Zarządzanie płynnością finansową – czyli controlling cash flow

Zarządzanie płynnością finansową to jedno z kluczowych zadań, przed jakim stoi zarząd każdego przedsiębiorstwa. Rachunek przepływu środków pieniężnych, czyli cash flow, jest jednym z trzech elementów budowania pełnego sprawozdania finansowego firmy; zajmuje miejsce tuż obok bilansu oraz rachunku zysków i strat. Dlaczego cash flow pełni tak ważną rolę, czy faktycznie liczy się głównie zysk i jak możesz wesprzeć swoją firmę w sytuacji kryzysu związanego z pandemią COVID-19 dzięki controllingowi cash flow? Odpowiadamy.

Spis treści
Bieżące zobowiązania czy zysk?
Definicja
Planowanie z wyprzedzeniem
Skorzystaj z narzędzi controllingowych
Wsparcie w dobie kryzysu
Kilka słów o „what if”

Zarządzanie płynnością finansową. Czy zysk naprawdę jest ważniejszy od zdolności do pokrywania bieżących zobowiązań?

Zarządzanie płynnością finansową jest kwestią, która przez ostatnie lata raczej nie spędzała snu z powiek zarządom operujących w Polsce spółek. Działo się tak głównie za sprawą wyjątkowo dobrej koniunktury. Dla wielu bowiem firm, ostatnie lata były okresem dużych wzrostów – zarówno w liczbie zamówień jak i poziomie rentowności, co w połączeniu z przewidywalnością zachowań kontrahentów czy wypracowaną od czasu transformacji „kulturą płatniczą przedsiębiorstw”, pozwalało patrzeć na zarządzanie płynnością finansową z dość dużym spokojem. Pieniądz przepływał między firmami utartymi szlakami w spokojnym łańcuchu płatności – więc zagadnienie nie wymagało wiele uwagi.

Ale w czasach dobrobytu przedsiębiorcy skupiają się przede wszystkim właśnie na generowaniu zysku, profesjonaliści podkreślają, że nawet odnosząca znaczące sukcesy pod względem zysków firma może upaść, jeśli nie będzie w stanie utrzymać płynności. Brak zdolności do pokrywania bieżących zobowiązań związanych z produkcją, logistyką czy magazynowaniem jest znacznie groźniejszy niż brak zysku. Zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych – a z taką mamy przecież w tej chwili do czynienia – kluczowe wydaje się „utrzymanie się” przy równoczesnym zachowaniu zdolności do działania i spłaty kontrahentów. Generowanie zysku, choć niezwykle istotne, może w tym czasie schodzić jednak na drugi plan.

Czym jest płynność finansowa?

Zanim przejdziemy do tego, jak analizy cash flow mogą pomóc przedsiębiorcom w działaniu, przyjrzyjmy się samemu pojęciu. Czym właściwie jest płynność finansowa? Pojęcie to definiuje się jako zdolność do regulowania w terminie wszystkich bieżących zobowiązań przedsiębiorstwa. W czasach kryzysu warto pamiętać, że w ustalaniu poziomu cash flow można też wziąć pod uwagę nie tylko środki pieniężne, jakimi dysponuje przedsiębiorstwo, ale także inne zasoby materialne, uwzględniając zdolność do ich wymiany na gotówkę.
Aby jednak przeprowadzić pełną analizę cash flow, konieczne będzie także określenie wszystkich bieżących zobowiązań oraz ustalenie strumieni przepływów środków pieniężnych w analizowanym okresie.

Planowanie z wyprzedzeniem

Dzięki odpowiednio przeprowadzonej analizie przedsiębiorca jest w stanie przekrojowo ocenić stan finansowy swojej firmy. Usprawnia to pracę między innymi (ale nie wyłącznie) w obszarach takich, jak:

• prognozowanie, jak długo firma może utrzymać się na rynku przy zachowaniu obecnej wysokości zobowiązań bieżących i dochodów;
• prognozowanie sprzedaży na podstawie wiarygodnych danych dotyczących tego, co może udać się pozyskać na rynku w trudnej sytuacji kryzysowej, prognozowanie przychodów i kosztów, z jakimi wiązać się będzie podjęcie konkretnych działań;
• organizacja pracy zdalnej – sprawdzanie, czy cele są realizowane i czy porównywalny czas pracy każdego z pracowników przekłada się na realizację porównywalnej ilości zadań; ewidencjonowanie czasu pracy, produktywności i efektywności pracy poszczególnych pracowników.

Narzędzia controllingowe jako sposób na sprawne zarządzanie płynnością finansową w przedsiębiorstwie

Jak sprawnie zarządzać płynnością finansową w przedsiębiorstwie? Odpowiedź na to pytanie jest bardzo prosta i można zamknąć ją w jednym słowie: controlling. Specjaliści w tej dziedzinie działający m.in. pod szyldem Controlling Systems oferują dziś bowiem przedsiębiorcom profesjonalne narzędzia, dzięki którym możliwe jest zaimportowanie danych z dowolnych istniejących w firmie systemów ewidencyjnych, baz danych czy arkuszy kalkulacyjnych, a następnie przekształcenie ich w jasne informacje zarządcze prezentowane na czytelnych wykresach. Na ich podstawie można szybko przeanalizować sytuację w firmie i ocenić, czy jej stan, jeśli chodzi o cash flow, jest dobry i stabilny, czy stosunkowo dobry, ale od pewnego czasu się pogarsza, czy może jesteśmy realnie zagrożeni niemożnością utrzymania płynności w niedalekiej przyszłości. Dzięki temu możliwe jest podjęcie właściwych działań, a po ich wdrożeniu sprawdzenie, czy odnoszą zamierzony skutek i zaplanowanie kolejnych kroków. Można w ten sposób zminimalizować zagrożenie związane z ewentualnym pogłębianiem się kryzysu gospodarczego czy przedłużaniem lub ponownym wprowadzaniem ograniczeń, które mają zapobiec rozprzestrzenianiu się epidemii.

Skąd wiadomo, że to działa?

Najbardziej oczywistą odpowiedzią byłoby przebadanie wielu firm przed i po wdrożeniu narzędzi controllingowych a następnie wyciągnięcie jednego generalnego wniosku na ten temat. Niestety ze względu na różnorodność firm, ich oczekiwań czy rozłożenie wdrożeń w czasie – podejście takie wydaje się szalenie pracochłonne i najprawdopodobniej na skutek wielu uogólnień dość mało wiarygodne. Dużo lepszym dowodem wydają się potwierdzone sukcesami wdrożenia, gdzie jurorem w ocenie przydatności narzędzi controllingowych są menedżerowie lub właściciele tych konkretnych firmy, w których takie wdrożenia się odbyły – a takich mamy ponad 200 w całej Polsce. To właśnie ci menedżerowie pracując na tych narzędziach i rozwijając je przez lata najpełniej potwierdzają, że to działa 😊. Zobacz też Spotkania z użytkownikami.

Pewnego rodzaju szansą na sprawdzenie, że „to działa” jest prowadzona przez nas obecnie, w okresie epidemii COVID-19, akcja Pomoc dla firm, w ramach której udostępniamy formom możliwość wdrożenia uproszczonych rozwiązań controllingowych w ciągu 1 miesiąca (zamiast 4-6 miesięcy), z możliwością wycofania się po kwartale i wypróbowanie w boju tego co to firmie daje.

Dziś też, pewnego rodzaju argumentem może być przykład Niemiec – kraju, który bardzo szybko i sprawnie radzi sobie z kryzysem gospodarczym wywołanym pandemią COVID-19. Niemcy są bowiem również światowym liderem w stosowaniu narzędzi controllingowych, a niemieckie firmy uznają narzędzia controllingowe za nieodzowną część prowadzenia biznesu na równi z narzędziami do prowadzenie księgowości czy sprzedaży. W kraju tym controlling już dawno przeszedł z kategorii „nice to have” do „must be” i choć brak bezpośrednich powiązań stosowania controllingu w biznesie z radzeniem sobie kraju z epidemią, wydaje się, że pewnego rodzaju podejście analityczno-narzędziowe do radzenia sobie z problemami ma też jakiś wpływ na walkę z epidemią.

Wsparcie w dobie kryzysu. Metody i narzędzia do zarządzania płynnością finansową od Controlling Systems

Controlling Systems jest polską firmą, dlatego też zależy nam na wspieraniu rodzimej gospodarki i przedsiębiorców, również w zakresie tworzenia efektywnych metod i narzędzi do zarządzania płynnością finansową. Zdecydowaliśmy, że aktywnie włączymy się w zwalczanie negatywnych skutków kryzysu tak, jak możemy najlepiej. W ramach programu Pomoc dla firm w wersji 2.0 udostępniliśmy przedsiębiorcom 3 pomoce controllingowe, które wspomogą ich w trudnych momentach i zwiększą ich szanse na przetrwanie trudnych czasów. Pomocami tymi są:

• gotowe pulpity menedżerskie i modele cash flow – pozwalające na szybkie rozpoczęcie pracy z narzędziem,
• uproszczone konfiguracje systemów IT – pozwalające na szybkie wdrożenia w podstawowej funkcjonalności,
• bardziej elastyczny, kwartalny system licencyjny z możliwością wycofania się już po pierwszym kwartale – pozwalający firmom na obniżenie kosztów wejścia we wdrożenie, obniżenie wpływu takiego wdrożenia na wynik finansowy firmy w 2020 i realnie niwelujący ryzyko wdrożenia

Narzędzia te umożliwią przedsiębiorcom skorzystanie z większości zalet i ułatwień, jakie daje firmom controlling. Dzięki Pulpitom Menedżerskim, zasilanym automatycznie z dowolnych systemów dziedzinowych znajdujących się w firmie lub istniejących arkuszy kalkulacyjnych, mogą oni budować modele cash flow na podstawie kluczowych dla działalności firmy danych dotyczących kosztów i przychodów, włączając w to informacje dotyczące należności, które nie zostały jeszcze ściągnięte, a mogą stanowić istotny zastrzyk środków finansowych. Pulpity umożliwiają także odróżnienie kosztów koniecznych od kosztów opcjonalnych, czyli takich, z których można zrezygnować lub w jakiś sposób je zmniejszyć – przesunąć lub przenegocjować.

Dziękiwykorzystaniu nowoczesnych, profesjonalnych narzędzi, przedsiębiorcy korzystający z controllingu nie muszą za każdym razem tworzyć nowej bazy danych. Istnieje bowiem możliwość automatycznego zasilania analiz i raportów na podstawie zmian wprowadzanych systemach zasilających lub arkuszach. Możliwość systemowego udostępniania wybranych z analizy cash flow informacji innym pracownikom, zarówno finansistom jak i osobom odpowiedzialnym za zakupy czy przychody (sprzedaż) – pozwala na silniejsze angażowanie większego niż zazwyczaj zespołu w pilnowanie płynności przedsiębiorstwa.
Wizualizacja danych tabelarycznych w postaci czytelnych i przejrzystych wykresów uwzględniających kluczowe dane, zdecydowanie ułatwia pracę z cash flow członkom wszystkich zespołów mających wpływ na płynność. Pulpit Menedżerski dostarcza wielu informacji już na pierwszy rzut oka. Ponadto korzystając z tego typu narzędzi, można obserwować wiele zjawisk na jednym dynamicznym Pulpicie i przeprowadzać analizy danych.

Analizy pogłębione. Kilka słów o „what if”

Szczególne wrażenie na klientach robią możliwości Pulpitów w zakresie przeprowadzania analiz pogłębionych typu „what if” czy „drill down”. W analizach „what if” zarząd mając podpięte dane przychodowe, kosztowe może jednym klikiem symulować przyszłe sytuacje firmy:

• jeden klik i zarząd widzi cash flow po wejściu Tarczy,
• drugi klik i zarząd widzi cash flow po pogorszeniu się prognoz sprzedaży,
• trzeci klik i zarząd widzi co się dzieje, po wdrożeniu pierwszego programu oszczędnościowego.

Chcesz się przekonać, czy controlling to odpowiednie narzędzie dla Twojej firmy? Skorzystaj z naszej oferty i sprawdź to sam.

Dotychczas w ramach naszej akcji Pomoc dla firm uruchomiliśmy działania:

• Pomoc dla firm 1.0 – gdzie udostępniamy 4 narzędzia controllingowe za 1 zł na 3M
• Pomoc dla firm 2.0 – gdzie udostępniamy 3 pomoce do efektywnego controllingu płynności finansowej.
• Podsumowanie Propozycji – gdzie zbieramy wypracowane przez nas w czasie akcji Pomoc dla firm warunki finansowe pomocy