Czym właściwie jest controlling i do czego służą narzędzia controllingu strategicznego i operacyjnego?
Wyjaśnienie samego terminu „controlling” jest niezbędne do zrozumienia tego, do czego służą jego narzędzia w zakresie operacyjnym i strategicznym. Tym pochodzącym z języka angielskiego słowem określa się system wspierania biznesu w procesach związanych z zarządzaniem przedsiębiorstwem. Obejmuje on aspekty związane zarówno z zarządzaniem strategicznym, a więc ukierunkowanym raczej na realizację celów długofalowych, jak i operacyjnym, skupionym przede wszystkim na celach krótkoterminowych. System ten jest obecnie właściwie zawsze wspierany komputerowo. Nowoczesne rozwiązania takie jak specjalne programy, aplikacje czy systemy informatyczne pozwalają na jednoczesną koordynację planowania, budżetowania i organizowania poszczególnych przedsięwzięć i projektów realizowanych przez daną firmę.
Jak korzystanie z nowoczesnych rozwiązań usprawnia prowadzenie biznesu?
Zadaniem opisanych powyżej nowoczesnych rozwiązań jest wspieranie firm i usprawnianie prowadzenia biznesu na trzech głównych płaszczyznach. Należą do nich: analiza zbieranych przez firmę danych, analiza rentowności poszczególnych przedsięwzięć oraz bieżąca kontrola aktualnych projektów. Przyjrzyjmy się im nieco bliżej.
Analiza zebranych danych
Każda firma podczas swojej działalności zbiera ogromne ilości danych. Wiele firm w początkach swojej działalności prowadzi ich ewidencję w arkuszach kalkulacyjnych takich jak np. Excel. Już po kilku latach działalności osobne arkusze mogą jednak stanowić zupełnie nieużyteczne źródło informacji. Ich niejednolita struktura nie ułatwia scalania poszczególnych plików, a dane zawarte w komórkach nie są wystarczająco przejrzyste, aby można było wyciągnąć z nich istotne dla funkcjonowania firmy wnioski. Z czasem ilość danych rośnie, a ich przejrzystość maleje, przez co – mimo posiadania istotnych informacji – firma nie jest w stanie z nich skorzystać, a co za tym idzie – przełożyć je bezpośrednio na większe zyski poprzez wprowadzenie niezbędnych zmian . Z pomocą przychodzą nowoczesne systemy controllingowe takie jak Eureca, do których możemy zaimportować ogromne ilości danych zarówno bieżących jaki i historycznych. Systemy te stworzone są bowiem nie tylko do ich przechowywania, ale przede wszystkim do analizy i wyciągania konkretnych wniosków na podstawie przesłanych informacji.
Analiza rentowności poszczególnych przedsięwzięć
Drugą kwestią jest rentowności podejmowanych przez firmę przedsięwzięć. Nowoczesne rozwiązania pozwalają nie tylko na skorzystanie z posiadanych już informacji poprzez ich uporządkowanie i przejrzystą prezentację, lecz także na zmianę sposobu, w jaki firma traktuje niektóre koszty. Niekiedy bowiem problem nie polega na braku czytelności posiadanych informacji, ale po prostu na tym, że pewnych informacji nie ewidencjonuje się poprawnie. Koszty związane z poszczególnymi przedsięwzięciami mogą ukrywać się w kosztach pośrednich związanych np. z transportem. Dopiero po zidentyfikowaniu i zewidencjonowaniu każdego z kosztów w odpowiedni sposób możemy zweryfikować, czy jeden z klientów nie jest przypadkiem tzw. “zjadaczem zysku”. Często zdarza się bowiem, że duże przedsięwzięcia wiążą się nie tylko z dużym zyskiem, ale też z koniecznością poniesienia naprawdę dużych kosztów pośrednich, które znacząco, lecz niezauważenie obniżają zysk. Tymczasem doświadczeni konsultanci controllingowi z pomocą dedykowanych systemów controllingowych są w stanie nie tylko prawidłowo alokować, modelować i uspójniać dane z wielu różnych systemów (takich jak choćby Produkcja, Obroty i Salda Kont, Wynagrodzenia, Transport, Sprzedaż, Rabaty, Pośrednictwo handlowe i wiele innych) ale także udostępnić na ich podstawie czytelną i bardzo wiarygodną analizę danych – w szczególności analizę rentowności.
Bieżąca kontrola aktualnych projektów
Ostatnią, ale z pewnością nie najmniej ważną kwestią, jest możliwość kontrolowania na bieżąco prowadzonych projektów i przedsięwzięć. Podczas gdy tabele w arkuszach kalkulacyjnych zwykle dzielimy na planowanie, budżetowanie i realizację, nowoczesne rozwiązania w rodzaju np. systemu controllingowego Eureca pozwalają na jednoczesne zestawianie ze sobą danych z tych trzech zakresów. Dzięki temu już na poziomie realizacji możliwe jest bieżące porównywanie osiągniętych celów z celami założonymi w planie, co pozwala na szybkie reagowanie na ewentualne rozbieżności i wprowadzanie niezbędnych korekt i zmian jeszcze w trakcie realizacji projektu.