Planowanie budżetu w firmie jest zwykle poprzedzone czasem „snucia marzeń”, zwanym inaczej sesjami strategicznymi. Amerykanie uważają umiejętność snucia marzeń za jedną z najważniejszych cech współczesnego managera – tylko w ten sposób można w ogóle rozpocząć jakąkolwiek działalność w biznesie i ją rozwinąć. Co jakiś czas do marzeń powracamy i sprawdzamy, jak daleko posunęliśmy się w ich realizacji, przy okazji wymyślając nowe. To normalny, zdrowy mechanizm. Źle zaczyna się dziać, gdy nasze marzenia rosną zbyt szybko i są zbyt oddalone od naszej obecnej rzeczywistości. Ten stan w bardzo wielu przypadkach budzi frustrację, a dramatyczne próby zniwelowania różnicy zwykle skazane są na porażkę.
Spis treści:
Jak to zwykle wygląda?
Jak poradzić sobie z nierealnymi wizjami?
Niestety w bardzo wielu firmach podczas planowania budżetu mamy do czynienia z takim właśnie mechanizmem – czas snucia marzeń, czyli sesja strategiczna z udziałem „wszystkich świętych”, tj. właścicieli, inwestorów czy rady nadzorczej, często kończy się ambitnymi, lecz nierealnymi w zakładanym okresie wizjami. To bardzo ważne – nie chodzi o to, że wizje są złe, tylko nierealne do spełnienia w ciągu roku.
Często zresztą wyniki tego rodzaju spotkań obarczone są skutkami czysto ludzkich słabości osób je tworzących – ot po prostu ktoś przyjmuje zbyt ambitne zadanie, ponieważ nie chce być uważany za słabego, komuś brak asertywności, często grupa nie potrafi nic ciekawego wymyślić, więc wymyśla zaklęcie typu: naszym hitem będzie produkt X i przyniesie nam 30% wzrost sprzedaży, czasem po prostu ktoś pod kimś dołki kopie (ale na to już trudno coś poradzić, nie będąc kopiącym ani podkopywanym).
Przełożenie tego wszystkiego na proces planowania budżetu w firmie powoduje zwykle spore problemy z realizacją budżetu. Mało tego, częstym problemem jest zrealizowanie zakładanego budżetu kosztów niezależnie od niezrealizowania zbyt optymistycznego, przeszacowanego budżetu przychodów. A to potrafi się skończyć bardzo źle.
Jak wobec tego poradzić sobie z tym problemem?
Zobacz też:
2-3 procentowe wzrosty sprzedaży w firmie o obrotach powyżej 100 mln zł – dzięki lepszemu wykorzystaniu danych.
Budżetowanie w przedsiębiorstwie. Jak usprawnić ten proces w organizacji projektowej? Poznaj przykład Edipresse Polska S.A.
Warto też pamiętać o możliwie równomiernym obdzieleniu ekstrasami całej firmy – znam przypadek przedsiębiorstwa, w którym wszystkie wyzwania powierzono jednemu menadżerowi. Cała firma miała według budżetu po prostu zarobić na swoje koszty (czyli wyjść na zero), a wyniki tego jednego zespołu miały wygenerować cały zysk firmy. Oczywiście bez żadnego dodatkowego wspomagania, inwestycji itp. Było to działanie z pogranicza magii, menadżer nie wytrzymał presji, jego zespół się rozpadł, a firma popadła w kłopoty. A być może wystarczyło postawić trochę wyzwań przed każdym kierownikiem. Zatem pamiętajmy, tworząc budżet – trawestując jeden ze sloganów reklamowych – trzeba trochę magii w zwyczajnym świecie.
Andrzej Piech
Czołowy konsultant Controlling Systems i wieloletni praktyk w obszarach: controllingu, finansów i rachunkowości