Jak utrzymać porządek i jakość w firmie przy szybkim wzroście, dzięki systemowi do raportowania? Case Study ORNO GROUP

Przykładem na to, jak system do raportowania może usprawnić działanie przedsiębiorstwa, jest powstały ponad 30 lat temu powstał zakład poligraficzny ORNO Poligrafia, który po 11 latach został przekształcony z jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę ORNO Export-Import importującą produkty elektryczne. Dziś produkty dynamicznie rozwijającej się spółki ORNO GROUP eksportowane są do 16 państw, a firma zatrudnia ponad 140 pracowników. Jak podkreśla Rafał Owczarek, Prezes Zarządu: „Nie stoimy w miejscu. Dzisiaj jesteśmy lepsi niż byliśmy wczoraj – i robimy wszystko, by jutro móc powiedzieć to samo…”.
Łatwo powiedzieć, ale jak to zrobić? Jak zapanować nad wszystkim przy tak szybkim rozwoju i nie zgubić po drodze ani efektywności, ani jakości?
Przez lata rzeczywiście w ORNO GROUP rosły obroty i zatrudnienie, rozwijał się portfel produktów, pojawiały się nowe grupy asortymentowe, nowe marki, a przy tym także nowe coraz bardziej imponujące siedziby firmy czy obiekty magazynowe. Jednak dziś nie da się zapewnić stałego rozwoju firmy, zwłaszcza w czasach tak wielkiej niepewności i złożoności, bez analizowania danych w sposób czytelny i uporządkowany. I w tym przypadku z pomocą przychodzi system do raportowania.

Spis treści:
Znaczenie raportowania przy silnym wzroście firmy
Specyfika ORNO GROUP
Rozwiązania raportowe w ORNO GROUP
Model dopasowany do potrzeb
Tabela czy pulpit?
Korzyści ORNO GROUP z nowoczesnego raportowania
Firma szybko się rozwija, a więc co dalej?

System do raportowania i jego znacznie, czyli – mały biznes mały kłopot, duży biznes duży kłopot.

System do raportowania może być świetnym narzędziem wpierającym prowadzenie firmy. Mówi się, że mały biznes – mały kłopot, duży biznes – duży kłopot. To wyzwanie wielu szybko rozwijających się przedsiębiorstw w Polsce. Przy mniejszej skali to, że wszystkie niezbędne informacje, a zarazem centrum decyzyjne, jest w głowie właściciela czy prezesa może być nawet zaletą, firma jest elastyczna. Jednak, gdy biznes rośnie a dodatkowo staje się coraz bardziej złożony, taki właściciel staje się „głównym trybikiem”, bo tylko on wie, czego, ile i kiedy zamówić, albo komu, w jakiej cenie sprzedać. Im większy wzrost, tym bardziej skomplikowane staje się zarządzanie firmą. I tak było w ORNO GROUP. Skomplikowana stała się już sama sprzedaż.

Specyfika ORNO GROUP

Produkty firmy ORNO GROUP na dzień dzisiejszy możemy znaleźć na półce u wielu dystrybutorów w Polsce, głównie są to hurtownie elektryczne i sklepy wielkopowierzchniowe, a również poza granicami kraju. W Polsce sprzedaż B2B realizowana jest poprzez hurtownie elektryczne wielooddziałowe (m.in. Alfa Elektro, ASAJ, ETAK, MORS, Onninen, Solar, TIM), hurtownie zrzeszone w grupach zakupowych (m.in. EL-Plus, EL-SIGMA, Elektro Omega, Fegime, Forum-Rondo, Inter-Elektro, WEG Polska), sieci DIY (Do-It-Yourself, jak m.in. Bricoman, BRICO Marche, Leroy Merlin, Mrówka, OBI) oraz sklepy internetowe (m.in. Damex, Elektrone, Vermann). Przy ok. 4 600 pozycji asortymentowych, ok. 100 000 sprzedawanych produktów miesięcznie, 1 500 regularnych klientów w Polsce (nie licząc pozostałych 16 krajów) jest to dość skomplikowana układanka. Zwłaszcza zakładając, że sprzedaż tę realizuje 17 handlowców mobilnych (z czego 8 sprzedaż hurtowa, 5 sprzedaż DIY, 2 sprzedaż exportowa), a ważne jest także utrzymywanie wysokiej jakości obsługi i produktów (współczynnik reklamacji 0,4% sprzedaży).

Zdecydowanie nie może tym zarządzać jedna osoba, czy to prezes czy dyrektor sprzedaży bez odpowiednich narzędzi.

Rozwiązania raportowe przed wdrożeniem systemu do raportowania EURECA

Każda firma może wypracować swój własny system do raportowania. W ORNO GROUP dość szybko zauważono, że sam Excel nie wystarczy. Odpowiedzialny za sprzedaż hurtową dyrektor, Robert Zamorski korzystał więc z wypracowanego narzędzia w postaci tabel przestawnych w Excel i zbudowanej sprzedażowej kostki OLAP pobierającej dane z systemu Subiekt firmy InsERT. Cała analityka odbywała się dalej w Excel. Raporty w postaci takich tabel otrzymywał zarówno prezes, jak i handlowcy.

Nie było w tym nic szczególnego, bo w wielu organizacjach pierwszym podejściem jest usprawnienie pracy w Excelu przez jakąś nakładkę, jakieś makro, próbę „budowy Hurtowni Danych w Excel”. Czyli co można zrobić, aby niskim kosztem usprawnić pracę w Excel, ale aby to nadal był Excel. Czasem takie rozwiązania sprawdzają się dłużej, czasem krócej, a czasem od razu widać, że są niewystarczające.

W ORNO GROUP także w pewnym momencie to rozwiązanie przestało działać i powstała potrzeba szybkiego wypełnienia tej luki. Założono, że te analizy i raport powinny być na tyle złożone i szczegółowe, jak jest to potrzebne, ale nie bardziej. Poszukiwano więc profesjonalnego rozwiązania do raportów i analiz, ale takiego, które dopasuje się do organizacji i jej potrzeb, a nie będzie wymagało dopasowania się do niego. I tak pojawiła się koncepcja wykorzystania systemu EURECA firmy Controlling Systems.

Model dopasowany do potrzeb, a nie odwrotnie

Sprzedaż hurtowa w ORNO GROUP realizowana jest i rozliczana na handlowców:
• w postaci sprzedaży bezpośredniej w danym miesiącu
• oraz odsprzedaży, czyli sprzedaży realizowanej w hurtowniach sieci wielooddziałowych ze stokiem produktów przechowywanych na dużych magazynach centralnych tych sieci.

Informacje o tej odsprzedaży pojawiają się po zamknięciu miesiąca i wg regionów przypisywane są automatycznie do jednego z 8 handlowców.

We wcześniej wykorzystywanym rozwiązaniu handlowcy otrzymywali informacje rozproszone w wielu plikach Excel, a znalezienie poszukiwanej informacji zajmowało cenny czas. W raporcie generowanym przez system EURECA każdy handlowiec otrzymuje informacje o swoim targecie miesięcznym w rozbiciu na dni robocze w danym miesiącu, a po spłynięciu danych o odsprzedażach pojawiają się także dane o przypisanych do danego handlowca odsprzedażach w jego regionie z poprzedniego miesiąca. Jest to połączone z jego rzeczywistą sprzedażą bezpośrednią na bieżąco, tak, że każdy handlowiec widzi stopień realizacji swojego targetu uwzględniający liczbę dni roboczych. Dyrektor natomiast ma dostęp do raportu dla wszystkich handlowców, a więc jest to swego rodzaju system wczesnego ostrzegania i wiadomo, któremu z handlowców trzeba pomóc, gdy widać, że jego wynik bieżący odbiega o założonego planu.

Pulpit menadżera – obserwacja realizacja vs. plan dzień po dniu dla każdego handlowca i łącznie

„Kiedyś trzeba było tworzyć oddzielny raport dla każdego z handlowców. Teraz raport jest jeden wspólny, ale każdy handlowiec widzi go poprzez przeglądarkę internetową wg nadanych mu uprawnień, każdy widzi więc jedynie swój region, swój target i swoje wyniki. Ja natomiast widzę całość. EURECA wniosła duże usprawnienie, oszczędność czasu i pewność, że każdy widzi tylko i dokładnie to, co powinien” – przyznaje Robert Zamorski, dyrektor sprzedaży B2B.

Zaimplementowany w EURECE model umożliwił uwzględnienie specyfiki organizacji. Zwykle w organizacji mamy produkty lub grupy produktowe, na sprzedaży których nam bardziej zależy. Niektóre firmy rozróżniają to prowizją, ORNO GROUP przyjęło inny model. Sprzedaż oferty podstawowej jest w raportach wliczana do targetu w 100%, jednak sprzedaż oferty uzupełniającej jedynie w 85%. Handlowcy wiedzą więc, że otrzymają taką samą prowizję ze sprzedaży, niezależnie, jakie produkty sprzedają, przy niektórych muszą jednak się więcej wysilić, aby sprzedać ich więcej. EURECA to wszystko uwzględnia, a na dalszym etapie po uwzględnieniu bonusów i innych kosztów wyliczany jest automatycznie zysk.

Oczywiście taki system prognozowania nie jest idealny, nie bierze pod uwagę wszystkich czynników, ale jest funkcjonalny i wystarczający zarówno dla dyrektora nadzorującego pracę handlowców, jak i dla samych handlowców. Wszystko zgodnie z założeniem, aby analizy i raport były na tyle złożone i szczegółowe, jak jest to potrzebne, ale nie bardziej. Przede wszystkim chodzi o korzyści biznesowe i o to, aby użytkownicy rzeczywiście korzystali z rozwiązania i ufali pozyskiwanym informacjom. W powiązaniu z tym, wraz z wdrożeniem systemu EURECA nastąpiła zmiana formy raportów. Nie są już to tabele w arkuszu kalkulacyjnym, ale interaktywne pulpity.

Pulpit menadżera – realizacja sprzedaży vs. plan w ujęciu dzień po dniu dla handlowców i zespołu

Tabela czy pulpit?

Handlowcy byli przyzwyczajeni do otrzymywania raportów w tabeli, teraz mają pulpity. Dostrzegają pewne korzyści z nowej formy, np. szybciej mogą coś zauważyć albo wszystko mają w jednym miejscu, jednak, jak każda zmiana, także ta wymagała czasu na dostosowanie się.

Podstawowym raportem, z jakiego korzystają handlowcy jest realizacja planu. To tam widzą, jak im idzie realizacja, czy jest dobrze, ile zrealizowali przez sprzedaż bezpośrednią a ile poprzez odsprzedaż. W tym zakresie wykorzystywane są wykresy na pulpitach.

Innym istotnym raportem jest szczegółowa informacja o sprzedaży poszczególnych produktów i grup produktowych konkretnym klientom w poszczególnych miesiącach. Ten raport jest w formie tabeli. Handlowiec przed odwiedzeniem klienta może szybko wyfiltrować, co i kiedy klient kupował, może zauważyć np. że regularnie kupował jakiś produkt, ale przestał albo zmniejszył te zakupy. Dzięki temu może szybko przygotować się do wizyty u klienta. Oczywiście możliwe jest także zajrzenie do danych w systemie ERP, wyszukanie odpowiedniego klienta i prześledzenie sprzedaży dla tego klienta. Taka forma wyszukania informacji jest jednak bardzo nieprzyjazna, czasochłonna i nieintuicyjna. Dzięki wielowymiarowemu dostępowi do tych danych w EURECE, handlowiec może szybko wyfiltrować co potrzebuje, a następnie sprawdzić kolejnych klientów lub konkretne produkty.

Handlowcy korzystają także z raportu pokazującego płatności poszczególnych klientów. Ten raport również jest w postaci tabeli. Pozyskana dzięki temu raportowi informacja pozwala szybko zauważyć np. faktury z kwotą ujemną, a więc zwroty i odpowiednio zadziałać.

Łatwo dostrzegalny jest wniosek, że pulpity są idealne do szybkiego czytania danych i podejmowania decyzji. Z drugiej strony tabele są niezbędne do analizowania szczegółów. EURECA daje możliwość korzystania zarówno z pulpitów interaktywnych, tabel przestawnych i tabel płaskich w zależności od potrzeby użytkownika. Handlowcy korzystają więc z udostępnionych im pulpitów wg uprawnień ukazujących zafiltrowane informacje, które są im potrzebne i na takim poziomie szczegółowości, jaki jest im pomocny. Dyrektor sprzedaży ma możliwość także sprawdzania szczegółów, gdy jest taka potrzeba.

Na poziomie ogólnych danych biznesowych z pulpitów rozpoczął również korzystanie prezes firmy. Po weekendzie „zaprzyjaźnienia się” z pulpitami przekazał osobie, która wcześniej była odpowiedzialna za generowanie raportu, aby już tego nie robiła, komentując „teraz ma to wszystko za jednym kliknięciem”. Chciałoby się krzyknąć „EUREKA”… jednakże, za tym przysłowiowym „jednym kliknięciem” kryje się dość dokładna praca wdrożeniowa w postaci dogłębnej analizy oczekiwań, budowy struktur bazodanowych a na końcu stworzenie widoku raportu dla użytkownika.

W czym dokładnie system do raportowania EURECA pomógł firmie ORNO GROUP?

Dyrektor sprzedaży hurtowej, był przymuszony do poszukiwania nowego systemu do raportowania, gdy poprzedni przestał działać. Skontaktował się z firmą Controlling Systems, bo korzystał z EUREKI u jednego ze swoich wcześniejszych pracodawców. Teraz jednak miał wystąpić w roli nie jedynie użytkownika, ale osoby określającej wymagania i potrzeby oraz szczegóły wdrożenia. Wcześniejsze korzystanie przez dwa lata z kostek OLAP i tabel przestawnych dały wiedzę odnośnie oczekiwań na przyszłość i pomogły w rozmowach z prezesem, który wiedział już, jakie korzyści można mieć z tego typu analiz i raportów.

Wymagania pierwotnie sprowadzały się więc do odtworzenia funkcjonalności, jaką wcześniej dawała kostka OLAP z tabelami przestawnymi. Gdy jednak dyrektor sprzedaży zobaczył, co można zrobić z danymi przy wykorzystaniu pulpitów, od razu zdecydował, że nie tylko sam chce z nich korzystać, ale chce je udostępnić także innym użytkownikom. Dość często realizowanie czegoś stale w taki sam określony sposób, np. w Excelu, może ograniczać nasze spojrzenie na sposób realizacji tego procesu. Może się wydawać, że to musi trwać tyle czasu, że to musi być tak skomplikowane lub musi mieć takie czy inne ograniczenia. W tym wypadku EURECA pokazała, że można inaczej.

Po wdrożeniu systemu EURECA dostrzeżono dodatkowe wartości wynikające ze skrócenia procesu realizacji analiz i raportów. Dzięki automatyzacji niepotrzebne było już liczenie „na boku” czy wklejanie wartości z jednego pliku Excel do drugiego. Dostrzeżono także korzyści z przedstawiania danych w łatwych do wygenerowania wizualizacjach. Handlowcy cenią sobie, że mają obecnie wszystkie raporty w jednym miejscu, nie muszą niczego szukać po różnych plikach Excel. Nie są też zasypywani mnóstwem raportów, mają dostęp do 4-5 automatycznie odświeżanych raportów.

Na uwagę zasługuje także podjęcie decyzji o wdrożeniu systemu do controllingu pomimo świadomości, że obecny system ERP będzie wymieniany za kilka miesięcy. Tak właśnie było w ORNO GROUP. Firma korzystała z programu Subiekt firmy InsERT, miała już jednak w planach zmianę systemu. Ta planowana zmiana nie była jednak przeszkodą. EURECA po szybkim wdrożeniu daje od razu korzyści biznesowe, a przy wdrożeniu nowego systemu ERP ułatwia zachowanie ciągłości danych (dane sprzedażowe z poprzedniego systemu w połączeniu z danymi na nowo ewidencjonowanymi w nowym systemie). Po wdrożeniu nowego systemu (XL ERP) potrzebne było jedynie przepięcie źródeł danych. Wykorzystywane są dane nowotworzone w XL ERP, ale także te pochodzące z poprzedniego rozwiązania. W podjęciu decyzji o wdrożeniu systemu EURECA pomimo planowanej zmiany systemu ERP pomocny był także fakt, że EURECA jest rozwiązaniem bardzo elastycznym i może się dopasować nie tylko do dowolnego systemu ERP, ale także do wielkości firmy i jej zasobów IT.

Firma szybko się rozwija, a więc co dalej?

Wdrożenie systemu controllingowego EURECA otwiera możliwości dalszego rozwoju. W przypadku firmy ORNO GROUP jako kolejny etap zdefiniowano obszar stanów magazynowych, aby połączyć go ze sprzedażą i po opracowaniu odpowiednich współczynników ułatwić pracę kupcom i menedżerom produktu. I tak się stało – stany magazynowe połączono z prognozą zamówień w systemie. Dzięki temu widać, czy średnie zejście produktu z magazynu „trafi w punkt dostawy”. To otworzyło drogę do opracowania wskaźników (KPI) dla menedżerów produktów oraz przygotowania dla nich odpowiednich raportów. Dzięki temu, każdy product manager widzi, analogicznie jak to jest przy raportach handlowców, dane dotyczące tylko produktu, za który odpowiada. Wyliczanie rotacyjności na produktach było w pewnym zakresie dostępne już wcześniej, EURECA jednak zoptymalizowała i zautomatyzowała ten proces. Wcześniej menager musiał zalogować się do systemu ERP, wyszukać odpowiedni produkt, wygenerować plik Excel i poświęcić sporo czasu na dalszą obróbkę tego Excela. Nawet osobie biegłej w Excel całość mogła zabrać pół godziny. Dziś dostępne są dane z systemu EURECA w postaci tabel przestawnych, bez potrzeby wyciągania ich z XL ERP. Menadżer dokładna kolejny miesiąc i całość się automatycznie odświeża, co trwa 1-2 minuty.

Połączenie sprzedaży ze stanami magazynowymi i wspomnianymi wskaźnikami (KPI) daje możliwość spojrzenia na całość – zarówno wykonanej sprzedaży, jak i tego, jak „schodzi” produkt, jak wyglądają zamówienia w drodze. Takie spojrzenie na 6 miesięcy do przodu jest szczególnie cenne w dzisiejszych niepewnych czasach, umożliwiając odpowiednie i szybkie działania, gdy tylko z danych wynika, że są one niezbędne.

Pulpit menadżera – łączenie sprzedaży z tym, jak “schodzi” produkt, prognoza stanów magazynowych i punkty zamawiania

Jak to zwykle bywa przy wdrażaniu controllingu, apetyt rośnie w miarę jedzenia i pojawiają się kolejne pomysły na rozwój. Być może kolejnym etapem będzie dołączenie obszaru zobowiązań i należności wobec klientów, jednak mogą pojawić się inne potrzeby. Może także pojawić się potrzeba dokładniejszego planowania sprzedaży. Obecnie plan jest tworzony poprzez dodanie odpowiedniego wskaźnika procentowego do wyniku poprzedniego roku. Wskaźnik ten jest dzielony na regiony wg ich potencjału. Jedno jest pewne, aby móc z przekonaniem powtórzyć słowa prezesa spółki ORNO GROUP, że robimy wszystko, by jutro być lepszymi niż dziś, trzeba dziś analizować dane i na podstawie uzyskanych informacji podejmować właściwe decyzje.

I jeszcze jeden istotny element wdrożenia controllingu sprzedażowego w ORNO GROUP: inicjatorem tego wdrożenia i głównym użytkownikiem nie jest controlling, a dyrektor sprzedaży. To on samodzielnie tworzy i udostępnia raporty. Controlling sprzedaży wygląda natomiast podobnie w firmach dystrybucyjnych niezależnie od branży. Przykład ORNO GROUP może więc być inspiracją dla wielu organizacji, by przenieść sprzedaż na wyższy poziom.