Planowanie i budżetowanie na przykładzie firmy Saur Neptun Gdańsk S.A.

Saur Neptun Gdańsk S.A. jest dostawcą usług wodociągowo-kanalizacyjnych w Trójmieście. Dzięki wprowadzeniu systemu EURECA wyraźnie usprawnił procesy planowania i budżetowania w swoim przedsiębiorstwie. Firma jest pierwszą tego typu spółką joint-venture utworzoną w krajach Europy Środkowej, a także częścią międzynarodowej Grupy Saur – jednego z największych koncernów świadczących usługi komunalne na świecie. Drugim udziałowcem jest Miasto Gdańsk. Rocznie firma obsługuje ponad 500 tysięcy mieszkańców Gdańska i Sopotu, sprzedając ponad 25 mln metrów sześciennych wody i odbierając ponad 28 mln metrów sześciennych ścieków.

Spis treści:
Co skłoniło przedsiębiorstwo do optymalizacji procesów?
Jak to wyglądało przed wdrożeniem odpowiedniego narzędzia?
Dlaczego system EURECA?
Przebieg i efekty wdrożenia systemu EURECA
Podsumowanie

Dlaczego przedsiębiorstwo zdecydowało się usprawnić procesy planowania i budżetowania?

Głównym powodem, dla którego Saur Neptun Gdańsk S.A. zdecydowało się usprawnić planowanie i budżetowanie, był rozwój firmy oraz nowe regulacje prawne. W szczególności istotna okazała się Ustawa o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków oraz Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków, ponieważ skutkowały one dynamicznym wzrostem ilości danych, jakie były przetwarzane przez pracowników odpowiedzialnych za controlling i finanse firmy.

Specyfika branży

Zasadniczym czynnikiem mającym wpływ na procesy budżetowania i analiz jest branża, w której działa firma Saur Neptun Gdańsk S.A. Usługi wodociągowo-kanalizacyjne podlegają ww. regulacjom prawnym, nakładającym na dostawców, takich jak Saur Neptun Gdańsk S.A., wymagania w zakresie ustalania taryf za dostarczaną wodę i odprowadzane ścieki. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie określania taryf definiuje wzór wniosku o zmianę taryf. Jego prezentacja oraz sposób kalkulacji są bardzo sformalizowane. Ponadto wymagane jest prowadzenie określonej ewidencji księgowej kosztów według poszczególnych rodzajów działalności dotyczących wody i ścieków. Wprawdzie poprzednio używany system zaspokajał częściowo te potrzeby, jednak miał mocno ograniczone możliwości funkcjonalne.

Raportowanie w dwóch układach – w oparciu o polskie prawo i standardy międzynarodowej grupy kapitałowej

Do tego należy dodać coraz mniejszą wydajność dotychczasowych narzędzi analitycznych i rosnące wymagania w zakresie raportowania na potrzeby obu udziałowców. W tym ostatnim wypadku konieczne było zestawianie danych w dwóch horyzontach czasowych: zgodnie z rokiem kalendarzowym przyjętym jako rok obrachunkowy spółki oraz zgodnie z kalendarzem i wytycznymi francuskiego akcjonariusza. Prezentowanie raportów (w szczególności rachunku wyników) również odbywa się w dwóch układach: jeden w oparciu o polskie wytyczne, a drugi zgodnie ze standardami przyjętymi w grupie Saur.

Jak wyglądało planowanie i budżetowanie w Saur Neptun Gdańsk S.A., zanim pojawiła się EURECA?

Jak już zasygnalizowano wcześniej, rozwój firmy Saur Neptun Gdańsk S.A. i zmieniające się oczekiwania ze strony klientów zewnętrznych oraz wewnętrznych działu controllingu powodowały znaczący wzrost ilości przygotowywanych dokumentów i analiz, a co za tym idzie – znacząco opóźniały procesy planowania i budżetowania. “Narzędzia informatyczne używane w firmie w coraz mniejszym stopniu mogły wspierać użytkowników w realizacji ich obowiązków. W firmach wodociągowych niebagatelne znaczenie ma precyzyjna analiza kosztów. Tymczasem w Saur Neptun Gdańsk S.A. wiele prac musiano wykonywać ręcznie, przepisując dane z jednego źródła (np. w postaci wydruków) do innego, w którym dokonywano niezbędnych analiz, zestawień, raportów czy kalkulacji. W efekcie na wyniki analiz trzeba było czekać nawet po kilka dni” – mówi Iwona Droszkowska, controller finansowy firmy Saur Neptun Gdańsk S.A.

Zobacz też:
Przykład efektywności controllingu w innym przedsiębiorstwie użyteczności publicznej
Inny przykład precyzyjnej analizy kosztów i rentowności

Ergonomia pracy funkcjonujących wówczas systemów także pozostawiała wiele do życzenia. Były one bardzo sztywne i skostniałe. Dotarcie do kluczowych informacji wymagało wielu operacji, a eksport danych, np. do Excela, pozostawał w sferze marzeń.

Czas zmian

Tego typu sytuacja była na dłuższą metę nie do zaakceptowania. Ponadto kończył się okres utrzymania używanego systemu. Zdecydowano więc o rozpoczęciu poszukiwań nowego systemu, który będzie w stanie rozwiązać wiele problemów i wesprzeć pracowników Saur Neptun Gdańsk S.A. w realizacji ich zadań, zarówno w obszarze analitycznym, jak i w planowaniu, także z uwzględnieniem specyfiki branżowej. Po ogłoszeniu przetargu i serii spotkań z potencjalnymi dostawcami wybór padł na system EURECA, produkowany przez wrocławską firmę Controlling Systems.

Dlaczego Saur Neptun Gdańsk S.A. wybrało system EURECA w celu usprawnienia planowania i budżetowania?

Saur Neptun Gdańsk S.A., aby zoptymalizować proces planowania i budżetowania, zdecydował się na system EURECA przede wszystkim dlatego, że narzędzie to spełniało wymagania określone w przetargu:

Dowolny horyzont czasowy budżetów;
Elastyczne komponowanie modelu controllingu – możliwość wzbogacania modelu o nowe, niestandardowe analizy definiowane przez użytkownika;
Możliwość wprowadzania dodatkowych parametrów controllingowych;
Wprowadzanie danych i dystrybucja informacji pomiędzy komórką controllingu i użytkownikami;
Budżetowanie ilościowo – wartościowe, wielowymiarowe;
Możliwość elastycznej zmiany struktury budżetów;
Możliwość sporządzania prognoz w oparciu o wykonanie i budżet;
Możliwość drążenia danych od ogółu do szczegółu (do poziomu dekretu księgowego);
Współpraca z Excelem: import i export danych.

Głównymi czynnikami przemawiającymi za wyborem systemu EURECA były więc: duża elastyczność systemu przejawiająca się np. w możliwości integracji z dotychczasowymi narzędziami, a także interfejs użytkownika znany z arkuszy Excel. Ponadto o wyborze systemu EURECA zdecydowała intuicyjna obsługa, łatwość generowania raportów czy rachunków wyników w obu wymaganych postaciach, możliwość przeniesienia danych historycznych czy brak ograniczeń w rozwoju funkcjonalnym, własna hurtownia danych oraz atrakcyjna cena.

Przestrzeń biurowa

Przebieg i efekty wdrożenia systemu do planowania i budżetowania EURECA w Saur Neptun Gdańsk S.A.

Głównym założeniem firmy było rozpoczęcie planowania i budżetowania w nowym systemie od stycznia 2007 roku. W lipcu 2022, w momencie aktualizacji tego tekstu, Saur Neptun Gdańsk S.A. nadal korzysta z systemu EURECA. Pierwsze spotkania robocze z zespołem konsultantów odpowiedzialnych za wdrożenie narzędzia odbyły się latem 2006 roku. Po opracowaniu zakładanego modelu systemu rozpoczęło się wdrożenie właściwe, które zakończyło się zgodnie z przyjętym harmonogramem prac. W marcu 2007 swoją pracę z aplikacją EURECA rozpoczęli użytkownicy odpowiedzialni za budżety cząstkowe poprzez funkcjonalność tzw. Cienkich klientów. Interfejs ten daje dostęp do wybranych funkcji systemu i ograniczonego zakresu danych, a użytkownik pracuje z systemem poprzez przeglądarkę internetową lub arkusz MS Excel.

Struktury budżetowe odwzorowane w systemie EURECA

W modelu controllingowym firmy Saur Neptun Gdańsk S.A. (tak jak i w każdym przedsiębiorstwie) można wyodrębnić dwa rodzaje struktur budżetowych. Z jednej strony są to struktury niezależne od branży, w jakiej działa firma – np. rachunek wyników przedsiębiorstwa czy koszty w układzie rodzajowym.
Prócz budżetów uniwersalnych struktura Klienta zawiera także budżety typowo branżowe, które dotyczą podziału przychodów i kosztów związanych z dostawami wody, z odprowadzaniem ścieków oraz z innymi usługami. To unikalne dla przedsiębiorstwa struktury budżetowe, związane ze specyfiką działalności firmy.
Elastyczność systemu EURECA, możliwość zdefiniowania w nim rozmaitych, indywidualnych mechanizmów rozliczeń kosztów, kalkulacji cen czy taryf pozwoliły na odwzorowanie kompletnego modelu controllingowego Klienta. Struktury budżetowe stworzone w systemie EURECA obejmują całość przychodów i kosztów.

Efekty wprowadzenia systemu EURECA w budżetowaniu

Budżet przychodów planowany i kontrolowany jest według kontraktów, grup odbiorców oraz produktów – czyli zaopatrywania w wodę oraz odprowadzania ścieków.
Dwie podstawowe miary stosowane dla planowania przychodów w Saur Neptun Gdańsk S.A. to sprzedaż wyrażona w polskich złotych oraz w metrach sześciennych.
Inna struktura budżetowa obejmuje przychody dodatkowe, takie jak: usługi laboratorium analitycznego czy różne usługi eksploatacyjne lub inżynierskie itp.
W przypadku budżetów kosztów mamy do czynienia z bardzo rozbudowaną strukturą kosztów rodzajowych obejmującą około 450 pozycji szczegółowych, występujących w kilkudziesięciu komórkach organizacyjnych, za które odpowiada ponad 50 kierowników.
Dzięki EURECE można bardzo sprawnie i szybko zarządzać zarówno całym budżetem, jak i poszczególnymi jego fragmentami – właściciele budżetów cząstkowych, rozsiani po całym Gdańsku i Sopocie, mają dostęp do swoich danych za pomocą przeglądarki internetowej lub arkusza EXCEL.

Jak przebiega analiza po wprowadzeniu systemu EURECA?

Dodatkowym polem zastosowań systemu EURECA jest szeroko rozumiana i równie mocno rozbudowana analiza. Moduł analiz wielowymiarowych jest nowoczesnym narzędziem do filtrowania, porównywania i zestawiania kosztów, przychodów oraz zakupów inwestycyjnych. Należy zaznaczyć, że dane dotyczące zakupów inwestycyjnych to obszar controllingu, w którym do tej pory nie było tego typu narzędzia. Wcześniej śledzenie wszystkich zakupów inwestycyjnych od zamówienia do zaksięgowania stwarzało sporo trudności. Rozproszenie źródeł informacji powodowało, że ich część docierała do działu controllingu z dużym opóźnieniem lub wcale, co wymagało od osób śledzących inwestycje dodatkowej pracy. Na etapie wdrożenia tak sparametryzowano obieg informacji o zamówieniach i inwestycjach, że obecnie nie ma żadnych kłopotów z prawidłowym wiązaniem transakcji księgowych z zamówieniami składanymi na poszczególne zakupy inwestycyjne.

„Innym przykładem usprawnienia pracy działu analiz ekonomicznych w naszej firmie jest tworzenie rachunku wyników w podziale na działalności i rozliczanie kosztów związanych z realizacją usług dla odbiorców hurtowych. Jest to skomplikowany i zmienny proces, gdyż elementy infrastruktury wykorzystywane w sprzedaży hurtowej wchodzą jednocześnie w obszar dużych kontraktów. Rozliczanie kosztów odbywa się więc wskaźnikowo – np. koszty związane z obsługą klientów hurtowych, którzy korzystają tylko z fragmentu sieci albo z wybranych obiektów, są ujmowane na podstawie przepływających przez dane obiekty metrów sześciennych. Dzięki narzędziu do analiz Ad-Hoc, w które wyposażono system EURECA, wszelkie raporty związane z takimi analizami i rozliczeniami można przygotować w dużo krótszym czasie – praktycznie od ręki” – mówi Iwona Droszkowska.

Podsumowanie – dlaczego warto było wdrożyć system do planowania i budżetowania EURECA?

Wdrożenie systemu do planowania i budżetowania klasy Business Intelligence, jakim jest EURECA, to ważne zadanie, zwłaszcza że przebiega ono najczęściej w dość krytycznym momencie życia firmy. Jeżeli jednak zespoły wdrożeniowe klienta i dostawcy potrafią dokładnie przeanalizować sytuację, a następnie opracować optymalny model controllingowy i wreszcie odwzorować go w systemie informacyjnym przedsiębiorstwa, wdrożenie zakończy się powodzeniem.

Do takich wniosków można dojść także w przypadku firmy Saur Neptun Gdańsk S.A. Prace wdrożeniowe przypadły na moment, w którym trwało opracowywanie nowych wniosków cenowych, tak więc obłożenie pracą zespołu controllingu znacznie wzrosło. Niemniej jednak udało się uniknąć większych problemów związanych z terminami czy bieżącym funkcjonowaniem firmy.

Jakie korzyści uzyskało przedsiębiorstwo?

Znakomita współpraca obu zespołów pozwoliła znacząco usprawnić pracę wszystkich osób zaangażowanych w procesy budżetowania i analiz. Główne korzyści zaobserwowane po wdrożeniu systemu EURECA to:

Większa dokładność i szczegółowość analiz sytuacji firmy we wszystkich jej obszarach działalności,
Dużo sprawniejsze i kilkukrotnie szybsze tworzenie wniosków cenowych, rachunku wyników i raportów,
Szybsza i łatwiejsza kontrola zakupów inwestycyjnych i rozliczeń międzydziałowych,
Pełny i stały dostęp do danych budżetowych dla wszystkich controllerów oraz managerów firmy.

Są to tylko wybrane korzyści – nie sposób wyliczyć wszelkich korzyści niemierzalnych, takich jak wzrost wiarygodności i przejrzystości danych, możliwość porównywania informacji w wielu przekrojach i okresach, dostęp do aplikacji dla wielu użytkowników pracujących równocześnie, i to w różnych trybach (www czy MS Excel), możliwość porównywania wielu wariantów, kolejnych wersji planów czy wreszcie – bezpieczeństwo danych controllingowych, przechowywanych w profesjonalnej bazie danych, a nie w wielu rozproszonych arkuszach MS Excel. By je osiągnąć, niezbędna była wspominana wcześniej dokładna analiza i model systemu, bardzo duże zaangażowanie i samodzielność pracowników Saur Neptun Gdańsk oraz aktywna współpraca z konsultantami firmy wdrażającej system.