Budżetowanie kosztów

Budżetowanie kosztów jest specyficznym procesem, który obejmuje wiele działań w obszarze finansów. Nie tylko wymaga zaplanowania i zatwierdzenia odpowiedniego budżetu, ale też jego nadzorowania i wykrywania wszelkich rozbieżności z pierwotnymi założeniami. Czynności te mogą ułatwić obiektywną ocenę kosztów i przychodów firmy, a tym samym pomagają w podejmowaniu trafnych decyzji związanych z obrotem finansami czy realizacją inwestycji.

Spis treści:
Jak działa?
Kompleksowe zastosowanie
Podstawowe funkcje
Jak je przeprowadzić?
Planowanie strategiczne
Właściwy model
Raportowanie i analizowanie

Jak działa budżetowanie kosztów?

Budżetowanie kosztów to podstawowy element działań w zakresie controllingu, który jest specjalizacją naszej firmy Controlling Systems. Polega na określaniu celów, nazwaniu koniecznych do poniesienia kosztów, szacowaniu ich wielkości, utworzeniu kompletnego budżetu, a następnie ciągłej jego kontroli (wykonanie vs plany) oraz optymalizacji działań. Dzięki kompleksowej obsłudze wszystkich procesów w firmach, nasz system controllingowy pozwala na ich realną optymalizację także w zakresie kosztów. Proponujemy szereg rozwiązań znacząco ułatwiających identyfikowanie i szacowanie kosztów (np. przez łatwy podgląd wykonań i planów lat poprzednich), zautomatyzowany proces work flow w ramach budżetowania (praca równoległa wielu planistów, zautomatyzowane statusowanie, np. „dane wprowadzone”, „w czasie akceptacji”, „zaakceptowane” itp.) czy moduł zarządzania projektami budżetowymi wyposażonymi w automatykę powiadomień, przypomnień i statusów silnie mobilizujących wszystkich uczestników procesu budżetowania. Pozwala to na realne kontrolowanie budżetu, planowanie i prognozowanie poszczególnych procesów w oparciu o analizę podaży, popytu, trendów oraz innych danych czy optymalizację, która pozwala dokonywać dostosowań w planie budżetowym, optymalizować wydatki, a także wprowadzać zmiany w strategii, jeśli to konieczne.

Kompleksowe zastosowanie

Budżetowanie pod tym kątem ma szczególne znaczenie dla prawidłowej realizacji planów strategicznych, które muszą bazować na informacjach obiektywnych i zweryfikowanych. W procesie tym określamy odpowiednie priorytety, a następnie podejmujemy na ich podstawie działania w oparciu o dostępne zasoby. W ramach budżetowania zajmujemy się m.in. monitorowaniem i kontrolowaniem poszczególnych wydatków firmowych. Przychody wypracowane przez firmę zestawiamy z kolei z planami docelowymi, dzięki czemu możemy sprawnie ocenić skuteczność pracy oraz zidentyfikować ewentualne niezgodności w budżecie. Jesteśmy też w stanie wprowadzić niezbędne korekty, co przyczyni się do poprawy rezultatów. W całym procesie istotną funkcję spełniają analizy rentowności czy marży. Na ich podstawie możemy sprawniej zarządzać zarówno kosztami, jak i przychodami. Pod uwagę bierzemy też wydatki związane z marketingiem i promocją.

Podstawowe funkcje

Budżetowanie pozwala na pozyskanie wielu wartościowych danych, przydatnych zwłaszcza menedżerom. W procesie tym możemy otrzymać informacje dotyczące poziomu realizacji konkretnych operacji w wybranym przedziale czasowym, co pozostaje nie bez wpływu na skuteczność zarządzania środkami finansowymi. Usługa ta jest też sposobem na efektywną koordynację wielu działań wdrażanych przez przedsiębiorstwo, które mogą zmieścić się w spójnym i kompletnym budżecie. Istotną kwestią z punktu widzenia pracowników pozostają aspekty motywacyjne ze względu na możliwość zaplanowania budżetu o wysokim stopniu wykonywalności. Proces ten jest ważny także pod kątem kontrolnym, ponieważ umożliwia weryfikację poziomu realizacji zaplanowanych operacji. Budżet poddawany jest ocenie wstępnej, bieżącej i wynikowej, co ułatwia wykrycie wszelkich nieścisłości względem założeń początkowych.

Jak przeprowadzić budżetowanie kosztów i przychodów?

Budżetowanie kosztów i przychodów zawsze powinno być odpowiednio zaplanowane i następnie wdrożone. Proces ten rozpoczyna się od ustalenia i zatwierdzenia budżetu, po czym niezbędne jest jego wykonanie oraz przeprowadzenie kontroli. Umiejętne wdrożenie poszczególnych etapów stanowi podstawę do oceny kosztów i przychodów firmy, a tym samym ułatwia osiąganie zamierzonych celów. Konieczne jest tutaj użycie odpowiednich metod i środków pozwalających na przygotowanie akceptowalnego planu, kontrolowanie wszystkich działań oraz wprowadzenie wymaganych korekt. W odpowiedniej zakładce naszej strony internetowej znajdziesz wiele referencji potwierdzających wysoką jakość usług Controlling Systems.

Planowanie strategiczne

Niezależnie od obranej strategii, budżetowanie zawsze powinno spełniać jej wymagania. W wielu przedsiębiorstwach istotne jest przy tym uwzględnienie wielu różnych scenariuszy, które mogą potencjalnie wystąpić w planowaniu rocznym dla konkretnych prognoz miesięcznych czy kwartalnych. Nie bez znaczenia pozostaje sam wpływ wdrażanych działań na ostateczne wyniki finansowe firmy. Pod tym względem najlepszym rozwiązaniem jest zastosowanie specjalnego narzędzia do zarządzania wariantami planistycznymi, jak chociażby nasz autorski system EURECA. Za jego pomocą możemy przeprowadzać złożone procesy w ramach controllingu. Platforma ta pozwala na tworzenie różnych wariantów budżetu, a także przeprowadzanie analiz wielowymiarowych czy dodawanie i udostępnianie komentarzy. W systemie można opracować praktycznie każdy model budżetowy, niezależnie od wymagań zarządców firmy i aktualnej strategii. EURECA jest narzędziem o budowie modułowej, co podnosi elastyczność i ułatwia kreowanie w pełni unikalnych konfiguracji dla różnych potrzeb.

Właściwy model

System EURECA jest przystosowany do budżetowania w praktycznie dowolnym zakresie, dzięki czemu dane mogą być zastawiane w ujęciu wielowymiarowym, wielomiarowym lub wielookresowym. Pierwsza z cech tego systemu uwzględnia wiele czynników dotyczących kosztów i przychodów. Druga pozwala na jednoczesne planowanie i obserwowanie licznych miar dla zróżnicowanych danych, włącznie z cenami jednostkowymi, ilościami czy wartościami. Trzecia nie jest natomiast ograniczona w zakresie rocznego okresu księgowego, dlatego umożliwia zarządzanie projektami realizowanymi w różnych przedziałach czasowych. Dotyczy to nawet tych inwestycji, które są zaplanowane na kilkanaście lub kilkadziesiąt miesięcy. Dostarczane przez nas narzędzia zapewniają wiele korzyści. Sam system EURECA doskonale sprawdza się w licznych przedsiębiorstwach o średnim i dużym zakresie działalności, a także spełnia potrzeby wielu grup kapitałowych. Platforma ta umożliwia budżetowanie dla rozmaitych branż, w tym usługowej, transportowej, logistycznej, spedycyjnej, produkcyjnej, dystrybucyjnej czy budowlanej. Oferujemy też rozwiązania dla uczelni wyższych czy podmiotów użyteczności publicznej.

Raportowanie i analizowanie

Dane w systemie EURECA mogą być prezentowane w różny sposób. Oprócz informacji związanych z planami, realizacjami i odchyleniami okresowymi lub narastającymi, narzędzie udostępnia też wgląd do innych kluczowych parametrów. W systemie można łatwo określać cele budżetowe, dynamikę wykonania w ujęciu okresowym i rocznym oraz stopień ich realizacji. Dane te są następnie wykorzystywane do raportowania i analizowania, co pozostaje nie bez wpływu na skuteczne rewizje budżetowe. W modelu planistycznym możesz łatwo zintegrować wybrany wariant budżetu, dzięki czemu zyskasz wsparcie dla wszystkich działań uwzględniających budżet całościowy lub cząstkowy. W tym systemie dostępne są ponadto wskaźniki i sprawozdania dla spółek pojedynczych lub skonsolidowanych grup, którym można przypisać konkretne waluty. Zachęcamy do sprawdzenia oferty Controlling Systems, a także zapraszamy do kontaktu i zadawania pytań związanych z naszą działalnością.