Jak zwiększyć bezpieczeństwo i wydajność danych budżetowych?

Jak zapewnić z jednej strony bezpieczeństwo dostępu do tych danych, a z drugiej strony wyeliminować ryzyko pomyłki np. w formułach i błędnych wpisach, gdy pracujemy z wieloma arkuszami Excela?

W poprzednim moim wcześniejszym wpisie na tym blogu o wizualizacji danych z Excela pisałem o tym jak można wykorzystać gotową aplikację i podłączyć się do swoich danych w arkuszu Excela, aby je błyskawicznie wizualizować i odkrywać nowe możliwości wspierające biznes. Przy tej okazji zauważyłem, że arkusze excelowe controllerów zawierają dużo informacji.

Gdy Controller wykorzystuje Excela w procesie budżetowania, a to wg moich badań jest standard, to posiada wiele arkuszy z danymi sprzedażowymi, kosztowymi, o wynagrodzeniach, projektach itp. Dane w tych tabelach z reguły są opisane wg. różnych wymiarów i miar w oddzielnych kolumnach, więc arkusze zawierają bardzo dużo informacji i są to dane istotne dla firmy.

Niestety arkusze kalkulacyjne wiążą się z wieloma zagrożeniami, jeśli chodzi o bezpieczeństwo i kontrolę dostępu. Można łatwo usunąć wielogodzinną pracę innej osoby. Sklejanie arkuszy kalkulacyjnych od wielu współtwórców często prowadzi do niespójnych wyników, których nie można pogodzić, nie mówiąc już o późniejszych audytach. Arkusze nie są również zaprojektowane do obsługi wciąż rosnącej ilości danych i wymagań analitycznych.

Jedną z bolączek, które podkreślają użytkownicy Excela w controllingu jest to, że łatwo zrobić błąd, ale trudno go wyszukać. Jeden z moich klientów, Dyrektor Finansowa w skandynawskiej korporacji powiedziała mi, że po przeniesieniu planistycznych arkuszy budżetowych do systemu Eureca znalazła błąd, który kosztowałby ją 700 tyś. zł w wyniku kopiowania formuł. Na szczęście miała dane już w bazie danych i było to przed zatwierdzeniem budżetu.

Jak więc zapewnić z jednej strony bezpieczeństwo dostępu do tych danych, a z drugiej jak uniknąć ryzyka pomyłki i błędnych danych, gdy pracujemy w wieloma arkuszami Excela?

Jak bez ryzyka korzystać z wypracowanych przez lata modeli excelowych, które zawierają specyficzną wiedzę na temat procesów biznesowych w danej organizacji?

Importuj dane z Excela do bazy danych.

Najlepiej zapisywać i przetrzymywać dane np. z arkuszy budżetowych w nowoczesnej bazie danych. Aplikacja Eureca 4 Excel, o której już pisałem przy zagadnieniu wizualizacji danych excelowych, umożliwia poprzez tzw. szybki lub zaawansowany model danych cykliczne zapisywanie danych excelowych do wbudowanej bazy danych MS SQL.

Wystarczy wskazać plik Excela i system automatycznie zbuduje bazę danych i model budżetowy w oparciu o dane z tych arkuszy, bez kompetencji programistycznych. W pierwszej kolejności zostaną utworzone słowniki (tzw. tabele wymiarów), następnie tabela faktów, a na końcu kostka OLAP na podstawie naszego arkusza excelowego z danymi szczegółowymi. Następnie tworzymy model budżetowy, który też jest zapisany w bazie. Dodatkowo możemy zapisać takie połączenie, aby dane odświeżane były przez jedno kliknięcie controllera.

Zachęcam do zobaczenia mojego nagrania o tym jak łatwo stworzyć bezpieczną i wydajną bazę danych z plików Excel wraz z modelem budżetowym, następnie zarządzać budżetem i analizować go z poziomu Eureca 4 Excel.