Co to KSeF i co naprawdę oznacza dla controllingu?

Co to jest KSeF i komu oraz po co jest potrzebny? KSeF a controlling – jak zmieni się praca, dane i procesy w firmach

Najprościej mówiąc, KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system, w którym państwo przechodzi od podatku VAT liczonego „zbiorczo” do podatku liczonego na poziomie każdej pojedynczej transakcji i każdej pozycji faktury.

Dawno, dawno temu – choć niektórzy wciąż to pamiętają – przedsiębiorca sam liczył VAT i raz w miesiącu przekazywał do urzędu jedną liczbę: „do zapłaty jest X zł VAT”. Urząd nie wiedział, z czego ta kwota wynika. Musiał ufać podatnikowi albo przeprowadzać kontrole.

Kolejnym krokiem było przejście na poziom faktur VAT. Podatek był liczony na poziomie dokumentu, a urząd mógł sprawdzić, czy faktura istnieje oraz jaka jest kwota VAT na fakturze. Nadal jednak dokument pozostawał u przedsiębiorcy, a administracja skarbowa widziała go dopiero w razie kontroli.

I tak dochodzimy do nowych „warunków gry”, czyli KSeF. W tym modelu urząd widzi fakturę od razu – i to nie tylko kwoty netto, VAT i brutto, lecz także wszystkie szczegóły: każdą pozycję faktury, stawki VAT, ceny jednostkowe, kontrahentów, daty oraz wybrane warunki transakcji.

W tych warunkach VAT przestaje być „deklaracją”, a staje się sumą zdarzeń. KSeF to system, w którym państwo nie pyta już: „ile VAT masz do zapłaty?”, lecz ma możliwość samodzielnego odtworzenia i weryfikacji podatku na podstawie danych z każdej pozycji każdej faktury.

Spis treści:
Harmonogram wdrażania systemu w Polsce
Dla kogo to będzie obowiązek?
Ryzyka dla controllingu
Wpływ na cash flow i sprzedaż
Czy jest czego się obawiać?

Od kiedy KSeF będzie obowiązywał? Harmonogram wdrażania systemu w Polsce

Od kiedy KSeF zaczyna realnie wpływać na sposób wystawiania i rozliczania faktur? Z punktu widzenia firm kluczowe jest to, że moment wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF oznacza przejście na nowy, scentralizowany model obiegu faktur, w którym dokument istnieje prawnie dopiero po przyjęciu go przez system Ministerstwa Finansów. Realny obowiązek wchodzi w życie już w 2026 roku, ale będzie wdrażany etapami.

Po co komu KSeF i kto na nim korzysta?

Najbardziej oczywistym beneficjentem jest ten, kto ustala – i zmienia – zasady gry, czyli państwo. Urząd skarbowy nie musi już ufać deklaracjom podatników, ponieważ widzi obrót gospodarczy niemal w czasie rzeczywistym. Może automatycznie wykrywać błędy, wyłudzenia czy nieprawidłowe stawki VAT.

Oficjalnie chodzi o walkę z wyłudzaniem VAT, uszczelnienie systemu podatkowego, automatyzację rozliczeń i szybsze kontrole. Nieoficjalnie – o bieżący wgląd w to, co dzieje się w gospodarce.

Czy w takim razie jakiekolwiek korzyści ma przedsiębiorca? Tak, choć nie są one bezwarunkowe.

Po pierwsze, znika problem zagubionych faktur i sporów typu „czy była wysłana”. Faktura w KSeF staje się jedyną obowiązującą wersją dokumentu. Księgowość i controlling pracują na tych samych danych.

Po drugie, teoretycznie system powinien oznaczać szybsze zwroty VAT i mniej kontroli „na miejscu”. Warunkiem jest jednak porządek w danych – bo każdy błąd staje się widoczny natychmiast.

Dla kogo KSeF będzie obowiązkowy i co zmieni w controllingu?

Jakie obszary organizacji obejmie KSeF? Na pierwszy rzut oka KSeF wydaje się projektem stricte księgowym. W praktyce jednak oznacza on objęcie centralnym nadzorem niemal całego obrotu fakturowego w gospodarce. To sprawia, że zmiany dotyczą nie tylko księgowości, lecz także sprzedaży, controllingu oraz całego zarządzania finansami. Ponieważ obszary te są ze sobą ściśle powiązane, wpływ KSeF na controlling będzie istotny i systemowy.

Co może się poprawić?

Controlling zyska dostęp do faktur sprzedażowych i zakupowych praktycznie w czasie rzeczywistym (choć oczywiście nie szybciej niż Ministerstwo Finansów). Zniknie problem „utkniętych” dokumentów oraz klasyczne wymówki w rodzaju: „faktura jeszcze nie przyszła” albo „księgowość jeszcze jej nie wprowadziła”. W efekcie proces zamknięcia miesiąca powinien się skrócić, a liczba ręcznych korekt – zmniejszyć.

Z perspektywy controllingu szczególnie istotne są zmiany w obszarze danych kosztowych:

• Dane zaksięgowane w systemie finansowo księgowym – dotychczas często podlegały korektom lokalnym. W modelu KSeF korekty formalne będą widoczne w systemie centralnym, co zwiększy dyscyplinę i przejrzystość.

• Dane z faktur wystawionych, lecz jeszcze niezaksięgowanych – do tej pory bywały dostępne w systemach obiegu dokumentów lub wręcz w formie papierowej. Ten etap praktycznie znika, ponieważ faktura trafia najpierw do KSeF, a dopiero potem do klienta. Po wdrożeniu KSeF nie znika etap księgowania, ale znika etap nieformalnego przetrzymywania faktur poza systemem – faktura zawsze istnieje w KSeF i jest widoczna jako zdarzenie gospodarcze.

• Dane planowane – wynikające z umów, projektów, inwestycji czy założeń strategicznych. Tego obszaru KSeF nie dotyka, a właśnie tutaj controlling wciąż ma największe pole do tworzenia wartości.

Szybsze i dokładniejsze księgowanie oznacza pełniejsze dane o sprzedaży, zakupach i podatkach. To z kolei umożliwia budowę lepszych prognoz, rolling forecastów oraz systemów wczesnego ostrzegania o odchyleniach. KSeF nie przyspiesza księgowania sam z siebie, ale usuwa wiele barier, które dotąd uniemożliwiały pracę na bieżących danych.

Jakie ryzyka pojawiają się dla controllingu?

KSeF nie jest wprowadzany po to, by ułatwić pracę controllerom. Naturalnie więc pojawiają się nowe wyzwania.

Najważniejsze z nich to fakt, że błędy są widoczne od razu. Dotychczas wiele nieprawidłowości dało się wychwycić i „naprawić w miesiącu”. Teraz każdy błąd trafia od razu do systemu państwowego, a każda korekta również pozostawia trwały ślad.

W przypadku błędnie wystawionej faktury korekta przechodzi przez KSeF, co może opóźniać płatność i blokować rozliczenie VAT. Błędy zaczynają więc kosztować realne pieniądze, a nie tylko czas i nerwy. Rośnie znaczenie pre-kontroli danych oraz odpowiedzialności za proces. Technicznie korekta w KSeF może być szybsza niż tradycyjna wymiana plików PDF, bo nie ma sporu „która wersja jest właściwa”. Problemem jest jednak nie techniczne wprowadzenie korekty, ale moment powstania błędu. W KSeF błędna faktura od razu wywołuje skutki podatkowe, a korekta zmienia podstawę VAT, może zmienić moment rozliczenia i może wpłynąć na płatność (klient czeka na poprawny dokument).

Controller przestaje być wyłącznie osobą „sprawdzającą po fakcie”, a coraz częściej staje się architektem procesu fakturowania i obiegu danych. Znika nieformalny margines wystawienia dokumentów na poprzedni okres przed jego księgowym zamknięciem – zamiast tego pozostaje korekta.

Pojawiają się także inne obawy, pośrednio związane z controllingiem:
• uzależnienie od systemu państwowego i ryzyko awarii KSeF,
• pełna transparentność obrotów i psychologiczna (ale także biznesowa) bariera „oddania danych w czasie rzeczywistym”,
• koszty dostosowania systemów ERP, fakturowania i integracji,
• wyzwania organizacyjne związane ze zmianą procesów i szkoleniem pracowników.

Wpływ KSeF na cash flow i sprzedaż

Wpływ KSeF na płynność finansową bywa niedoszacowany. Klient nie może już powiedzieć: „nie dostałem faktury”. Dokument jest dostępny od razu, zawsze w tej samej wersji i w tym samym miejscu. To realnie otwiera możliwość skrócenia DSO (Days Sales Outstanding) – czyli średniego okresu spływu należności.

Lepsza kontrola VAT – będąca przede wszystkim korzyścią dla państwa – może także pomóc firmom w dokładniejszym planowaniu wypływów podatkowych. Podatek należny od sprzedaży jest widoczny od razu, a faktury zakupowe szybciej trafiają do rozliczeń.

Z drugiej strony pojawia się ryzyko. Data wystawienia faktury w KSeF zaczyna w praktyce determinować obowiązek VAT i moment wpływu należności. Jeśli sprzedaż „przytrzyma” fakturę, może to spowodować rozjechanie się cash flow i wyniku.

Największa zmiana mentalna dotyczy jednak sprzedaży. Mamy jedną wersję prawdy – koniec wymówek typu: „nie doszła”, „była zła wersja”, „wyślemy poprawioną”.
Jednocześnie controlling zyskuje możliwość bieżącego monitorowania sprzedaży, szybszego korygowania planów handlowych i zarządzania marżą. Handlowiec przestaje być wyłącznie sprzedawcą, a staje się częścią procesu finansowego.

Czy controlling powinien obawiać się KSeF?

Nie. Ale powinien się dobrze przygotować.

KSeF nie daje przewagi sam z siebie. Wymusza jednak porządek w danych i procesach. Dla controllingu oznacza to większy nacisk na zrozumienie procesów sprzedaży i fakturowania, prewencję błędów, projektowanie reguł walidacyjnych, pracę na zdarzeniach w czasie rzeczywistym oraz ścisłą współpracę IT, finansów i sprzedaży.

To, czy KSeF okaże się wrogiem czy sprzymierzeńcem controllingu, zależy już nie od systemu, lecz od tego, jak firma wykorzysta dane, które ten system wymusza.

Dr Grzegorz Rawicz-Mańkowski
Business Development Manager w firmie Controlling Systems. Od ponad 25 lat związany z rynkiem Business Intelligence. Wykładowca m.in. na Akademii Leona Koźmińskiego i Estonian Business School.