Metody kalkulacji kosztów a controlling

W praktyce stosuje się różne klasyfikacje i metody kalkulacji kosztów – od prostych podziałowych, przez doliczeniowe, po bardziej zaawansowane metody, takie jak ABC. W tym artykule pokażemy jednak, jak narzędzia controllingowe pomagają wykorzystać te metody w praktyce biznesowej. Metody te stają się coraz bardziej efektywne, dzięki czemu mogą w istotny sposób poprawić sytuację finansową przedsiębiorstwa. W działaniach tego typu biorą udział zaawansowane narzędzia automatyzujące, co dodatkowo usprawnia procesy analityczne. Kalkulacja kosztów jest niezbędna do wskazania obszarów, które mogą wymagać wprowadzenia modyfikacji oraz na stałe przyczynić się do maksymalizacji osiąganych zysków.

Spis treści:
Na czym to polega?
Scenariusze biznesowe
Zastosowanie narzędzi controllingowych
Optymalizacja i zarządzanie kosztami
Weryfikacja nieplanowanych wzrostów
Jak to działa?
Wsparcie w sytuacji kryzysowej
Zestawianie kosztów z podejmowanymi działaniami
Zalety

Podstawowe metody kalkulacji kosztów w przedsiębiorstwie

Podstawowe metody kalkulacji kosztów to przede wszystkim:
• kalkulacja podziałowa – polegająca na podzieleniu kosztów całkowitych przez ilość jednostek wytworzonego produktu – sprawdza się głównie w produkcji masowej;
• kalkulacja doliczeniowa – w której koszty są przypisywane do poszczególnych zleceń, produktów lub usług – co ułatwia kontrolę rentowności pojedynczych projektów;
• kalkulacja normatywna – która opiera się na kosztach normatywnych (wcześniej ustalonych według norm zużycia materiałów, pracy itp.) – pozwala porównywać koszty rzeczywiste z planowanymi;
• kalkulacja ABC (Activity-Based Costing), czyli rachunek kosztów działań – w którym koszty przypisywane są najpierw do działań, a dopiero potem do produktów – co lepiej odzwierciedla rzeczywiste zużycie zasobów.

Stosowanie tych metod w przedsiębiorstwie jest ściśle powiązane z controllingiem, w którym specjalizuje się nasza firma – Controlling Systems. Celem kalkulacji jest skuteczne planowanie biznesowe, najczęściej w oparciu o dopasowanie ponoszonych wydatków do strategii obranej przez firmę. Połączenie tych kalkulacji z narzędziami controllingowymi pozwala m.in. na planowanie różnych scenariuszy finansowych i szybsze wychwytywanie odchyleń od planu, co stanowi dla przedsiębiorstwa formę systemu wczesnego ostrzegania.

Różne scenariusze biznesowe

Tworzenie scenariuszy – od optymistycznego, przez najbardziej prawdopodobny i pesymistyczny, po tzw. czarny scenariusz – pozwala wcześniej wykryć potencjalne zagrożenia finansowe i reagować w sposób przemyślany, minimalizując ryzyko nieosiągnięcia założonych celów. Dane do scenariuszy kosztowych pochodzą z różnych metod kalkulacji – zarówno prostych podziałowych, jak i bardziej złożonych, takich jak kalkulacja doliczeniowa czy metoda ABC, dzięki czemu przedsiębiorstwo może lepiej przewidzieć wpływ kosztów na swoje działania.

Zastosowanie narzędzi controllingowych

Zastosowanie profesjonalnych narzędzi controllingowych pozwala na zautomatyzowanie różnych procesów, co znacząco ułatwia śledzenie bieżących informacji o kosztach. Metoda ta pozwala na sprawne określenie tego, „na jaki scenariusz aktualnie idziemy” jako przedsiębiorstwo oraz jakie czynniki mają na to największy wpływ. Wybór takich rozwiązań może znacząco ułatwić podejmowanie ważnych decyzji biznesowych, szczególnie tych o znaczeniu strategicznym i operacyjnym. Controlling prowadzony pod tym kątem jest bardzo pomocny w realizacji określonych działań i celów na podstawie budżetu, który może być dzięki temu łatwo dostosowywany do zmieniającej się sytuacji. W kalkulacji kosztów doskonale sprawdza się chociażby nasze autorskie narzędzie EURECA, które wspiera tworzenie scenariuszy i monitorowanie kosztów w czasie rzeczywistym.

Optymalizacja i zarządzanie kosztami

Efektywna optymalizacja kosztów wymaga przypisania wydatków do odpowiednich kategorii. W praktyce często stosuje się podział na koszty konieczne do poniesienia dla sprawnego funkcjonowania firmy („must-be”) oraz te, które można modyfikować lub wstrzymać bez utraty podstawowej działalności, a które mogą wspierać rozwój („nice-to-have”). Prawidłowe określenie typu kosztów pomaga we wdrażaniu działań koniecznych do uzyskania założonych rezultatów. Odpowiednie zarządzanie nimi może ułatwić podejmowanie racjonalnych decyzji. Narzędzia controllingowe automatycznie monitorują te kategorie i pozwalają na bieżące analizowanie ich wpływu na wyniki finansowe. Pod koniec każdego okresu rozliczeniowego, kiedy znane są już prognozy sprzedaży na ten okres, można w sposób bezpieczny podejmować decyzje o uruchomieniu kosztów typu „nice to have” bądź o ich wstrzymaniu. Dzięki temu przedsiębiorstwo może podejmować decyzje o inwestycjach, planować wydatki, kontrolować koszty, reagować na zmiany w otoczeniu biznesowym – bardzo szybko i w sposób bardzo świadomy.

Weryfikacja nieplanowanych wzrostów

Narzędzia controllingowe, takie jak system EURECA umożliwiają szybkie wykrycie nieplanowanego wzrostu wydatków i identyfikację jego przyczyn. System analizuje dane z różnych metod kalkulacji kosztów – od podziałowych, przez doliczeniowe, po ABC. Użytkownik dysponuje specjalnym Pulpitem Menedżerskim, pozwalającym na uzyskanie raportów przedstawiających informacje o wszystkich pozycjach, poprzez metodę „od ogółu do szczegółu”. Rozwiązanie to umożliwia skuteczne zbadanie konkretnych zjawisk na poziomie najdrobniejszych detali, np. poszczególnych faktur. Zastosowanie nowoczesnych narzędzi controllingowych pozwala przedsiębiorstwom na sprawne wdrażanie działań korygujących oraz modyfikację budżetów i planów operacyjnych w oparciu o rzetelne informacje.

Jak działają poszczególne rodzaje i metody kalkulacji kosztów w praktyce?

Wdrożenie różnych rodzajów i metod kalkulacji kosztów w przedsiębiorstwie pozwala na stałe monitorowanie wydatków w zestawieniu z przychodami, co ułatwia podejmowanie świadomych decyzji finansowych.

Analiza danych pochodzących z metod podziałowych, doliczeniowych i ABC pozwala uniknąć nieprzemyślanego cięcia kosztów (bez uwzględnienia konieczności ich poniesienia dla funkcjonowania firmy). W myśleniu przyszłościowym ogromne znaczenie ma analiza wydarzeń historycznych, która pozwala wskazać obszary ze zbędnymi wydatkami, co umożliwia lepsze dostosowanie budżetu do zmieniającego się otoczenia biznesowego. Budżet przedsiębiorstwa można dzięki temu na stałe dopasować do zmiennego środowiska.

Wsparcie w sytuacji kryzysowej

Nowoczesne rozwiązania w zakresie kalkulacji kosztów są wyjątkowo pomocne w sytuacjach kryzysowych, umożliwiając precyzyjne monitorowanie kosztów i płynności finansowej. Wspierają proces przemodelowania biznesu w razie zaistnienia nagłych zmian, które wymuszają wdrożenie całkowitych modyfikacji w ustalaniu kosztów. Oferowane przez nas narzędzie controllingowe EURECA spełnia pod tym względem funkcję Centrum Dowodzenia, pozwalającą na dokładne analizowanie płynności finansowej oraz innych ważnych parametrów. Kwestia ta jest bardzo istotna, ponieważ nie wszystkie koszty odnoszą się bezpośrednio do wydatków uwzględnianych w cash flow. Przedsiębiorca bazujący wyłącznie na analizie kosztów nie może przewidzieć, czy poniesienie danego wydatku jest możliwe oraz czy jego wpływ na prowadzoną działalność będzie pozytywny. Systemy controllingowe ułatwiają więc identyfikację ryzyk finansowych i unikanie tzw. spirali kosztów stałych, dzięki czemu firmy mogą utrzymać stabilność i elastyczność operacyjną.

Zestawianie kosztów z podejmowanymi działaniami

Kalkulacja kosztów jest bardzo istotna w odniesieniu do procesów produkcyjnych realizowanych przez przedsiębiorstwo. Jako główny cel controllingu pod tym kątem można wskazać odpowiednie zestawianie wydatków z podejmowanymi działaniami. Dane z różnych metod kalkulacji – od kosztów zmiennych i stałych po ABC – pozwalają śledzić, jak wzrost produkcji wpływa na koszty. Nasz system informatyczny EURECA zapewnia przedsiębiorcom możliwość zestawiania kosztów zarówno wynikowo, jak i cashflowowo. Rozwiązanie to pozwala ustalić, czy firma jest w stanie pozwolić sobie na daną inwestycję, a następnie ująć określone wydatki w amortyzacji.

Zalety

Oprogramowanie EURECA zostało opracowane z myślą o specyfice rodzimego rynku, co jest istotne dla prowadzenia działalności z dobrą znajomością otoczenia biznesowego i wykorzystania know-how w praktyce. System naszej firmy Controlling Systems pozwala na kontrolowanie relacji między wydatkami a przychodami, dzięki czemu umożliwia użytkownikom stałe uzyskiwanie zbilansowanego wyniku. Za jego pomocą możesz zautomatyzować proces zbierania i przetwarzania danych, co minimalizuje tzw. wąskie gardło. Dzięki funkcjonalności analizy scenariuszy pomaga w szybkim wychwytywaniu odchyleń od planów, a przejrzyste interfejsy systemu i pulpity menadżerskie ułatwiają monitorowanie danych i podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym. Zachęcamy do kontaktu z Controlling Systems i sprawdzenia naszych nowoczesnych metod kalkulacyjnych.