System controllingowy dla uczelni wyższych

Wdrożenie controllingu na uczelni wyższej wiąże się z wieloma wyzwaniami, którym jednak można całkowicie sprostać. Warto je sobie uświadomić, a także wiedzieć, że istnieją firmy dysponujące doświadczeniem i narzędziami niezbędnymi do realizacji takich wdrożeń. Poniżej przedstawiamy najczęstsze wyzwania, z jakimi spotykamy się podczas implementacji controllingu na uczelniach:

1. Integracja danych z wielu systemów informatycznych uczelni – zazwyczaj na uczelniach funkcjonuje znacznie więcej systemów informatycznych niż w klasycznych przedsiębiorstwach. Dzieje się tak dlatego, że na uczelniach występują zarówno systemy typowe dla dużych i średnich przedsiębiorstw (systemy finansowe, kadrowo-płacowe, do zarządzania środkami trwałymi, gospodarką materiałową itp.), jak i systemy specyficzne wyłącznie dla uczelni (system zarządzania studentami, rekrutacją, badaniami naukowymi itp.). Tymczasem integracja danych pochodzących z tych systemów jest kluczowa dla wiarygodnego raportowania oraz świadomego zarządzania uczelnią.
2. Złożoność struktury organizacyjnej uczelni – uczelnie składają się z wielu wydziałów i jednostek organizacyjnych (instytutów, katedr, zakładów, pracowni), które często zarządzają własnymi budżetami cząstkowymi. Taka wielość budżetów, nadzorowanych przez poszczególnych dysponentów, sprawia, że ich manualne „sklejanie” (np. za pomocą arkuszy Excel) jest bardzo czasochłonne i podatne na błędy a w konsekwencji może prowadzić do błędnych decyzji. Utrudnia to również standaryzację danych oraz prowadzenie wspólnych analiz.
3. Wysokie wymagania w zakresie finansów, księgowości i raportowania – uczelnie wyższe funkcjonują w znacznie bardziej złożonym otoczeniu finansowym niż typowe przedsiębiorstwa:
   1. Korzystają z wielu różnorodnych źródeł finansowania – m.in. z budżetu państwa, grantów krajowych i międzynarodowych, czesnego, środków na projekty badawcze – z których każde wiąże się z odmiennymi zasadami rozliczania oraz zróżnicowanymi i często bardzo szczegółowymi formatami raportowania.
   2. Rozliczanie dotacji i projektów (krajowych i międzynarodowych) wymaga precyzyjnego przypisywania kosztów do konkretnych źródeł finansowania oraz ich powiązania z działaniami takimi jak dydaktyka, badania naukowe czy działalność administracyjna. Projekty naukowe i granty muszą być rozliczane jako wydzielone strumienie finansowe, z dokładnym raportowaniem wydatków, a także są regularnie kontrolowane przez instytucje zewnętrzne.
   3. Dodatkowo uczelnie publiczne – jako jednostki sektora finansów publicznych – muszą przestrzegać przepisów ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości oraz innych regulacji, w tym dotyczących środków europejskich.
   4. Uczelnie wymagają również opracowywania specyficznych kalkulacji, analiz i raportów, takich jak kalkulacja kosztów kształcenia studentów (z uwzględnieniem kierunków i form studiów) czy planowanie i kontrola realizacji budżetu (plan vs. wykonanie) składającego się z wielu budżetów cząstkowych.

W efekcie uczelnie muszą prowadzić wielopoziomową i wieloźródłową ewidencję zdarzeń gospodarczych, rozliczać je z wysoką precyzją oraz utrzymywać stałą gotowość do audytów i kontroli.

Posiadamy wszystkie niezbędne zasoby do realizacji wdrożeń controllingu na uczelniach wyższych, uwzględniających ich specyficzne uwarunkowania – zarówno organizacyjne, jak i prawno-finansowe. Nasze doświadczenie, dedykowany system controllingowy, hurtownia danych oraz mechanizmy ETL (Extract, Transform, Load) stanowią solidne fundamenty skutecznego wsparcia procesów zarządczych w szkolnictwie wyższym.

System EURECA umożliwia tworzenie i monitoring bardzo złożonych budżetów w sposób wielowymiarowy, wielomiarowy, wielookresowy i wielowariantowy, dzięki czemu z powodzeniem spełnia wszystkie specyficzne wymagania uczelni wyższych m.in.:

1. Integracja danych z wielu systemów dziedzinowych – system EURECA, wyposażony w hurtownię danych oraz zdefiniowane mechanizmy ETL (Extract, Transform, Load), może automatycznie łączyć się z systemami dziedzinowymi na uczelni (np. ERP, HR, kadry-płace oraz USOS, Rektorat, Wirtualny Dziekanat itp.), a następnie importować rzeczywiste dane o wykonaniu (określone w czasie analizy przedwdrożeniowej), przetwarzać je oraz udostępniać w postaci informacji zarządczych. Pozwala to uniknąć ręcznego wprowadzania danych, zredukować liczbę błędów i znacząco oszczędzać czas. Dzięki automatycznemu zasilaniu systemów danymi rzeczywistymi, wielkości zaplanowane w budżetach są na bieżąco (codziennie, automatycznie) uzupełniane o ich wykonania, co umożliwia ciągłe monitorowanie realizacji planów — zarówno kosztowych, jak i przychodowych — oraz szybsze reagowanie na odchylenia niż dopiero po zamknięciu okresu.
   
2. Wsparcie przy tworzeniu planu rzeczowo‑finansowego – system EURECA oferuje uczelniom wyższym pełne wsparcie przy tworzeniu planu rzeczowo‑finansowego dzięki:
   1. elastycznemu budżetowaniu wielowymiarowemu i wielookresowemu,
   2. integracji danych i automatycznej analizie wykonania,
   3. tworzeniu RZiS i analizie rentowności jednostek uczelni,
   4. workflowowi, wersjonowaniu i komunikacji z użytkownikami.
3. Sprawne zarządzanie budżetami uczelni – system umożliwia zarządzanie zarówno wieloma budżetami cząstkowymi, jak i ich konsolidacją do jednego budżetu uczelni. Oferuje m.in.:
   1. 1. Tworzenie budżetów na różnych poziomach (uczelni, wydziałów, instytutów, kierunków).
      2. Definiowanie własnych kategorii kosztów i przychodów oraz tworzenie budżetów według różnych wymiarów (jednostek, projektów, źródeł finansowania itp.).
      3. Przypisywanie kosztów i przychodów do odpowiednich strumieni finansowych.
      4. Budżetowanie finansowe i niefinansowe, czyli planowanie kwot, ale też jednostek fizycznych (np. liczby studentów czy godzin dydaktycznych).
      5. Obsługę wielu scenariuszy budżetowych (np. optymistyczny, realistyczny, ostrożnościowy) oraz korekt budżetowych w trakcie roku (rewizje budżetowe).
      6. Automatyczną analizę odchyleń wykonania od planu (kosztów, przychodów, rentowności).
      7. Workflow zatwierdzania budżetów pozwalający na definiowanie ścieżek zatwierdzania budżetów oraz pełną kontrolę nad procesem budżetowania czy historią zmian.

   
   

4. Szerokie możliwości analityczne – dostęp do dużych zbiorów danych, utrzymywanych w hurtowni danych (oczyszczonych i uspójnionych) pozwala m.in. na:
   1. Tworzenie analiz bez udziału IT (w ramach nadanych użytkownikom uprawnień).
   2. Bardzo sprane tworzenie skomplikowanych analiz „ad hoc”.
   3. Analizy danych według wielu wymiarów równocześnie (jednostek, projektów, źródeł finansowania, typów kosztów itp.).
   4. Tworzenie rachunków marż pokrycia, analiz porównawczych i benchmarkingowych np. porównanie rentowności między wydziałami lub kierunkami, czy analizy „co by było, gdyby” (np. wzrost czesnego, zmiana liczby studentów itp.).
   5. Analizy odchyleń (plan vs. wykonanie) pozwalające na automatyczne porównania między budżetami a rzeczywistymi danymi o wykonaniu. Co pozwala na szybką identyfikację źródeł odchyleń oraz alarmowanie o przekroczeniach.
   6. Wizualizację danych w postaci interaktywnych pulpitów menedżerskich z opcją „drill-down” do poziomu pojedynczej pozycji.
5. Wsparcie systemowe dla kontroli i audytów – system wspiera użytkowników w obowiązkach sprawozdawczych i kontrolnych (NIK, ministerstwo, audyty UE) zapewniając szereg funkcji wspierających te procesy:
   1. Pełna ścieżka audytowa każdej zmiany (kto, kiedy, co, dlaczego) – system pracuje na bazie hurtowni danych, dzięki czemu każda wartość ma znane źródło, datę wprowadzenia, osobę odpowiedzialną.
   2. Powiązanie dokumentów źródłowych (np. faktur, decyzji dotacyjnych, umów projektowych) z pozycjami budżetowymi.
   3. Gotowe szablony raportów dla audytorów lub tworzenie dla nich dedykowanych ról w systemie.
   4. Pomoc w wychwytywaniu błędów przed kontrolą – konfigurowanie alertów (np. przekroczenie planu, brak alokacji kosztu, niezgodność kosztów z harmonogramem), co minimalizuje ryzyko zwrotu środków lub nałożenia sankcji.
6. Wsparcie w rozliczaniu projektów unijnych i grantów – system EURECA wspiera cały cykl życia projektu, od planowania budżetu po końcowe rozliczenie i audyt m.in. przez:
   1. Tworzenie budżetów projektów zgodnych z wymaganiami instytucji finansujących m.in. z podziałem na kategorie kosztów wymagane przez instytucję finansującą (np. personel, aparatura, podróże, działania upowszechniające) oraz możliwość importu budżetu bezpośrednio z wniosku projektowego lub arkuszy grantodawcy.
   2. Automatyczną alokację kosztów i przychodów do odpowiednich pozycji budżetowych projektu z uwzględnieniem transz finansowania, kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych.
   3. Monitorowanie realizacji projektu w odniesieniu do harmonogramu.
   4. Generowanie sprawozdań zgodnych z wymaganiami instytucji finansujących.
   5. Wychwytywanie nieprawidłowości, które mogą skutkować zwrotem środków.
7. Monitoring rentowności uczelni na wielu poziomach – uczelnie, podobnie jak przedsiębiorstwa, mogą w trybie ciągłym monitorować swoją rentowność na różnych poziomach szczegółowości – od danych zagregowanych dla całej uczelni, przez wydziały, instytuty i kierunki studiów, aż po szczegółowe dane w przeliczeniu na grupy lub pojedynczych studentów. Pozwala to władzom uczelni identyfikować jednostki najbardziej efektywne oraz te wymagające optymalizacji. Dodatkowo system umożliwia m.in.:
   1. Identyfikację jednostek najbardziej efektywnych oraz tych wymagających optymalizacji.
   2. Śledzenie wpływu decyzji organizacyjnych (np. zmiany limitów rekrutacyjnych) na rentowność w czasie.
   3. Bieżące monitorowanie rachunków marż pokrycia, z uwzględnieniem źródeł finansowania (czesne, dotacje, projekty), kosztów osobowych i nieosobowych, zarówno działalności dydaktycznej, jak i naukowej.

Całość tych mechanizmów zmniejsza dla uczelni ilość błędów i ryzyko zwrotu środków. Redukcji ulega także czas poświęcany przez pracowników na rozliczanie projektów, ponieważ automatyzacja raportowania pozwala zredukować czasochłonność i koszty przygotowania sprawozdań nawet o 80%.

Uprawnieni użytkownicy (zarówno kadra zarządzająca, jak i pracownicy jednostek) mają stały dostęp do aktualnych danych finansowych w trybie samoobsługowym. Na każdym etapie realizacji budżetu widoczna jest bieżąca realizacja budżetu, struktura kosztów i źródeł finansowania, automatyczne zestawienia (np. Bilans, RZiS, analiza należności), wskaźniki efektywności i kondycji ekonomicznej uczelni.

Zapraszamy do niezobowiązującej konsultacji wstępnej, podczas której możemy omówić wyzwania Państwa uczelni i zaprezentować, w jaki sposób system EURECA może realnie usprawnić jej zarządzanie.

Pobierz praktyczną ulotkę oraz listy referencyjne i zyskaj konkretne argumenty, które ułatwią Ci rozmowy z przełożonymi i współpracownikami na temat usprawnienia controllingu na Twojej uczelni.

Zamów bezpłatną konsultację wstępną online na temat usprawnienia controllingu na Twojej uczelni

Podczas konsultacji dowiesz się:

• jak nowoczesny controlling wspiera zarządzanie uczelnią: zwiększa przejrzystość finansów, ogranicza ryzyko i pozwala szybciej reagować na zmiany
• jakie efekty osiągnęły inne uczelnie dzięki wdrożeniu rozwiązań EURECA (na konkretnych przykładach)