów wraz z oznaczeniem odchyleń wg standardów IBCS:

Raport spełnia standardy określone przez stowarzyszenie IBCS, gdy jest zgodny z regułami siedmiu obszarów, które tworzą akronim „SUCCESS”:

S AY Przekaż wiadomość
U NIFY Wprowadź standaryzację
C ONDENSE Zwiększ gęstość informacji
C HECK Zapewnij wizualną integralność
E XPRESS Wybierz odpowiednią wizualizację
S IMPLIFY Unikaj bałaganu, upraszczaj
S TRUCTURE Porządkuj treść

Rozwój możliwości systemów informatycznych klasy business intelligence oraz wzrost ilości  ewidencjonowanych danych, umożliwia przygotowanie dowolnego raportu, bo jedynym ograniczeniem jest pomysłowość autora raportu. Pamiętajmy jednak, że nadmiar informacji szkodzi. Wizualizujmy oszczędnie i w sposób przemyślany, co  pozwoli  zaoszczędzić czas i podjąć dobre decyzje.

Mariusz Górski
Key Account Manager, Controlling Systems

Artykuł został wykorzystany w 2018 roku, w 3-cim numerze dwumiesięcznika Controlling i Zarządzanie. Wydawnictwo MARINA Sp. z o.o.