System do budżetowania z uwzględnieniem złożonych projektów zastosowany w MGGP SA

W poniższym tekście przyjrzymy się zastosowaniu systemu do budżetowania EURECA w przedsiębiorstwie MGGP. Firma MGGP SA powstała w 1998 roku, jednak początki jej działalności sięgają końca lat 80. Przedsiębiorstwo realizuje zróżnicowane projekty z zakresu inżynierii, architektury i geoinformacji. Siedziba Spółki mieści się w Tarnowie. Firma posiada również oddziały w Warszawie, Krakowie, Gorlicach, Nowym Sączu, Rzeszowie i oddział zagraniczny w Libii. W spółce pracuje obecnie 301 osób. MGGP jest nowoczesną firmą, która pomimo ugruntowanej pozycji rynkowej wciąż stawia na rozwój. Z myślą o potrzebach i wymaganiach rynku i klientów stale poszerza ofertę o nowe usługi, a także doskonali wewnętrzne procesy i strukturę.

Spis treści:
Charakterystyka firmy i wybrane problemy
EURECA na ratunek
Kluczowe cechy EUREKI
Przebieg wdrożenia EUREKI w MGGP
Środowisko IT po wdrożeniu EUREKI

Przed wdrożeniem systemu do budżetowania EURECA: charakterystyka firmy, specyfika controllingowa i wybrane problemy

Rodzaj działalności prowadzonej przez MGGP SA ma istotny wpływ na organizację procesów, w tym na budżetowanie i controlling. Ze względu na typowo projektowy charakter działalności model budżetowy MGGP musi być opracowany nieco inaczej niż w wielu innych, nawet usługowych firmach.

Działalność Spółki

MGGP specjalizuje się w realizacji złożonych projektów z zakresu inżynierii, architektury i geoinformacji. Oferta MGGP jest kierowana zarówno na rynek polski, jak i rynki zagraniczne (Europa Środkowo-Wschodnia, Libia, Bliski Wschód). MGGP jest także współwłaścicielem firmy MGGP Aero Sp. z o.o. specjalizującej się w zakresie wykonywania i przetwarzania zdjęć lotniczych.
Wśród najważniejszych klientów Spółki można wymienić m.in.: Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i Autostrad, Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, Główny Urząd Geodezji i Kartografii, Narodowy Fundusz Gospodarki Wodnej i Ochrony Środowiska, Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej, Regionalne Zarządy Gospodarki Wodnej, Zarządy Dróg Wojewódzkich, Telekomunikację Polską, starostwa powiatowe, urzędy miast i gmin.

Struktura budżetowa w MGGP

Najistotniejszymi elementami struktury budżetowej MGGP są oczywiście budżety projektów. Do tego dochodzą budżety zakładów oraz przebiegające w poprzek struktury organizacyjnej firmy budżety poziome. W tym ostatnim elemencie mamy do czynienia np. z budżetami wynagrodzeń, szkoleń czy inwestycji (w tym takie „podbudżety” jak: środki transportu, sprzęt geodezyjny, oprogramowanie, sprzęt komputerowy itp.).

Zobacz więcej o planowaniu i budżetowaniu projektów:
Budżetowanie w przedsiębiorstwie. Jak usprawnić ten proces w organizacji projektowej?
Proces rejestracji złożonych zamówień w przypadku zarządzania projektami (w tym inwestycyjnymi)

Z jakimi problemami musiało zmagać się przedsiębiorstwo?

Ta dość złożona struktura powoduje szereg komplikacji na etapie tworzenia i rozliczania poszczególnych budżetów. Jeśli do tego dodamy dosyć liczny i rozproszony terytorialnie zespół uczestniczący w planowaniu: dyrektorów zakładów, kierowników projektów czy osoby odpowiedzialne za budżety poziome, łatwo sobie wyobrazić, że budżetowanie to całkiem spore wyzwanie organizacyjne dla wszystkich uczestników tego procesu. Wyzwanie tym większe, bo posiadane systemy informatyczne nie pozwalały na wyeliminowanie mało istotnych prac odtwórczych, takich jak: ręczne wyciąganie i obróbka danych czy sklejanie wielu arkuszy kalkulacyjnych. Controllerzy finansowi MGGP i inni uczestnicy budżetowania, zamiast zajmować się optymalizacją posiadanych przez firmę zasobów, coraz więcej czasu musieli poświęcać na zadania niemające bezpośredniego wpływu na wyniki firmy. Przed wdrożeniem systemu EURECA zmagano się np. z niewydajnymi bazami danych m.in. o projektach, czasochłonnością tworzenia raportów czy z brakiem porównywalności danych odnoszących się do poszczególnych okresów budżetowych. Tymczasem firma rosła, realizowała coraz więcej dużych i długofalowych kontraktów, zatem dotychczasowe metody pracy i sposoby rozwiązywania problemów z budżetowaniem i wielowymiarowymi analizami musiały zostać zmienione.

Poszukiwanie rozwiązań

Kierownictwo firmy postanowiło znaleźć system, który pozwoli wyeliminować dotychczasowe utrudnienia, będzie elastyczny, funkcjonalnie zbliżony do obecnie używanych narzędzi i wreszcie: w pełni niezależny od posiadanej infrastruktury IT, a jednocześnie umiejący bezproblemowo pobierać i przetwarzać dane zgromadzone w dotychczasowych systemach transakcyjnych.

System do budżetowania i controllingu EURECA na ratunek

Przed rozpoczęciem współpracy z Controlling Systems, rozważano różne systemy do usprawnienia pracy controllerów i innych uczestników budżetowania. Ostatecznie jednak wybór padł na firmę Controlling Systems i jej system EURECA. Zaoferowane przez tego wrocławskiego producenta oprogramowanie umożliwia tworzenie i kontrolę realizacji wszystkich budżetów w przedsiębiorstwie, np.: budżetów kosztów, sprzedaży, produkcji czy gospodarki magazynowej oraz prowadzenie wielowymiarowych analiz zarządczych. Jednym z jego atutów jest możliwość pobierania danych źródłowych z dowolnych systemów wspomagających zarządzanie, baz danych czy innych źródeł, np. w postaci aplikacji dedykowanych do obsługi wybranego segmentu rynku lub obszarów funkcjonalnych przedsiębiorstwa. EURECA jest wyposażona we własną hurtownię danych oraz mechanizm gromadzenia i wyszukiwania danych występujący w postaci tzw. wielowymiarowych kostek OLAP (ang.: Online Analytical Processing). Dzięki takiej architekturze analiza informacji może być prowadzona znacznie szybciej i dokładniej niż w przypadku pracy na tradycyjnych systemach transakcyjnych.

Wyposażenie pracownice na biurku

Kluczowe cechy systemu EURECA

Wybór EUREKI opierał się na kilku kluczowych dla kierownictwa cechach tego systemu:

  • Elastyczność i możliwość integracji z obecnym środowiskiem IT, w tym także z arkuszem kalkulacyjnym MS Excel,
  • Własna hurtownia danych, która pozwala uniknąć zbędnego obciążania baz danych systemów transakcyjnych,
  • Intuicyjny interfejs oraz wykorzystane w aplikacji komponenty arkusza MS Excel,
  • Możliwość pełnej kontroli zmian w planach poszczególnych budżetów,
  • Łatwość śledzenia odchyleń od przyjętych założeń wraz z możliwością zagłębiania się w szczegóły pojedynczych transakcji składowych wpływających na ostateczną wartość danego wskaźnika,
  • Dostęp do aplikacji za pośrednictwem Excela i WWW.

Ponadto bardzo ważne były też kompetencje i doświadczenie dostawcy: historia dotychczasowych wdrożeń, rekomendacje innych klientów czy koncentracja na tworzeniu i rozwoju tylko jednego systemu.

Przebieg wdrożenia systemu do budżetowania EURECA w MGGP SA

W czerwcu 2007 roku zarządy MGGP SA i Controlling Systems podpisały umowę wdrożeniową, projekt systemu do budżetowania powstał miesiąc później, a od sierpnia 2007 do lutego 2008 trwały główne prace wdrożeniowe. W czasie aktualizacji tego tekstu (czerwiec 2022), czyli 15 lat od wdrożenia, firma MGGP SA nadal korzysta z systemu EURECA. W ich trakcie zostały zainstalowane i skonfigurowane hurtownia danych oraz sama aplikacja EURECA. W trakcie wdrażania pojawiła się konieczność przebudowy części struktur budżetowych. Zmiany te były wynikiem modyfikacji koncepcji ich przyszłego funkcjonowania. Niemniej jednak fakt ten nie miał wpływu na harmonogram prac i projekt zakończył się zgodnie z przyjętymi wcześniej ustaleniami. Obecnie system jest używany przez ponad 60 osób, wymiana danych odbywa się za pośrednictwem trybu przeglądarkowego i arkuszy Excel (tzw. cienki klient), natomiast controllerzy finansowi pracują bezpośrednio na aplikacji (tzw. gruby klient).

Korzyści z nowego systemu

„Zanim wybraliśmy i wdrożyliśmy EUREKĘ, doświadczaliśmy wielu problemów z naszymi budżetami, raportami czy analizami. Również w trakcie wyboru i później w czasie wdrożenia zastanawialiśmy się, czy nowy system się sprawdzi. Jak sobie poradzi z poufnością i spójnością danych? Tego typu wątpliwości są chyba normalne w trakcie podobnych projektów” – mówi Irena Gutkowska-Miczek dyrektor finansowy / członek zarządu w MGGP SA.

„Na szczęście szybko okazało się, że wszystko przebiega w należytym porządku, a tempa prac nie zmieniła nawet przebudowa struktur budżetowych. Dzięki EURECE mamy teraz bieżące informacje o wykonaniu poszczególnych budżetów. Kierownicy projektów w dalszym ciągu mogą pracować na znanych sobie formatkach Excela, ale wszystkie dane trafiają do hurtowni danych oraz są z niej pobierane – zobacz, jak to działa. Jeżeli chcemy dokonywać różnorodnych analiz, EURECA świetnie sobie z tym radzi na szereg sposobów, choćby za pomocą tabel przestawnych. Warto przy tym dodać, że analizy takie są dostępne w każdej chwili i nie wymagają angażowania do tego żadnych dodatkowych osób. Wcześniej menedżerowie byli zmuszeni prosić o pomoc pracowników działu controllingu. Tworzenie wymaganych raportów często się przeciągało ze względu na wspominane wcześniej problemy z dotarciem do danych, często niepełnych i niespójnych. Teraz każdy z menedżerów może robić analizy samodzielnie i bez obciążania systemów źródłowych. Jest to możliwe dzięki wyposażeniu EUREKI w hurtownie danych, która w regularnych odstępach czasu pobiera z naszych systemów transakcyjnych wszelkie niezbędne dane. To jednak nie wszystko: nasi użytkownicy mogą korzystać z możliwości EUREKI za pośrednictwem trzech kanałów dostępu: arkuszy Excela, za pośrednictwem przeglądarki WWW i pracując bezpośrednio na aplikacji. Szczególnie dwa pierwsze kanały są dla nas ważne, bo umożliwiają pracę na odległość: wielu naszych uczestników procesów budżetowania pracuje w oddziałach terenowych i korzystając z przeglądarki WWW czy Excela, za pośrednictwem sieci VPN może pobierać niezbędne im dane lub zapisywać je od razu do bazy EUREKI. To eliminuje żmudne sklejanie dziesiątek czy setek arkuszy przesyłanych mailem” – kontynuuje Irena Gutkowska-Miczek.

„Inne cenne i ciekawe dla nas cechy EUREKI to np.:

  • Bezpośredni dostęp do szczegółów wykonania poszczególnych budżetów czy dokumentów źródłowych składających się na koszty, czy przychody,
  • Możliwość błyskawicznego, w porównaniu do dotychczasowych metod, tworzenia bieżących zestawień i raportów dla zarządu, dotyczących np. należności, zobowiązań, kosztów, przepływów finansowych itp.,
  • Zdecydowanie łatwiejsza i wręcz komfortowa kontrola błędów, jakie mogą się pojawić podczas księgowania na poszczególnych kontach.

Zalet jest oczywiście więcej. Prawdopodobnie każdy z użytkowników mógłby wymienić te wyżej wymienione i od siebie dodać inne” – kończy Irena Gutkowska-Miczek.

Środowisko IT po wdrożeniu systemu do budżetowania EURECA

„Źródłem danych dla systemu do budżetowania EURECA są funkcjonujące w MGGP SA systemy ERP: Teta 2000 zastąpiona później przez nową wersję TETA Constellation oraz Teta Personel” – mówi Krzysztof Łoś, kierownik działu informatyki w MGGP SA.
„Bardzo istotnym elementem wyboru systemu controllingowego było środowisko zasobów IT wymaganych do jego uruchomienia, a co za tym idzie, oczywiście koszty związane z jego pozyskaniem, wdrożeniem oraz utrzymaniem. Analizując tę płaszczyznę, poszukiwaliśmy systemu, który:

  • Będzie wydajnie i optymalnie wykorzystywał sprawdzoną technologię hurtowni danych,
  • Będzie łatwy w zarządzaniu i skalowaniu,
  • Będzie działał w rozproszonej strukturze zasobów,
  • Umożliwi użytkownikom łatwy i szybki, ale bezpieczny dostęp do gromadzonych danych.

Początkowo obawialiśmy się, czy system EURECA spełni nasze kryteria stawiane przez pracowników MGGP SA oraz kontrolerów finansowych. Dlatego wspólnie z doświadczonymi specjalistami z firmy Controlling Systems w pierwszej kolejności opracowany został szczegółowy projekt oraz model zasobów IT potrzebnych do uruchomienia systemu dla kilkudziesięciu użytkowników.

Projekt ten zakładał zbudowanie odpowiedniej przestrzeni dyskowej oraz uruchomienie na osobnych systemach komputerowych serwera bazy danych, oraz serwera aplikacji. Zapewnieniem szybkości operacji dostępu do danych okazały się dyski Fibre Channel-owe umieszczone na zewnętrznej macierzy gwarantującej również wysoki poziom odporności na ich uszkodzenia. Jako serwer bazy danych został wybrany system MS SQL Server, który cechuje się obecnie bardzo wysoką wydajnością oraz najlepszym wsparciem dla hurtowni danych i aplikacji Business Intelligence.

Zbudowane w ten sposób środowisko IT w żaden sposób nie zakłócało naszej dotychczasowej architektury, a wręcz przeciwnie – bardzo sprawnie się z nią integrowało i dzięki temu obecnie system EURECA praktycznie wymaga tylko konserwacji oraz oczywiście modyfikacji w zakresie dostarczania użytkownikom odpowiednich danych z systemów dziedzinowych w momencie, gdy w tych ostatnich wprowadzane są większe modyfikacje struktur.

Bazując na naszych kilkunastomiesięcznych doświadczeniach, jesteśmy pozytywnie zaskoczeni również stabilnością – system EURECA oraz wszystkie usługi z nim związane działają bardzo poprawnie, nie powodując praktycznie żadnych przerw w dostępności do danych, czy to z poziomu aplikacji – grubego klienta, czy z poziomu strony internetowej.

Podsumowując środowisko IT, chcę jeszcze zaznaczyć, iż bardzo ważnym elementem, na który należy zwrócić uwagę, udostępniając użytkownikom w odległych lokalizacjach tak zaawansowany system controllingowy, jest przepustowość łącz internetowych. Należy pamiętać, iż można mieć najlepsze serwery, najszybsze dyski twarde i macierze czy świetnie zoptymalizowaną hurtownię danych – jednak nie zapewniając odpowiednio szybkiego łącza internetowego, nie będziemy w stanie optymalnie wykorzystać pozostałych zasobów – choć i w tym zakresie EURECA oferuje mechanizmy optymalizacyjne np. w postaci kostek uruchamianych lokalnie na dyskach twardych użytkowników” – kończy Krzysztof Łoś.