Budżetowanie i controlling w firmach usługowych na przykładzie Start People Polska Sp. z o.o.

Firma zajmująca się leasingiem pracowników, usługowym naliczaniem płac oraz innymi usługami z zakresu HR wdrożyła rozwiązanie wspomagające procesy budżetowania i controllingu – system EURECA.

Spis treści:
Dlaczego zdecydowano się usprawnić procesy?
Potrzeba wnikliwej analityki
System EURECA na ratunek
Jak zaplanowano prace wdrożeniowe?
Czas zmian
Kluczowy czynnik
Efekty

Dlaczego Start People Polska Sp. z o.o. zdecydowało się na usprawnienie budżetowania i controllingu?

Start People Polska Sp. z o.o., które wdrożyło system do budżetowania i controllingu EURECA, jest częścią holenderskiej grupy USG People, świadczącej tego typu usługi w całej Europie. Przedsiębiorstwo to jest dużą organizacją zatrudniającą dla swoich klientów ponad 14 000 osób w 22 oddziałach firmy. Realizują oni zlecenia dla ponad 200 klientów, z którymi zawartych jest kilkaset umów o współpracę, dotyczących czynności klasyfikujących się do różnorodnych kategorii.

Specyfika firmy i jej usług oraz ilość informacji, jaka codziennie musi być przetwarzana, zrodziły konieczność wdrożenia systemu informatycznego, który w sposób efektywny potrafi gromadzić, przetwarzać i zarządzać informacją finansową.
Celem nadrzędnym wdrożenia miało być przekazanie managerom narzędzia, które w sposób jednoznaczny ograniczy ilość przesyłanych drogą mailową plików excelowych i umożliwi korzystanie z jednej bazy danych bez manualnej ingerencji osób trzecich. W następnym etapie skupiono się na wielkościach planowanych oraz na kontroli ich realizacji.
„Podejmując decyzję o zakupie i wdrożeniu systemu controllingowego, kierowaliśmy się przede wszystkim elastycznością narzędzia. Mając wiedzę na temat różnorodności informacji, jakie chcemy przetwarzać i jakimi zarządzamy, przekrojów czasowych i terytorialnych oraz, co najważniejsze, dynamicznych zmian, jakie dokonują się w strukturze firmy, potrzebowaliśmy narzędzia, które sprosta tym wszystkim wymogom. Chcieliśmy mieć narzędzie, które w „odpowiednich rękach” będzie żyło i zmieniało się wraz ze zmianami zachodzącymi w firmie” – mówi Edyta Sobiepanek, controller finansowy w Start People Polska.

Rola budżetu

Zważywszy na to, iż podstawowym celem systemu controllingowego jest kreowanie przyszłości firmy i korzystanie ze wszystkich możliwych narzędzi, które pozwalają ten cel osiągnąć, firma Start People bardzo duży nacisk położyła na możliwość wykorzystania systemu EURECA nie tylko jako rozbudowanego narzędzia analitycznego, ale również jako bazy do tworzenia wielomiarowych, wielowymiarowych oraz wielookresowych budżetów.

Potrzeba wnikliwej analityki

Aby monitorować, planować i zarządzać wynikami organizacji, musimy popatrzeć na nią z bardzo wielu przekrojów decyzyjnych – jak choćby:

• poszczególnych regionów geograficznych,
• klientów i poszczególnych umów z nimi zawartych,
• kategorii prac, do których wynajmowani są pracownicy czasowi,
• komórek organizacyjnych, odpowiedzialnych za poszczególne fragmenty biznesu.

Mało tego, w każdej z tych perspektyw konieczne jest spojrzenie na kilka mierników – na przykład liczbę przepracowanych godzin/dni czy też efektywnie uzyskaną stawkę godzinową w przychodach i w kosztach.
Kolejną potrzebą było poukładanie wszystkich tych przekrojów oraz miar na osi czasowej – bo przecież każda umowa, z każdym klientem, w każdym regionie i oddziale, dla każdej kategorii prac zawarta jest na określony okres, niekoniecznie tożsamy z przyjętymi okresami rozrachunkowymi. Możliwość dokonywania analiz w różnych okresach czasowych, badanie tendencji oraz sezonowości to kluczowe informacje, które są niezbędne do podejmowania prawidłowych decyzji operacyjnych, a nawet strategicznych.

 

System EURECA na ratunek budżetowaniu i controllingowi

Obsługa tak rozbudowanego controllingu oraz budżetowanie przy pomocy zwykłego arkusza kalkulacyjnego okazały się zbyt pracochłonne zarówno dla controllera finansowego, jak i dla… arkusza. Zdecydowano się wobec tego na wdrożenie specjalistycznego narzędzia – systemu EURECA firmy Controlling Systems. Rozwiązanie to daje możliwość planowania i kontroli budżetu przedsiębiorstwa w ujęciu:

• WIELOWYMIAROWYM – przykładowo, śledzenie kosztów i przychodów JEDNOCZEŚNIE według regionów geograficznych, klientów i zawartych z nimi umów, kategorii czynności, do których wynajmowani są pracownicy, jednostek organizacyjnych firmy itp.,
• WIELOMIAROWYM – dla każdego ze wspomnianych planów możemy zdefiniować i JEDNOCZEŚNIE obserwować wiele miar, jak chociażby stawki jednostkowe, ilości przepracowanych godzin, kwoty przychodów i kosztów – informacje o wykonaniu tychże miar pobierane są JEDNOCZEŚNIE z wielu źródeł,
• WIELOOKRESOWYM – każdy budżet przychodowy i kosztowy może składać się z wielu projektów, mających różne daty rozpoczęcia i zakończenia. Dzięki zastosowaniu technologii OLAP (czyli tzw. wielowymiarowych baz danych), analizowanie odchyleń w tego rodzaju budżecie jest naprawdę prostym, niewymagającym wiedzy informatycznej zajęciem.

Czym się kierowano, konstruując model controllingowy dla Start People Polska?

Podczas prac nad koncepcją controllingu w Start People Polska kierowano się następującymi zasadami:
1. Należy nazwać obszary działalności (grupy kosztów i przychodów oraz inne zasoby), na które kierownicy mają PEŁNY WPŁYW,
2. Jeżeli kierownicy nie mają PEŁNEGO WPŁYWU na jakieś obszary, należy odpowiedzialność za nie przekazać tym, którzy go mają – struktura macierzowa,
3. Dla obszarów, będących pod kontrolą poszczególnych kierowników należy stworzyć katalog miar, opisujących ich efektywność i doprowadzić do ich porównywalności (wiadomo, że biuro w Warszawie drożej sprzeda stawkę godzinową tego typu samego pracownika, niż biuro w Lublinie, natomiast efektywnie uzyskana marża na jednej sprzedanej godzinie może być w obu biurach na podobnym poziomie),
4. Należy zapoznać kierowników z tym modelem w sposób zrozumiały i ciekawy.
5. Prezentować im na bieżąco informacje o ich wynikach poprzez udostępnienie im części internetowej systemu EURECA, dzięki której za pośrednictwem przeglądarki www mogą sami zagłębiać się w te dane,
6. A także oceniać i premiować pomysły oraz śledzić powstałe odchylenia.

Czas zmian

Wprowadzenie systemu EURECA w firmie Start People Polska było koniecznym, lecz jednocześnie radykalnym posunięciem. ”Jednym ruchem odcięliśmy się od setek arkuszy Excelowych na rzecz EUREKI” – podkreśla pani Edyta Sobiepanek, controller finansowy w Start People Polska. „Chociaż program na początku wymaga ogromnej pracy ze strony działu controllingu, przemyślenia najdrobniejszego szczegółu oraz umiejętności przewidywania, to w efekcie otrzymaliśmy narzędzie spełniające nasze oczekiwania.”

Zobacz też:
Rachunek Kosztów Działań – wdrożenie z wykorzystaniem systemu EURECA
Łatwość zasilania EUREKI za pomocą dowolnych plików Excel stwarza mnóstwo perspektyw raportowych

Co było kluczowe?

Dla osób, które nigdy nie miały doświadczenia przy wdrażaniu programów ich konfiguracji oraz przystosowywaniu do specyfiki firmy, może się wydawać, że etap końcowy jest najtrudniejszy. Jednak osoba tworząca całą koncepcję na początku wdrożenia musi wiedzieć, co chce uzyskać w efekcie i jakie pożytki ma czerpać z wdrażanego systemu.

Jakie efekty w procesach budżetowania i controllingu przyniosło wdrożenie systemu EURECA do Start People Polska?

O tym, jaki wpływ na budżetowanie i controlling w przedsiębiorstwie miał system EURECA, Edyta Sobiepanek mówi:
„EURECA znacznie skróciła czas tzw. managerskiego sprzężenia zwrotnego – czyli czas pomiędzy zaobserwowaniem odchylenia, wyjaśnieniem jego przyczyny i wprowadzeniem odpowiednich działań. Prócz tego zmienił się charakter mojej pracy – przedtem znaczną część czasu pochłaniało mi samo zebranie danych i wprowadzenie ich do arkusza kalkulacyjnego, teraz całą „warsztatową” obsługę przejęła hurtownia danych, wbudowana w system EURECA, która pobiera dane z wdrożonych wcześniej systemów ewidencyjnych i przelicza je w zadany sposób. Dzięki temu mamy narzędzie, które jest wartością dodaną do tego, co mieliśmy, bez konieczności wprowadzania rewolucyjnych zmian w działających już systemach. A ja mam dużo więcej czasu na to, co w controllingu jest najważniejsze, czyli na kreowanie przyszłości na podstawie szybkich i wiarygodnych danych”.

„Wdrożenie systemu EURECA w Start People Polska potwierdziło elastyczność naszego systemu i możliwość zastosowania go w różnych branżach i różnych modelach controllingowych” – podkreśla Witold Kilijański, ówczesny prezes Controlling Systems. „Start People Polska jest bardzo sprawną i kreatywną organizacją. Jak sam klient podkreśla, wdrożenie rozwiązania oznacza dopiero początek jego dalszej rozbudowy o kolejne miary, podlegające planowaniu i analizom oraz kolejne dziedziny działalności, optymalizowane dzięki działaniom controllingu. Bardzo nas cieszy takie podejście i … taki stopień samodzielności klienta!” – podsumowuje.