Budżetowanie sprzedaży

Budżetowanie sprzedaży to proces, który obejmuje różne czynności związane z planowaniem, opracowywaniem i zatwierdzaniem budżetu handlowego oraz jego późniejszym kontrolowaniem. Działania te umożliwiają monitorowanie realizacji poszczególnych zadań, a także ułatwiają zrządzanie nimi z różnych poziomów. Celem takich czynności jest zarówno wzrost efektywności sprzedaży i wykorzystania zasobów, jak i wskazanie niezbędnych procesów oraz osadzenie ich w ściśle określonym czasie.

Spis treści:
Czym jest?
Najważniejsze cele
Kluczowe funkcje
Jak wygląda?
Zastosowanie odpowiedniego systemu
Wybór modelu
Dane

Czym jest budżetowanie sprzedaży?

Budżetowanie sprzedaży to jeden z kluczowych elementów controllingu, w którym specjalizuje się nasza firma Controlling Systems. Za pomocą naszego systemu controllingowego EURECA jesteśmy w stanie pomagać przedsiębiorstwom tworzyć bardzo funkcjonalny i elastyczny system informacji zarządczej, a także usprawnić procesy związane z tworzeniem i kontrolowaniem budżetu. Działania te ułatwiają opracowywanie prognoz i planów dotyczących sprzedaży produktów i usług, umożliwiając szacowanie przychodów na podstawie analiz danych, popytu, trendów rynkowych oraz innych czynników.

Najważniejsze cele

Jednym z najważniejszych celów budżetowania jest planowanie strategiczne na podstawie sprawdzonych informacji. Proces ten pozwala na określenie odpowiednich priorytetów i wdrożenie właściwych strategii, a także umiejętne dostosowanie dostępnych zasobów i działań. Budżetowanie służy też do kontrolowania i monitorowania danych związanych z handlem. Za jego pośrednictwem da się porównywać aktualne wyniki sprzedaży z założonymi planami, aby oceniać skuteczność podejmowanych czynności, identyfikować wszelkie odchylenia od budżetu oraz wprowadzać korekty niezbędne do poprawy wyników. Celem takich działań jest również usprawnienie zarządzania kosztami i przychodami, co odbywa się poprzez określenie odpowiednich marży, analizę struktury finansowej przedsiębiorstwa czy optymalizację rentowności. Ustalenie celów sprzedażowych i śledzenie postępów ma ponadto znaczenie dla właściwej alokacji zasobów związanych z marketingiem i promocją.

Kluczowe funkcje

Budżetowanie jest procesem spełniającym istotną funkcję informacyjną. Za jego pośrednictwem menedżerowie otrzymują dane dotyczące stopnia realizacji zadań w ramach wybranych okresów czasowych, co stanowi podstawę w zarządzaniu sprzedażą. Ułatwia też koordynację działań, ponieważ ujmuje je w jednym i spójnym budżecie. To z kolei przekłada się na spójność i zgodność poszczególnych obszarów firmy z głównymi celami przedsiębiorstwa w zakresie sprzedaży. Proces ten spełnia również funkcję motywacyjną, ponieważ wywiera wpływ na pracowników odpowiedzialnych za opracowanie budżetu i zachęca ich do tworzenia planów ambitnych i jednocześnie możliwych do realizacji. Nie bez znaczenia pozostaje także funkcja kontrolna. Kwestia ta jest istotna pod kątem oceny stopnia wykonania poszczególnych zadań. Kontrola wstępna dotyczy samego sporządzania budżetu, bieżąca dotyczy jego realizacji, a wynikowa jest przeprowadzana po zakończeniu wykonania budżetu. Rozwiązanie to ułatwia określanie różnic względem założonego planu, a tym samym stanowi podstawę do analizy ewentualnych odchyleń.

Jak wygląda budżetowanie sprzedaży?

Budżetowanie sprzedaży jest przeprowadzane w kilku etapach. Na początek należy opracować założenia do budżetu i sam budżet, a następnie go uzgodnić oraz zatwierdzić. W kolejnej fazie następuje faktyczna realizacja i kontrola wykonania budżetu, po czym można przystąpić do oceny wyników sprzedaży. W praktyce proces ten opiera się nie tylko na działaniach przygotowawczych, takich jak ustalenie celów i środków umożliwiających stworzenie i zaakceptowanie budżetu. Niezbędne jest też opracowanie odpowiednich założeń, a następnie zweryfikowanie stopnia ich wykonalności przy jednoczesnej kontroli i przeprowadzaniu korekt.

Zastosowanie odpowiedniego systemu

Budżetowanie jest jednym z działań umożliwiających realizację obranej strategii. Dla przedsiębiorstwa kluczowe znaczenie powinny mieć analizy różnych scenariuszy na etapie planowania rocznego czy tworzenia prognoz kwartalnych i miesięcznych, a także wiedza o wpływie poszczególnych działań na ostateczne wyniki finansowe. W praktyce zarządzanie wieloma wariantami planistycznymi jest trudne z poziomu zwykłego arkusza kalkulacyjnego. Z tego względu nasza firma opracowała i od 2003 roku rozwija autorski system EURECA, który znacząco usprawnia różne procesy związane z controllingiem. Za jego pomocą można automatycznie tworzyć różne wersje budżetu, a także wprowadzać komentarze dostępne w analizach wielowymiarowych. System ten pozwala na zbudowanie dowolnego modelu budżetowego, który będzie optymalnie dopasowany do potrzeb zarządczych oraz strategii przedsiębiorstwa pod kątem sprzedaży.

Wybór modelu budżetowego

W systemie Eureca budżetowanie może być realizowane w różnym zakresie. W ujęciu wielowymiarowym umożliwia zarządzanie budżetem sprzedaży z jednoczesnym podziałem na wybrane grupy asortymentowe, segmenty rynku czy regiony geograficzne. Przy okazji możliwe jest uwzględnienie kosztów na podstawie ich rodzaju, procesów, projektów czy źródeł powstawania. Budżetowanie wielomiarowe jest z kolei sposobem na jednoczesne planowanie i obserwowanie różnych miar dla pojedynczego zjawiska związanego ze sprzedażą, np. ceny jednostkowej, wartości czy ilości. W przypadku budżetowania wielookresowego, nie trzeba ograniczać się do rocznego okresu księgowego. Rozwiązanie to pozwala na zarządzanie budżetami projektów związanych ze sprzedażą i funkcjonujących w konkretnych przedziałach miesięcznych bądź też inwestycji zaplanowanych nawet na kilka lat. Na naszej stronie internetowej znajduje się wiele innych informacji o korzyściach, które można uzyskać dzięki oferowanym rozwiązaniom.

Dane budżetowe

Narzędzie wdrażane przez naszą firmę Controlling Systems umożliwia użytkownikom wyjątkowo rozbudowaną prezentację danych. Poza standardowymi informacjami dotyczącymi planów, realizacji czy odchyleń narastających i okresowych, system Eureca może prezentować również inne wielkości. Dotyczy to takich parametrów, jak chociażby stopień realizacji budżetu, dynamika jego wykonania w wariancie okresowym i rocznym, wykonanie roku ubiegłego oraz cele budżetowe i odchylenia od nich. Dane budżetowe są następnie wykorzystywane w analizach i raportach, co ułatwia realizację rewizji budżetowych. Sam model budżetowy jest zintegrowany z modelem planistycznym, dlatego system znacząco wspomaga proces planowania celów z uwzględnieniem działań, budżetów cząstkowych i finalnego budżetu całościowego. Model planistyczno-budżetowy może być zakończony wskaźnikami i sprawozdaniami finansowymi nie tylko dla jednej spółki, ale też całej grupy w formie sprawozdań skonsolidowanych oraz w wielu różnych walutach. Zapraszamy do sprawdzenia oferty naszej firmy Controlling Systems, a także nawiązania z nami kontaktu i zdawania pytań na temat współpracy.