Controlling procesów

Controlling procesów – czyli wykorzystanie spójnych danych do podejmowania lepszych decyzji i ciągłego doskonalenia biznesu – w zależności od branży pozwala monitorować wskaźniki jakości, koszty surowców, rentowność produktów i klientów, zgodność procesów z recepturami czy wskaźniki efektywności. W dużych przedsiębiorstwach pozwala szczegółowo zrozumieć kluczowe zjawiska, minimalizować straty i stale optymalizować procesy biznesowe.

Spis treści:
Jak to działa?
Kompleksowa analiza
Porządek w raportach
Spójne przekształcanie danych
Dlaczego warto skorzystać z tych rozwiązań?
Wzrost efektywności organizacji
Wpływ na przyszłość firmy

Jak działa controlling procesów?

Controlling procesów efektywnie kształtuje decyzje podejmowane w przedsiębiorstwie. W znacznym stopniu ukierunkowany jest bowiem na wspieranie, analizowanie i monitorowanie działań, które mają na celu realizację celów przedsiębiorstwa. Do jego kluczowych cech należy bezpośredni związek z zarządzaniem. Dane wykorzystywane są zarówno do oceny wyników, jak i planowania przyszłych działań. Rozwiązanie to pozwala odejść od pracy na niespójnych źródłach informacji i przejść do zintegrowanego modelu, w którym wszystkie dane istotne dla procesów decyzyjnych pochodzą z jednego miejsca. Aby było to jednak możliwe, konieczne jest zastosowanie odpowiedniego systemu. W ich wdrażaniu specjalizuje się nasza firma – Controlling Systems – która oferuje w pełni autorskie narzędzie.

Przykładem działania controllingu procesów może być wdrożenie EUREKI w firmie Huf Polska, gdzie konieczna była analiza tysięcy transakcji magazynowych i danych produkcyjnych. Dzięki integracji danych w jednym miejscu menedżerowie mogli natychmiast wykrywać odchylenia – np. nagły wzrost braków na linii lakierowania – oraz reagować jeszcze w toku produkcji, zamiast po zamknięciu miesiąca.

Integracja działań

Nowoczesny controlling nie jest obciążony koniecznością ręcznego zestawiania danych bądź ich weryfikacji w różnych wersjach plików. W Controlling Systems kładziemy nacisk na zastosowanie narzędzi, które zdejmują z użytkowników potrzebę wykonywania powtarzalnych zadań technicznych. Zastosowanie naszych systemów pozwala tym samym skupić się w pełni na analizie procesów i formułowaniu rozwiązań, które będą optymalne dla menedżerów. W ten sposób controlling sprzyja kształtowaniu dobrych decyzji strategicznych, ponieważ nie ogranicza się wyłącznie do dostarczania raportów. Integracja procesów opartych na pewnym źródle danych z narzędziami raportowania pozwala na budowanie długoterminowych i realnych zmian biznesowych.

Porządek w raportach

Do problemów wielu organizacji należy ogromna liczba rozproszonych plików, które powstają w wielu działach i często zawierają odmienne wersje tych samych informacji. Autorzy mają nad nimi kontrolę wyłącznie we własnym zakresie, co daje tylko złudne poczucie bezpieczeństwa. W przypadku potrzeby stworzenia raportu bazującego na danych z wielu miejsc nietrudno o ujawnienie niespójności. Dane mogą się różnić i wymagać uzgadniania, co prowadzi do straty czasu. Controlling w obszarze procesów może wyeliminować te trudności, ponieważ bazuje na wiarygodnym źródle danych. Nasz autorski system EURECA pozwala na integrację wielu obszarów przedsiębiorstwa we wspólnej bazie, włącznie z finansami, produkcją czy sprzedażą. Rozwiązanie to stabilizuje raportowanie w procesie zarządczym, niwelując konieczność każdorazowego porządkowania danych. Menedżerowie mogą otrzymać zestawienia o spójnej strukturze i opisach, a tym samym wyeliminować wątpliwości dotyczące wiarygodności informacji.

Dobrym przykładem uporządkowania danych jest nasze wdrożenie w firmie Drobex, w którym EURECA połączyła informacje z pięciu różnych systemów (ERP, produkcja, kadry, RCP, system zakupu żywca). Wcześniej analizy rentowności klientów wykonywano ręcznie w Excelu, co powodowało częste rozbieżności. Po integracji dane stały się spójne, a raporty rentowności – dostępne od ręki.

Spójne przekształcanie danych

Controlling w tym obszarze skupia się również na porządkowaniu sposobu, w jaki gromadzone są dane. W wielu podmiotach informacje dotyczące produkcji, sprzedaży czy środowiska pracy funkcjonują oddzielnie i nie są ze sobą powiązane, przez co ich analiza wymaga ręcznej integracji. W przypadku rosnącej skali działalności model taki może szybko przestać być wydolny. Odpowiednie narzędzie pozwala na przygotowanie jednego repozytorium obejmującego strukturę budżetową czy tematyczne bazy danych oraz przedstawienie informacji według wspólnych zasad. Nasz system EURECA pozwala na budowanie wydzielonych obszarów danych, które obejmują konkretne procesy czy miary. Repozytorium przygotowane w ten sposób stanowi podstawę do monitorowania działalności bieżącej, a także realizacji planów. Plików, danych, udziałów czy lokalizacji nie trzeba zestawiać ręcznie, ponieważ są one pobierane i analizowane w jednej przestrzeni. W ten sposób natychmiastowo wykrywamy wszelkie odchylenia, oceniamy efektywność działań i analizujemy trendy.

Dlaczego warto wdrożyć controlling procesów w przedsiębiorstwie?

Controlling procesów polega nie tylko na gromadzeniu danych, ale też tworzeniu narzędzi wspierających codzienną pracę menedżerów. Do kluczowych czynników należy możliwość monitorowania planów, szybkiego sprawdzania sytuacji bieżących czy analizowania odchyleń. Na uwagę w naszym systemie EURECA zasługuje hurtownia danych, która łączy w sobie informacje z różnych źródeł oraz stanowi dobrą podstawę do prezentowania istotnych wskaźników w spójnej formie. Taki controlling nie tylko skraca czas raportowania, ale też ogranicza powtarzalne czynności. Zadania realizowane wcześniej przez wiele dni mogą być wykonane w ciągu jednego dnia. Wzrasta też zakres wsparcia zapewnianego menedżerom, ponieważ pojedynczy zespół jest w stanie obsłużyć wiele działów lub spółek.

Wzrost efektywności organizacji

Controlling skupiony na procesach może znacząco wpłynąć na sposób funkcjonowania organizacji. Dane pozyskane z pojedynczego i wiarygodnego źródła pomagają w podejmowaniu decyzji zarówno krótkoterminowych, jak i długoterminowych. Menedżerowie nie muszą weryfikować informacji z wielu miejsc ani pozyskiwać archiwalnych plików, co ogranicza ryzyko błędów i przyspiesza reakcje na zmiany w otoczeniu firmy. Efekty te dotyczą również zasobów ludzkich. Pracownicy wcześniej zestawiający i uzgadniający dane mają czas na prace analityczne, projektowanie nowych kierunków działań i rozwój procesów. Dla firmy oznacza to wzrost efektywności działów controllingowych bez potrzeby zatrudniania nowych osób. Nie bez znaczenia pozostaje wpływ na sferę operacyjną, ponieważ uporządkowane procesy zarządcze pomagają w planowaniu inwestycji, kształtowaniu kierunków rozwoju czy analizie opłacalności projektów.

W Drobexie controlling procesów umożliwił precyzyjne wyliczenie rentowności każdego wyrobu i każdego klienta, z uwzględnieniem typu asortymentu, sposobu pakowania oraz stanu przetworzenia. Dzięki temu firma mogła świadomie eliminować nierentowne kontrakty i optymalizować ceny, co bezpośrednio przełożyło się na wynik finansowy.

Wpływ na przyszłość firmy

Narzędzia procesowe w controllingu pozwalają na stworzenie warunków, w których rozwój organizacji jest bardziej przewidywalny i bazuje na świadomie zaplanowanych działaniach. Dane spójne, kompletne i aktualne pomagają w analizowaniu historii i kreowaniu przyszłości na jej podstawie. Podejście to stanowi fundament rozwiązań oferowanych przez Controlling Systems, gdzie stawiamy na rozwiązania łączące funkcje planistyczne, analityczne i raportowe. Za ich pomocą można budować narzędzia wspierające procesy decyzyjne, które bazują na rzetelnych informacjach z każdego obszaru działalności. Controlling procesów nie ogranicza się dzięki temu wyłącznie do ewidencji danych, lecz stanowi sposób na transformację organizacyjną. Firmy korzystające z naszych systemów szybciej reagują na zmiany, efektywniej wykorzystują zasoby i sprawniej tworzą nowe kierunki rozwoju. W rezultacie zyskują pełną kontrolę nad procesami, a nie tylko nad wynikami.

W Jantoń S.A. controlling procesów stał się podstawą do budowy całego systemu wskaźników KPI – od poziomu zakładu po poszczególnych brygadzistów. Połączenie danych z systemu ERP i MES pozwala firmie przewidywać obciążenia produkcji, identyfikować wąskie gardła i planować działania korygujące w dłuższej perspektywie.

W artykule wykorzystano informacje pochodzące z przykładów wdrożeń:
Case study – wdrożenie systemu EURECA w firmie produkcyjnej Huf Polska
Case study – wdrożenie systemu controllingowego w firmie DROBEX
Case study – recepta na dobre wyniki finansowe na przykładzie firmy Jantoń

Wybór oferty Controlling Systems może się przyczynić do budowania przewagi konkurencyjnej, nawet w bardzo zmiennym otoczeniu.

Zachęcamy do kontaktu i zadawania pytań w formie konsultacji wstępnych.