Narzędzia controllingu to programy, aplikacje i systemy informatyczne pozwalające na wspomaganie biznesu na wielu płaszczyznach. Ich wykorzystanie pomaga w przeanalizowaniu i usprawnieniu pracy firmy w zakresie między innymi planowania, budżetowania i zarządzania. Zaawansowane metody analizowania i przedstawiania danych umożliwiają szybkie zrozumienie tego, co tak naprawdę dzieje się w firmie. Na jakich projektach firma tak naprawdę zarabia, a jakie generują co prawda duże obroty, ale jednocześnie znaczne koszty pośrednie łatwe do pominięcia w powierzchownym badaniu rentowności? Pozwalają dostrzegać procesy, które wymagają usprawnienia, sytuacje wymagające renegocjacji warunków z partnerami czy klientami, lub takie a z których najlepiej będzie po prostu zrezygnować? Odpowiedź pomogą Ci znaleźć nowoczesne rozwiązania zaprojektowane specjalnie w tym celu.[/vc_column_text]
Wyjaśnienie samego terminu „controlling” jest niezbędne do zrozumienia tego, do czego służą jego narzędzia w zakresie operacyjnym i strategicznym. Tym pochodzącym z języka angielskiego słowem określa się system wspierania biznesu w procesach związanych z zarządzaniem przedsiębiorstwem. Obejmuje on aspekty związane zarówno z zarządzaniem strategicznym, a więc ukierunkowanym raczej na realizację celów długofalowych, jak i operacyjnym, skupionym przede wszystkim na celach krótkoterminowych. System ten jest obecnie właściwie zawsze wspierany komputerowo. Nowoczesne rozwiązania takie jak specjalne programy, aplikacje czy systemy informatyczne pozwalają na jednoczesną koordynację planowania, budżetowania i organizowania poszczególnych przedsięwzięć i projektów realizowanych przez daną firmę.
Zadaniem opisanych powyżej nowoczesnych rozwiązań jest wspieranie firm i usprawnianie prowadzenia biznesu na trzech głównych płaszczyznach. Należą do nich: analiza zbieranych przez firmę danych, analiza rentowności poszczególnych przedsięwzięć oraz bieżąca kontrola aktualnych projektów. Przyjrzyjmy się im nieco bliżej.
Każda firma podczas swojej działalności zbiera ogromne ilości danych. Wiele firm w początkach swojej działalności prowadzi ich ewidencję w arkuszach kalkulacyjnych takich jak np. Excel. Już po kilku latach działalności osobne arkusze mogą jednak stanowić zupełnie nieużyteczne źródło informacji. Ich niejednolita struktura nie ułatwia scalania poszczególnych plików, a dane zawarte w komórkach nie są wystarczająco przejrzyste, aby można było wyciągnąć z nich istotne dla funkcjonowania firmy wnioski. Z czasem ilość danych rośnie, a ich przejrzystość maleje, przez co – mimo posiadania istotnych informacji – firma nie jest w stanie z nich skorzystać, a co za tym idzie – przełożyć je bezpośrednio na większe zyski poprzez wprowadzenie niezbędnych zmian . Z pomocą przychodzą nowoczesne systemy controllingowe takie jak Eureca, do których możemy zaimportować ogromne ilości danych zarówno bieżących jaki i historycznych. Systemy te stworzone są bowiem nie tylko do ich przechowywania, ale przede wszystkim do analizy i wyciągania konkretnych wniosków na podstawie przesłanych informacji.
Drugą kwestią jest rentowności podejmowanych przez firmę przedsięwzięć. Nowoczesne rozwiązania pozwalają nie tylko na skorzystanie z posiadanych już informacji poprzez ich uporządkowanie i przejrzystą prezentację, lecz także na zmianę sposobu, w jaki firma traktuje niektóre koszty. Niekiedy bowiem problem nie polega na braku czytelności posiadanych informacji, ale po prostu na tym, że pewnych informacji nie ewidencjonuje się poprawnie. Koszty związane z poszczególnymi przedsięwzięciami mogą ukrywać się w kosztach pośrednich związanych np. z transportem. Dopiero po zidentyfikowaniu i zewidencjonowaniu każdego z kosztów w odpowiedni sposób możemy zweryfikować, czy jeden z klientów nie jest przypadkiem tzw. “zjadaczem zysku”. Często zdarza się bowiem, że duże przedsięwzięcia wiążą się nie tylko z dużym zyskiem, ale też z koniecznością poniesienia naprawdę dużych kosztów pośrednich, które znacząco, lecz niezauważenie obniżają zysk. Tymczasem doświadczeni konsultanci controllingowi z pomocą dedykowanych systemów controllingowych są w stanie nie tylko prawidłowo alokować, modelować i uspójniać dane z wielu różnych systemów (takich jak choćby Produkcja, Obroty i Salda Kont, Wynagrodzenia, Transport, Sprzedaż, Rabaty, Pośrednictwo handlowe i wiele innych) ale także udostępnić na ich podstawie czytelną i bardzo wiarygodną analizę danych – w szczególności analizę rentowności.
Ostatnią, ale z pewnością nie najmniej ważną kwestią, jest możliwość kontrolowania na bieżąco prowadzonych projektów i przedsięwzięć. Podczas gdy tabele w arkuszach kalkulacyjnych zwykle dzielimy na planowanie, budżetowanie i realizację, nowoczesne rozwiązania w rodzaju np. systemu controllingowego Eureca pozwalają na jednoczesne zestawianie ze sobą danych z tych trzech zakresów. Dzięki temu już na poziomie realizacji możliwe jest bieżące porównywanie osiągniętych celów z celami założonymi w planie, co pozwala na szybkie reagowanie na ewentualne rozbieżności i wprowadzanie niezbędnych korekt i zmian jeszcze w trakcie realizacji projektu.
Dotychczas najpopularniejszym i najczęściej wykorzystywanym narzędziem służącym do wykonywania zadań z zakresu przede wszystkim controllingu finansowego, ale niepozwalającym na zbyt szeroki zakres działań w obszarze controllingu personalnego, był Excel. Popularny arkusz kalkulacyjny pozwala na wprowadzanie dość zaawansowanych formuł i wyliczanie kosztów, zysków czy budżetu potrzebnego do realizacji przedsięwzięcia. Dziś jednak zaczyna się to zmieniać. Klienci biznesowi zdają sobie bowiem sprawę z tego, że o ile w roli arkusza kalkulacyjnego Excel sprawdza się wyśmienicie, o tyle do analizy danych i ich bieżącej kontroli potrzebne jest coś więcej. Tym czymś jest profesjonalny system informatyczny Eureca, który pozwala nie tylko na wyliczenia, ale też na analizę danych, rentowności oraz bieżącą kontrolę projektów. Są to trzy kluczowe płaszczyzny , którymi należy odpowiednio zarządzać, aby firma mogła sprawnie i skutecznie osiągać założone cele.
System Eureca umożliwia tworzenie Hurtowni Danych, czyli baz danych zorganizowanych i zoptymalizowanych tak, aby odnosiły się do konkretnego elementu działalności firmy. Hurtownie Danych mogą pobierać dane równolegle z wielu niepowiązanych ze sobą systemów dziedzinowych oraz setek arkuszy, a następnie odpowiednio je porządkować i pozwalać na szybkie wyszukiwanie potrzebnych informacji zarządczych. Stanowią więc rozbudowane bazy danych , na podstawie których system tworzy przejrzyste, interaktywne Pulpity Menedżerskie – tzw. dashboardy. Pulpity Menedżerskie mogą zawierać zestawione dane dotyczące zarówno planów i budżetów, jak i kwestii związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi czy obsługą klienta. Możemy za ich pomocą wyeksportować ze wszystkich zgromadzonych danych np. informacje dotyczące tego, ile dni roboczych poświęciliśmy na rekrutację nowych pracowników do poszczególnych działów, ile aplikacji i spotkań rekrutacyjnych odbyło się, zanim podjęliśmy decyzję, i ile etatów zostało ostatecznie obsadzonych. Eureca jest również w stanie analizować pobrane z Hurtowni Danych informacje w taki sposób, aby przejrzyście określić przychody i rozchody związane z poszczególnymi projektami, dzięki czemu można z łatwością zauważyć, który projekt czy dział firmy przynosi największe zyski, a który generuje największe koszty.
Jak wynika nawet z poprzedniej części naszego artykułu, dziś prowadzenie biznesu wiąże się z gromadzeniem nie tylko danych liczbowych dotyczących finansów firmy. Równie ważną kwestią, która również wymaga stałej kontroli i nadzoru, są kwestie związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Tu istotne są bowiem nie tylko koszty związane z zatrudnianiem określonej liczby pracowników. Nowoczesne systemy i programy takie jak Eureca pozwalają także prowadzić zestawienia i prezentować dane dotyczące nie tylko rekrutacji, lecz choćby analizy wykorzystania ich wiedzy i umiejętności. Jest to rozwiązanie pozwalające na ujrzenie pracowników nie tylko jako koniecznego wydatku, lecz jako istotnego składnika aktywów przedsiębiorstwa, którego umiejętności i wiedza mogą przekładać się na bezpośrednie zyski.
Brzmi interesująco? Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o korzystaniu z narzędzi controllingu w Twojej branży, skontaktuj się z naszymi konsultantami.
Cookie | Duration | Description |
---|---|---|
__cf_bm | 30 minutes | This cookie, set by Cloudflare, is used to support Cloudflare Bot Management. |
_smps | never | SALESmanago sets this cookie to store information about displayed popups on website. |
bcookie | 1 year | LinkedIn sets this cookie from LinkedIn share buttons and ad tags to recognize browser ID. |
bscookie | 1 year | LinkedIn sets this cookie to store performed actions on the website. |
lang | session | LinkedIn sets this cookie to remember a user's language setting. |
li_gc | 5 months 27 days | Linkedin set this cookie for storing visitor's consent regarding using cookies for non-essential purposes. |
lidc | 1 day | LinkedIn sets the lidc cookie to facilitate data center selection. |
smcfds | 1 day | SALESmanago sets this cookie to store information about displayed forms on website. |
ugid | 1 year | This cookie is set by the provider Unsplash. This cookie is used for enabling the video content on the website. |
UserMatchHistory | 1 month | LinkedIn sets this cookie for LinkedIn Ads ID syncing. |
Cookie | Duration | Description |
---|---|---|
__utma | 2 years | This cookie is set by Google Analytics and is used to distinguish users and sessions. The cookie is created when the JavaScript library executes and there are no existing __utma cookies. The cookie is updated every time data is sent to Google Analytics. |
__utmb | 30 minutes | Google Analytics sets this cookie, to determine new sessions/visits. __utmb cookie is created when the JavaScript library executes and there are no existing __utma cookies. It is updated every time data is sent to Google Analytics. |
__utmc | session | The cookie is set by Google Analytics and is deleted when the user closes the browser. It is used to enable interoperability with urchin.js, which is an older version of Google Analytics and is used in conjunction with the __utmb cookie to determine new sessions/visits. |
__utmz | 6 months | Google Analytics sets this cookie to store the traffic source or campaign by which the visitor reached the site. |
_gat | 1 minute | This cookie is installed by Google Universal Analytics to restrain request rate and thus limit the collection of data on high traffic sites. |
SERVERID | session | This cookie is set by Slideshare's HAProxy load balancer to assign the visitor to a specific server. |
Cookie | Duration | Description |
---|---|---|
_ga | 2 years | The _ga cookie, installed by Google Analytics, calculates visitor, session and campaign data and also keeps track of site usage for the site's analytics report. The cookie stores information anonymously and assigns a randomly generated number to recognize unique visitors. |
_gid | 1 day | Installed by Google Analytics, _gid cookie stores information on how visitors use a website, while also creating an analytics report of the website's performance. Some of the data that are collected include the number of visitors, their source, and the pages they visit anonymously. |
_smvs | 1 day | SALESmanago sets this cookie to store information about first visit source on website. |
AnalyticsSyncHistory | 1 month | Linkedin set this cookie to store information about the time a sync took place with the lms_analytics cookie. |
browser_id | 5 years | This cookie is used for identifying the visitor browser on re-visit to the website. |
CONSENT | 2 years | YouTube sets this cookie via embedded youtube-videos and registers anonymous statistical data. |
nQ_cookieId | 1 year | Albacross sets this cookie to help identify companies for better lead generation and more effective ad targeting. |
smg | 10 years | SALESmanago sets this cookie to identify a user. |
smuuid | 10 years | SALESmanago sets this cookie to keep track of individual sessions on the site, to collect statistical data from multiple visits. |
smvr | 10 years | SALESmanago sets this cookie to store information about visits. |
vuid | 2 years | Vimeo installs this cookie to collect tracking information by setting a unique ID to embed videos to the website. |
Cookie | Duration | Description |
---|---|---|
_fbp | 3 months | This cookie is set by Facebook to display advertisements when either on Facebook or on a digital platform powered by Facebook advertising, after visiting the website. |
VISITOR_INFO1_LIVE | 5 months 27 days | A cookie set by YouTube to measure bandwidth that determines whether the user gets the new or old player interface. |
YSC | session | YSC cookie is set by Youtube and is used to track the views of embedded videos on Youtube pages. |
yt-remote-connected-devices | never | YouTube sets this cookie to store the video preferences of the user using embedded YouTube video. |
yt-remote-device-id | never | YouTube sets this cookie to store the video preferences of the user using embedded YouTube video. |
yt.innertube::nextId | never | This cookie, set by YouTube, registers a unique ID to store data on what videos from YouTube the user has seen. |
yt.innertube::requests | never | This cookie, set by YouTube, registers a unique ID to store data on what videos from YouTube the user has seen. |
Cookie | Duration | Description |
---|---|---|
__Secure-app_session | session | No description |
__utmt_UA-21084911-1 | 10 minutes | No description |
DEVICE_INFO | 5 months 27 days | No description |
ln_or | 1 day | No description |
nQ_userVisitId | 30 minutes | No description available. |
smforms | never | No description available. |