Narzędzia controllingu. Jak za ich pomocą usprawniać działanie firm?

Czym właściwie jest controlling i do czego służą narzędzia controllingu strategicznego i operacyjnego?

Wyjaśnienie samego terminu „controlling” jest niezbędne do zrozumienia tego, do czego służą jego narzędzia w zakresie operacyjnym i strategicznym. Tym pochodzącym z języka angielskiego słowem określa się system wspierania biznesu w procesach związanych z zarządzaniem przedsiębiorstwem. Obejmuje on aspekty związane zarówno z zarządzaniem strategicznym, a więc ukierunkowanym raczej na realizację celów długofalowych, jak i operacyjnym, skupionym przede wszystkim na celach krótkoterminowych. System ten jest obecnie właściwie zawsze wspierany komputerowo. Nowoczesne rozwiązania takie jak specjalne programy, aplikacje czy systemy informatyczne pozwalają na jednoczesną koordynację planowania, budżetowania i organizowania poszczególnych przedsięwzięć i projektów realizowanych przez daną firmę.

Jak korzystanie z nowoczesnych rozwiązań usprawnia prowadzenie biznesu?

Zadaniem opisanych powyżej nowoczesnych rozwiązań jest wspieranie firm i usprawnianie prowadzenia biznesu na trzech głównych płaszczyznach. Należą do nich: analiza zbieranych przez firmę danych, analiza rentowności poszczególnych przedsięwzięć oraz bieżąca kontrola aktualnych projektów. Przyjrzyjmy się im nieco bliżej.

Analiza zebranych danych

Każda firma podczas swojej działalności zbiera ogromne ilości danych. Wiele firm w początkach swojej działalności prowadzi ich ewidencję w arkuszach kalkulacyjnych takich jak np. Excel. Już po kilku latach działalności osobne arkusze mogą jednak stanowić zupełnie nieużyteczne źródło informacji. Ich niejednolita struktura nie ułatwia scalania poszczególnych plików, a dane zawarte w komórkach nie są wystarczająco przejrzyste, aby można było wyciągnąć z nich istotne dla funkcjonowania firmy wnioski. Z czasem ilość danych rośnie, a ich przejrzystość maleje, przez co – mimo posiadania istotnych informacji – firma nie jest w stanie z nich skorzystać, a co za tym idzie – przełożyć je bezpośrednio na większe zyski poprzez wprowadzenie niezbędnych zmian . Z pomocą przychodzą nowoczesne systemy controllingowe takie jak Eureca, do których możemy zaimportować ogromne ilości danych zarówno bieżących jaki i historycznych. Systemy te stworzone są bowiem nie tylko do ich przechowywania, ale przede wszystkim do analizy i wyciągania konkretnych wniosków na podstawie przesłanych informacji.

Analiza rentowności poszczególnych przedsięwzięć

Drugą kwestią jest rentowności podejmowanych przez firmę przedsięwzięć. Nowoczesne rozwiązania pozwalają nie tylko na skorzystanie z posiadanych już informacji poprzez ich uporządkowanie i przejrzystą prezentację, lecz także na zmianę sposobu, w jaki firma traktuje niektóre koszty. Niekiedy bowiem problem nie polega na braku czytelności posiadanych informacji, ale po prostu na tym, że pewnych informacji nie ewidencjonuje się poprawnie. Koszty związane z poszczególnymi przedsięwzięciami mogą ukrywać się w kosztach pośrednich związanych np. z transportem. Dopiero po zidentyfikowaniu i zewidencjonowaniu każdego z kosztów w odpowiedni sposób możemy zweryfikować, czy jeden z klientów nie jest przypadkiem tzw. “zjadaczem zysku”. Często zdarza się bowiem, że duże przedsięwzięcia wiążą się nie tylko z dużym zyskiem, ale też z koniecznością poniesienia naprawdę dużych kosztów pośrednich, które znacząco, lecz niezauważenie obniżają zysk. Tymczasem doświadczeni konsultanci controllingowi z pomocą dedykowanych systemów controllingowych są w stanie nie tylko prawidłowo alokować, modelować i uspójniać dane z wielu różnych systemów (takich jak choćby Produkcja, Obroty i Salda Kont, Wynagrodzenia, Transport, Sprzedaż, Rabaty, Pośrednictwo handlowe i wiele innych) ale także udostępnić na ich podstawie czytelną i bardzo wiarygodną analizę danych – w szczególności analizę rentowności.

Bieżąca kontrola aktualnych projektów

Ostatnią, ale z pewnością nie najmniej ważną kwestią, jest możliwość kontrolowania na bieżąco prowadzonych projektów i przedsięwzięć. Podczas gdy tabele w arkuszach kalkulacyjnych zwykle dzielimy na planowanie, budżetowanie i realizację, nowoczesne rozwiązania w rodzaju np. systemu controllingowego Eureca pozwalają na jednoczesne zestawianie ze sobą danych z tych trzech zakresów. Dzięki temu już na poziomie realizacji możliwe jest bieżące porównywanie osiągniętych celów z celami założonymi w planie, co pozwala na szybkie reagowanie na ewentualne rozbieżności i wprowadzanie niezbędnych korekt i zmian jeszcze w trakcie realizacji projektu.

Nowoczesne narzędzia controllingu finansowego i personalnego , czyli więcej niż Excel

Dotychczas najpopularniejszym i najczęściej wykorzystywanym narzędziem służącym do wykonywania zadań z zakresu przede wszystkim controllingu finansowego, ale niepozwalającym na zbyt szeroki zakres działań w obszarze controllingu personalnego, był Excel. Popularny arkusz kalkulacyjny pozwala na wprowadzanie dość zaawansowanych formuł i wyliczanie kosztów, zysków czy budżetu potrzebnego do realizacji przedsięwzięcia. Dziś jednak zaczyna się to zmieniać. Klienci biznesowi zdają sobie bowiem sprawę z tego, że o ile w roli arkusza kalkulacyjnego Excel sprawdza się wyśmienicie, o tyle do analizy danych i ich bieżącej kontroli potrzebne jest coś więcej. Tym czymś jest profesjonalny system informatyczny Eureca, który pozwala nie tylko na wyliczenia, ale też na analizę danych, rentowności oraz bieżącą kontrolę projektów. Są to trzy kluczowe płaszczyzny , którymi należy odpowiednio zarządzać, aby firma mogła sprawnie i skutecznie osiągać założone cele.

Co umożliwia system Eureca?

System Eureca umożliwia tworzenie Hurtowni Danych, czyli baz danych zorganizowanych i zoptymalizowanych tak, aby odnosiły się do konkretnego elementu działalności firmy. Hurtownie Danych mogą pobierać dane równolegle z wielu niepowiązanych ze sobą systemów dziedzinowych oraz setek arkuszy, a następnie odpowiednio je porządkować i pozwalać na szybkie wyszukiwanie potrzebnych informacji zarządczych. Stanowią więc rozbudowane bazy danych , na podstawie których system tworzy przejrzyste, interaktywne Pulpity Menedżerskie – tzw. dashboardy. Pulpity Menedżerskie mogą zawierać zestawione dane dotyczące zarówno planów i budżetów, jak i kwestii związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi czy obsługą klienta. Możemy za ich pomocą wyeksportować ze wszystkich zgromadzonych danych np. informacje dotyczące tego, ile dni roboczych poświęciliśmy na rekrutację nowych pracowników do poszczególnych działów, ile aplikacji i spotkań rekrutacyjnych odbyło się, zanim podjęliśmy decyzję, i ile etatów zostało ostatecznie obsadzonych. Eureca jest również w stanie analizować pobrane z Hurtowni Danych informacje w taki sposób, aby przejrzyście określić przychody i rozchody związane z poszczególnymi projektami, dzięki czemu można z łatwością zauważyć, który projekt czy dział firmy przynosi największe zyski, a który generuje największe koszty.

Zarządzanie zasobami ludzkimi

Jak wynika nawet z poprzedniej części naszego artykułu, dziś prowadzenie biznesu wiąże się z gromadzeniem nie tylko danych liczbowych dotyczących finansów firmy. Równie ważną kwestią, która również wymaga stałej kontroli i nadzoru, są kwestie związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Tu istotne są bowiem nie tylko koszty związane z zatrudnianiem określonej liczby pracowników. Nowoczesne systemy i programy takie jak Eureca pozwalają także prowadzić zestawienia i prezentować dane dotyczące nie tylko rekrutacji, lecz choćby analizy wykorzystania ich wiedzy i umiejętności. Jest to rozwiązanie pozwalające na ujrzenie pracowników nie tylko jako koniecznego wydatku, lecz jako istotnego składnika aktywów przedsiębiorstwa, którego umiejętności i wiedza mogą przekładać się na bezpośrednie zyski.

Brzmi interesująco? Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o korzystaniu z narzędzi controllingu w Twojej branży, skontaktuj się z naszymi konsultantami.