Planowanie budżetu firmy a magia, czyli jak zrobić budżet możliwy do osiągnięcia

Planowanie budżetu w firmie jest zwykle poprzedzone czasem „snucia marzeń”, zwanym inaczej sesjami strategicznymi. Amerykanie uważają umiejętność snucia marzeń za jedną z najważniejszych cech współczesnego managera – tylko w ten sposób można w ogóle rozpocząć jakąkolwiek działalność w biznesie i ją rozwinąć. Co jakiś czas do marzeń powracamy i sprawdzamy, jak daleko posunęliśmy się w ich realizacji, przy okazji wymyślając nowe. To normalny, zdrowy mechanizm. Źle zaczyna się dziać, gdy nasze marzenia rosną zbyt szybko i są zbyt oddalone od naszej obecnej rzeczywistości. Ten stan w bardzo wielu przypadkach budzi frustrację, a dramatyczne próby zniwelowania różnicy zwykle skazane są na porażkę.

Spis treści:
Jak to zwykle wygląda?
Jak poradzić sobie z nierealnymi wizjami?

Jak często wygląda planowanie budżetu w firmie?

Niestety w bardzo wielu firmach podczas planowania budżetu mamy do czynienia z takim właśnie mechanizmem – czas snucia marzeń, czyli sesja strategiczna z udziałem „wszystkich świętych”, tj. właścicieli, inwestorów czy rady nadzorczej, często kończy się ambitnymi, lecz nierealnymi w zakładanym okresie wizjami. To bardzo ważne – nie chodzi o to, że wizje są złe, tylko nierealne do spełnienia w ciągu roku.
Często zresztą wyniki tego rodzaju spotkań obarczone są skutkami czysto ludzkich słabości osób je tworzących – ot po prostu ktoś przyjmuje zbyt ambitne zadanie, ponieważ nie chce być uważany za słabego, komuś brak asertywności, często grupa nie potrafi nic ciekawego wymyślić, więc wymyśla zaklęcie typu: naszym hitem będzie produkt X i przyniesie nam 30% wzrost sprzedaży, czasem po prostu ktoś pod kimś dołki kopie (ale na to już trudno coś poradzić, nie będąc kopiącym ani podkopywanym).

Jak poradzić sobie z nierealnymi wizjami podczas planowania budżetu firmy?

Przełożenie tego wszystkiego na proces planowania budżetu w firmie powoduje zwykle spore problemy z realizacją budżetu. Mało tego, częstym problemem jest zrealizowanie zakładanego budżetu kosztów niezależnie od niezrealizowania zbyt optymistycznego, przeszacowanego budżetu przychodów. A to potrafi się skończyć bardzo źle.
Jak wobec tego poradzić sobie z tym problemem?

• Najprostszym rozwiązaniem jest oddzielenie w budżecie tego, co jest rzemiosłem i wynika z normalnej, dającej się przewidzieć działalności (i w związku z tym powinno być zaplanowane z dużą precyzją) od tego, co stanowi wyzwanie, bardziej lub mniej ambitny cel do realizacji.
• Czasem dobrze jest wręcz wyłączyć te dwie pozycje w odrębnych wierszach w arkuszach budżetowych lub dla każdej komórki stworzyć dwa budżety składowe – rzemieślniczy i artystyczny.
• Wtedy już na etapie tworzenia budżetu przekonamy się, jaka część naszych wyników stanowi przewidywalną, w miarę prawdopodobną wielkość, a jaka pochodzi z nowych rynków/ produktów/ działań – „ekstrasów”. Mając odpowiednie narzędzia (reklamować się w tym miejscu nie wypada :-)), możemy skojarzyć ze sobą w budżecie przychodową i kosztową stronę naszej normalnej działalności i ekstrasów oraz porównać wyniki.
• Jeśli ekstrasy stanowią niepokojąco dużą część naszej nadwyżki finansowej lub od ich uzyskania zależy osiągnięcie takiej nadwyżki, to znaczy, że zaczynamy zanadto ufać magii i czas powrócić na Ziemię. Jeśli nie mają one w ogóle znaczenia, to być może warto jeszcze raz odbyć czas snucia marzeń, bo inaczej nasza firma popadnie w stagnację.

Zobacz też:
2-3 procentowe wzrosty sprzedaży w firmie o obrotach powyżej 100 mln zł – dzięki lepszemu wykorzystaniu danych.
Budżetowanie w przedsiębiorstwie. Jak usprawnić ten proces w organizacji projektowej? Poznaj przykład Edipresse Polska S.A.

Warto też pamiętać o możliwie równomiernym obdzieleniu ekstrasami całej firmy – znam przypadek przedsiębiorstwa, w którym wszystkie wyzwania powierzono jednemu menadżerowi. Cała firma miała według budżetu po prostu zarobić na swoje koszty (czyli wyjść na zero), a wyniki tego jednego zespołu miały wygenerować cały zysk firmy. Oczywiście bez żadnego dodatkowego wspomagania, inwestycji itp. Było to działanie z pogranicza magii, menadżer nie wytrzymał presji, jego zespół się rozpadł, a firma popadła w kłopoty. A być może wystarczyło postawić trochę wyzwań przed każdym kierownikiem. Zatem pamiętajmy, tworząc budżet – trawestując jeden ze sloganów reklamowych – trzeba trochę magii w zwyczajnym świecie.

Andrzej Piech
Czołowy konsultant Controlling Systems i wieloletni praktyk w obszarach: controllingu, finansów i rachunkowości