Excel w procesie budżetowania

Wg ostatnich badań   miesięcznika “Controlling i Rachunkowość Zarządcza” w ponad 80% firm w Polsce podstawowym narzędziem wspomagającym przygotowanie i weryfikowanie budżetu jest arkusz MS Excel. Służy on także do przeprowadzania analiz i raportów. Taki stan rzeczy wynika z dużej powszechności Excela i jego znajomości przez Użytkowników. Jest to narzędzie o bogatej funkcjonalności, dzięki czemu jest elastyczne i pozwala na definiowanie dowolnych formuł, powiązań, tabel, zestawień, raportów itp.

Jednak arkusz Excel posiada też kilka ograniczeń, które utrudniają jego wykorzystanie w pracach controllingowych. Jest to bardzo dobre narzędzie w pracy jednostanowiskowej.

Wiele zadań controllera, takich jak przygotowanie budżetu wymaga zaangażowania wielu pracowników. Wtedy pojawią problemy z nadpisywaniem danych, uprawnieniami dostępu, rozsyłaniem i scalaniem cząstkowych arkuszy itp. Są też ograniczenia w zasilaniu Excela danymi o wykonaniu pobieranymi bezpośrednio z systemów ewidencyjnych.

Dlatego aż 60% badanych osób uważa, że Excel jest niewystarczający do pracy z wieloma wersjami budżetu czy do tworzenia budżetu przez wiele osób (praca grupowa).

W sytuacji, gdy budżet całej Firmy wymaga stworzenia co najmniej kilkudziesięciu arkuszy powiązanych ze sobą, bardzo łatwo o pomyłkę – np. przy definiowaniu formuł i powiązań między tymi arkuszami. Nasz system Eureca dzięki wygodnemu mechanizmowi poruszania się po strukturach budżetowych eliminuje m.in. takie niedogodności.

Jak usprawnić przygotowanie budżetu i zautomatyzować raportowanie budżetowe bez odchodzenia od Excela? – zobacz ogólnopolską akcję – kliknij

Jako certyfikowany Partner firmy Microsoft w kategorii producentów oprogramowania wykorzystujemy w aplikacji Eureca wszystkie zalety Excela, do których dokładamy wiele istotnych funkcji. Dlatego możemy zaoferować kompletne i pewne narzędzie controllingowe.

Błędy, które wynikają z ograniczeń arkusza bywają bardzo kosztowne. Dlatego w rozwiniętych gospodarkach UE i w USA coraz więcej firm przechodzi z arkuszy kalkulacyjnych do aplikacji wspomagających controlling. Początkowo były to głównie duże firmy, jednak wraz rozwojem technologii i jej dostępności z punktu widzenia kosztów i utrzymania coraz więcej małych i średnich firm korzysta ze specjalistycznych narzędzi. Szacuje się, że na tych rynkach w najbliższym czasie będzie to 25% użytkowników arkuszy kalkulacyjnych.

Podajemy przykład błędu w Excelu, opublikowany w serwisie gazeta.pl

Poniżej prezentujemy inne przykłady pomyłek powstałych podczas pracy z arkuszami Excela. Są to właśnie przykłady z UE i USA

1. AstraZeneca
2. Biuro Powiernika hrabstwa Knox (Knox County Trustee’s Office)
3. Komitet Olimpijski Londyn 2012 (London 2012 Olympics)
4. Arizona Portland Cement Corporation (Arizona Portland Cement Corporation)
5. Urząd miejski w Framingham (Town of Framingham)
6. SD1 (Dystrykt sanitarny #1, Oczyszczalnia Ścieków Kentucky)
7. Korporacja Georgia Gulf (Georgia Gulf Corporation)
8. Wydział ds. elektryczności miasta Belmont (Belmont Municipal Light Department)
9. Kodak
10. RedEnvelope

Zobacz jak można pracować z systemem Eureca w trybie pracy Excel: