Zarządzanie uczelnią wyższą z wykorzystaniem systemu controllingowego EURECA na przykładzie SWPS

Zarządzanie uczelnią wyższą to zadanie wymagające niestandardowego podejścia — z uwagi na specyficzne realia prawne i organizacyjne było to jedno z pierwszych w Polsce wdrożeń controllingu dopasowanego do potrzeb szkolnictwa wyższego.

Spis treści:
Uwarunkowania początkowe
Cel Projektu
Przebieg Projektu
Konfiguracja systemu i specyfika projektu
Efekty Wdrożenia

Zobacz też:
System controllingowy dla uczelni wyższych – opis możliwości szczególnych dla szkolnictwa wyższego

Stan wyjściowy czyli zarządzanie uczelnią przed wdrożeniem

Zarządzanie uczelnią w obu przypadkach (SWPS i WSNHiD) opierało się m.in. na wcześniej wdrożonym systemie SIMPLE.ERP, który obejmował moduły obrotu towarowego, finansów, majątku trwałego oraz personelu. System ERP został zintegrowany z systemem dziekanatowym („UXP”) na poziomie dynamicznej wymiany danych – importu naliczeń czesnego z UXP oraz eksportu danych o rozrachunkach ze studentami do UXP.

Uczelnia miała też od kilku lat wdrożony nowy, wielowymiarowy plan kont bilansowych i budżetowych. Budżetowanie było jednak realizowane przy pomocy zestawu arkuszy kalkulacyjnych. Wykonanie budżetu monitorowano przy pomocy eksportu danych z systemu ERP do arkuszy budżetowych – było to bardzo pracochłonne i obarczone ryzykiem błędów.

Wyzwaniem były zatem:

• wysoki koszt pozyskania i analizy danych (każdy raport wymagał dużego nakładu pracy na czynności związane z definiowaniem zakresu danych, eksportem danych z systemów oraz czyszczeniem i agregowaniem danych),
• utrudniony dostęp do informacji o wykonaniu budżetu dla kierowników liniowych (dane w arkuszach budżetowych pokazywały salda kont, uzyskanie informacji o obrotach wymagało sporządzenia odrębnych raportów),
• długi czas składania budżetu oraz sporządzania reprognozy,
• łatwość powstania błędów w procesie składania arkuszy budżetowych w raporty.

W efekcie proces finansowy był dla uczelni bardzo kosztowny, zaś czas potrzebny na uzyskanie informacji nieakceptowalnie długi. Dodatkowo ograniczenia kadrowe sprawiały, że liczba i jakość informacji dostarczanych osobom podejmującym decyzje zarządcze była niewystarczająca dla potrzeb nowoczesnej organizacji. Dlatego też podjęto decyzję o wdrożeniu narzędzia umożliwiającego zwiększenie efektywności zarządzania finansami.

Cel Projektu

Celem głównym projektu była poprawa jakości zarządzania finansami – przede wszystkim poprzez:

• usprawnienie procesu budżetowania na uczelni, poprzez wdrożenie narzędzi do tworzenia, modyfikacji oraz analizy wykonania budżetu,
• wsparcie podejmowania decyzji finansowych dzięki stworzeniu zintegrowanego systemu planowania oraz monitorowania wykonania planów,
• zautomatyzowanie rachunkowości finansowej i zarządczej oraz zarządzanie zasobami finansowymi i rozrachunkami, w oparciu o zdefiniowane i udostępnione raporty,
• wsparcie weryfikacji rentowności działalności uczelni w skali makro i mikro, a więc na poziomie całej uczelni, jak i poszczególnych wydziałów, jednostek, komórek organizacyjnych, czy elementów oferty edukacyjnej,
• pozyskanie przez użytkowników wystarczającej wiedzy do samodzielnego korzystania z wdrożonych rozwiązań.

Przebieg Projektu

Projekt przebiegł bardzo sprawnie, w odróżnieniu od wielu innych wdrożeń systemów informatycznych w uczelniach wyższych. Jednym z głównych czynników sukcesu było samo zdefiniowanie jego zakresu przez Klienta. Uczelnia postanowiła bowiem skupić się na wdrożeniu wyłącznie rozwiązania controllingowego (odpowiadającego za kwestie analiz, raportowania oraz budżetowania zamiast kompleksowej informatyzacji uczelni (obejmującej kilka systemów i sprzęt). W wyniku przetargu zdecydowano się na system EURECA – kryterium wyboru były możliwości samego oprogramowania, doświadczenie dostawcy oraz oczywiście cena. Projekt trwał 8 miesięcy (rozpoczął się pod koniec maja 2013 a zakończył w styczniu 2014), a cały jego budżet wyniósł nieco ponad 300 000 PLN brutto.

Uniknięto błędu, jakim jest zbyt szerokie zdefiniowanie zakresu wdrożenia.

Zobacz też:
System controllingowy dla uczelni wyższych – opis możliwości szczególnych dla szkolnictwa wyższego

Konfiguracja systemu i specyfika projektu

System zasilany jest danymi z dwóch instancji oprogramowania SIMPLE, funkcjonujących w obu uczelniach, Hurtownia Danych zawiera informacje z takich obszarów, jak:

• TRANSAKCJE KSIĘGOWE
• NALEŻNOŚCI / ZOBOWIĄZANIA
• WYNAGRODZENIA
• DANE KADROWE

Ponadto system zasilany jest danymi ilościowymi m.in.: dotyczącymi liczby studentów na poszczególnych kierunkach, latach studiów, lokalizacjach itp. Z systemem pracuje obecnie 6 użytkowników w Dziale Controllingu oraz 30 właścicieli budżetów cząstkowych. Wyzwania związane z budową modelu controllingowego w realiach uczelni wyższej obejmują:

• wiele różnych źródeł finansowania uczelni i konieczność rozliczenia każdego z nich osobno (wpływy z czesnego, granty, dotacje, projekty UE, projekty komercyjne itp.),
• wiele jednostek posiadających swoje budżety cząstkowe (instytuty, wydziały, działy operacyjne),
• zróżnicowaną ofertę wielu kierunków i stopni studiów oraz studiów podyplomowych,
• podział obszarów działalności uczelni na dydaktykę, badania, komercjalizację nauki, administrację.

Efekty Wdrożenia czyli nowa jakość zarządzania uczelnią

Dzięki wdrożeniu systemu EURECA udało się między innymi:

• na bieżąco monitorować rentowność każdego wydziału i kierunku z uwzględnieniem poszczególnych składowych – zarówno globalnie, jak i w przeliczeniu na jednego studenta,
• usprawnić zarządzanie budżetami z uwzględnieniem struktury organizacyjnej i geograficznej uczelni, a także prowadzonych projektów, oferowanych produktów, źródeł finansowania itp.,
• uzyskać możliwość szczegółowej analizy kosztów osobowych według typów zatrudnienia, składników płacowych oraz przyporządkowania do konkretnych kierunków studiów,
• na bieżąco monitorować rachunki marż pokrycia poszczególnych jednostek z rozróżnieniem rodzajów przychodów / źródeł finansowania, kosztów osobowych i nieosobowych dla dydaktyki i działalności naukowej oraz pozostałych składników kosztów – dzięki temu uczelnia ma możliwość monitorowania efektywności ekonomicznej tych jednostek,
• stworzyć warunki do usprawnienia rozliczania projektów UE,
• stworzyć warunki do efektywnego rozliczania grantów na badania i dotacje, z uwzględnieniem podziału na instytucje finansujące i rodzaje projektów.

Zobacz też:
System controllingowy dla uczelni wyższych – opis możliwości szczególnych dla szkolnictwa wyższego

Wszystkie te informacje są teraz dostępne na bieżąco, w trybie „samoobsługowym” dla poszczególnych zainteresowanych. Dla każdego projektu wiadomo: jaki jest budżet, jakie jest jego wykorzystanie (i co się na nie złożyło), ile środków pozostało do wykorzystania i w jakim okresie. To niesłychanie usprawnia zarządzanie uczelnią i jej finansami.

Rzecz jasna, wszystkie te informacje poparte są automatycznie generowanymi raportami, dotyczącymi standardowej analizy przedsiębiorstwa (takimi, jak m.in. Bilans, RZiS, wiekowanie należności, analiza wskaźnikowa, czy wyliczenie kapitału pracującego). Cały proces weryfikacji danych i raportowania udało się zautomatyzować, dzięki czemu pracochłonność tych zadań spadła o 80%, zaś odzyskany czas przeznaczyć na dodatkowe raporty i pogłębione analizy.

Najważniejszym efektem wdrożenia, podkreślanym przez użytkowników jest łatwy i bezpośredni dostęp do danych kadrowo-płacowych oraz danych o wykonaniach budżetów. „Najważniejszym efektem wdrożenia jest dla nas bezpośredni i efektywny dostęp do informacji zarządczej na różnych poziomach operacyjnych Uczelni” – mówi Marcin Gędziorowski, Dyrektor Finansowy SWPS – „Bardzo doceniamy Controling Systems za wsparcie udzielone nam podczas wdrożenia oraz terminową współpracę”.

„To był bardzo ciekawy projekt – podsumowuje Małgorzata Lech, szefowa Projektu po stronie CONTROLLING SYSTEMS – controlling w realiach uczelni wyższej ma bardzo wiele specyfiki, ale też zdumiewająco dużo podobieństw z controllingiem prowadzonym w przedsiębiorstwach usługowych. Pracowaliśmy z bardzo kompetentnym i inspirującym nas zespołem po stronie Klienta – co również jest dużą wartością takiego przedsięwzięcia. Jako Project Manager doceniam bardzo profesjonalne podejście i prowadzenie projektu po stronie Klienta”.

„EURECA dała nam efektywny dostęp do informacji zarządczej na różnych poziomach operacyjnych Uczelni”.